Gluegent Flow では様々な自動処理が用意されています。自動処理は単独でも使用できますが、組み合わせて使用できます。
ここでは自動処理を組み合わせて使う方法をいくつか紹介します。
添付ファイルアップロードして閲覧権限を付与する(Google Workspace)
作成したドキュメントを所定の位置に移動する(Google Workspace)
条件により自動処理の実行を制御する
「次を飛ばす自動処理」は単独では使用できません。
この自動処理は、特定の条件を満たす場合に、後続の自動処理をスキップします。
例えば、以下のように、「次を飛ばす自動処理」と「メール送信自動処理」を並べて設定します。
この場合、入力フォーム「テキスト1」の値が「123」と同じだった場合は、スキップされますので、後ろの「メール送信自動処理」は実行されません。
「123」と異なる場合は、「メール送信自動処理」が実行されます。
情報：
飛ばしたい自動処理が複数ある場合は、スキップ数を設定します。
タスクの閲覧権限を付与してメールを送る
「メール送信自動処理は、指定のメールアドレス宛にタスクの内容などを記載したメールを送付します。メールを送付しても、対象のタスクは閲覧できません。
「参照許可設定の追加自動処理」は指定のメールアドレスに対し、タスクの参照権限を付与します。権限を付与されたタスクは「参照可能」で閲覧できますが、この一覧に追加されたことに気づけません。
そこで、これらの自動処理を組み合わせて使用します。
入力フォームで「メンバー/グループ」を追加します。
経路で「参照許可設定の追加自動処理」を追加します。
「メンバー」に入力フォームで追加した「メンバー/グループ」の名前を入力します。これにより、画面で選択されたユーザーやグループに対し、このタスクの閲覧権限を付与します。
続いて、「メール送信自動処理」を追加します。
「宛先」にも同じく「メンバー/グループ」の名前を入力します。これにより、権限が付与されたタスクをメールから参照できるようになります。
添付ファイルアップロードして閲覧権限を付与する(Google Workspace)
「添付ファイルアップロード自動処理」は、タスクで添付されたファイルを Google ドライブにアップロードします。アップロード対象のファイルにはオーナーの設定はできますが、編集者・閲覧者の権限付与はできません。
アップロードしたファイルを次の経路以降ではドライブで参照させたい場合は、「ドライブアクセスコントロール自動処理」と組み合わせて使用します。
入力フォームでは「添付ファイル」と「ドライブ」を追加します。
経路で、「添付ファイルアップロード自動処理」を追加します。
「オーナー」には「申請者」を設定します。
「添付ファイル項目名」は入力フォームで作成した「添付ファイル」を選択します。
「ドライブ項目名」は同じく入力フォームで作成した「ドライブ」を選択します。「ドライブ項目名」を使用することで、アップロードされたファイルが「ドライブ」に設定されます。
ただ、このままでは、承認者や決裁者にはアップロードされたファイルは閲覧できません。
続いて「ドライブアクセスコントロール自動処理」を追加します。
ドライブ名は「ドライブ」を選択します。つまり、前の自動処理でアップロードされたファイルの権限をこの自動処理で設定します。
オーナーは変更しないので、入力しません。「共同編集者」や「閲覧者」は個人のメールアドレスやグループのメールアドレスが指定できますが、ここで「${承認待ち.担当者}」などのプレースホルダーを入力します。
作成したドキュメントを所定の位置に移動する(Google Workspace)
「ドキュメント作成自動処理」はタスクの内容を含むドキュメントを作成します。作成されたドキュメントはオーナーのマイドライブに保存されます。
作成されたドキュメントを「ドライブファイルの移動自動処理」を使って所定のフォルダに移動します。
入力フォームで「ドライブ」を追加します。
経路で「ドキュメント作成自動処理」を追加します。
「オーナー」には「申請者」を設定します。
「ドライブ項目名」は入力フォームで作成した「ドライブ」を選択します。「ドライブ項目名」を使用することで、作成されたドキュメントが「ドライブ」に設定されます。
ただ、このままでは作成されたドキュメントはオーナーのマイドライブに保存されたままなので、所定のフォルダに移動します。
続いて「ドライブファイルの移動自動処理」を追加します。
「移動するドライブ」は入力フォームで作成した「ドライブ」を選択します。
「移動先のフォルダ」はドキュメントの移動先フォルダを選択します。
このフォルダの閲覧・編集権限を任意のユーザーに付与することで、ここに移動されたドキュメントにも同じく権限が付与されます。