グループ選択パネルは経路の担当者を割り当てたり、作成者や承認者を検索したり、Gluegent Flow の様々な場所で使用します。ここではグループ選択パネルの操作について説明しています。
グループ選択パネルとは
グループ選択パネルを開く
ユーザー・グループを選択する
ユーザー・グループを検索する
プロフィール情報を確認する
マイグループ
グループ選択パネルとは
グループ選択パネルは、共有アドレス帳 / グループスケジューラ / Gluegent Flow での共通機能です。登録されたユーザーやグループを、階層をたどって選択できます。
- 1. メニュー
- ルートグループや、マイグループ、最近選択したグループが表示されます。
- 2.検索ボックス
- ユーザーやグループを検索する際に使用します。
- 3.組織階層
- 組織階層からユーザーやグループを選択する際に使用します。
- 左で選択されたグループ(=組織)に所属している下位組織やメンバーを表示します。
- グループをクリックするとさらに右に表示します。
- 4.プロフィール
- 選択したユーザーやグループのプロフィール情報が表示されます。
人のアイコンが 2 人重なったものがグループ、1 人のものがユーザーを表しています。
各グループは組織を表しており、グループのメンバーとなっているグループやユーザーはその組織に所属する下位組織やメンバーを表しています。
グループ選択パネルを開く
グループ選択パネルは Gluegent Flow の各所で開きます。
経路の担当者
作成をクリックし、対象のモデルをクリックします。各経路に任意の担当者を設定する必要がある場合は、「対象者を追加」をクリックします。
モデルによっては、予め経路の担当者が設定されている場合があります。また、変更できない場合もあります。
タスク一覧のオプション検索
タスク一覧のオプション検索「作成者」「承認者」の検索を行う際に、検索ボックスの「＋」をクリックします。
この他にも以下の場所で開くことができます。
- タイプ「メンバー/グループ」の入力フォーム
- モデル編集画面の経路＞担当者設定
- 自動処理各種
- カテゴリ管理のタスク作成アクセス制限、モデル管理機能アクセス制限
- タスクデータ一覧の作成者、担当者
- ユーザーやグループを選択する
ユーザー・グループを選択する
ルートグループ（この図では「全社」）をクリックすると、このグループに所属するユーザー・グループが表示されます。
グループ（この図では「営業ユニット」）をクリックすると、そのグループに所属するユーザー・グループが表示されます。クリックしたグループの情報がプロフィール欄に右側に表示されます。
選択したいユーザー・グループのチェックボックスをオンにします。
この図の場合、「営業ユニット」グループに所属するユーザーの「中目黒」「日比谷」と、「管理ユニット」グループの 3 件が選択されています。
ユーザー・グループを検索する
名前やメールアドレスが分からない場合は、検索機能を利用して、ユーザー・グループの絞り込みを行ないます。
検索ボックスに探したい人の名前、グループ名などのキーワードを入力し、Enterキーを押下するか、虫眼鏡アイコンをクリックします。
キーワードに合致するユーザー・グループが表示されます。
検索にヒットしない場合は空欄となります。
虫眼鏡アイコン右の▼をクリックすると、検索対象の絞り込み条件を選択できます。
情報：
検索は Google の検索機能を使用しています。キーワード検索のため、文字列の一部などの場合、検索にヒットしない場合があります。
プロフィール情報を確認する
クリックしたユーザー・グループの詳細情報が右側のプロフィール欄に表示されます。
情報：
ルートグループのプロフィール情報は表示されません。
所属グループ名の上にカーソルを合わせると、グループのメールアドレスが表示されます。
→
プロフィール欄に表示される情報は以下の通りです。
- 基本情報
- 名前・メールアドレス・プロフィール画像
- メール(その他)
- メールエイリアス
- 拡張情報
- 管理者がオーダーシートで定義した項目
- 所属グループ
- ユーザー・グループが所属しているグループ
- 所属マイグループ
- ユーザー・グループが所属しているマイグループ
マイグループ
マイグループとは、ユーザー個人が自分専用に設定するグループです。頻繁に選択するユーザーやグループ、個人的繋がりのあるユーザーなどを自由に登録できます。
注意：
Gluegent Flow で作成したマイグループは共有アドレス帳・グループスケジューラでは使用できません。それぞれのサービスで作成してください。
マイグループを作成する
マイグループに登録したいユーザー・グループのチェックボックスをオンにします。
左上の「▼」をクリックし、「チェックした項目でマイグループを作成する」をクリックします。
マイグループの名前を入力し、「OK」をクリックします。
「マイグループ」に作成したマイグループが追加されます。
マイグループを削除する
左上の「▼」をクリックし、「マイグループを削除する」をクリックします。
小画面が表示されます。
削除したいグループ名を選択し、「OK」をクリックします。
選択したマイグループが削除されます。
マイグループにメンバーを追加する
マイグループに追加したいユーザー・グループをクリックします。
プロフィール欄に表示された「」をクリックします。
小画面が表示され、既存のマイグループが表示されます。
追加したいマイグループを選択し、「OK」をクリックします。
マイグループからメンバーを削除する
マイグループから削除したいユーザー・グループをクリックします。
マイグループに所属している場合は「所属マイグループ」にマイグループ名が表示されます。
削除したいマイグループの「」をクリックします。
マイグループの名前を変更する
マイグループの名前を変更する機能はありません。登録と削除を使い、マイグループの名前を変更します。
左上の「▼」をクリックし「全てのチェックをクリアする」をクリックします。
選択済みのメンバー、グループのチェックが全て解除されます。
名前を変更したいマイグループをクリックし、メンバーのすべてを選択状態にします。
情報：
マイグループをクリックすると所属メンバーが全選択され、再度クリックすると全解除されます。ただし、管理者の設定によりこの機能がオフになっている場合があります。その場合は 1 件ずつチェックしてください。
→グループメンバーの一括チェック機能
左上の▼マークをクリックし「チェックした項目でマイグループを作成する」をクリックします。
新しい名前を入力し「OK」をクリックします。
左上の「▼」をクリックし「マイグループを削除する」をクリックします。
古い名前のマイグループを選択し、「OK」をクリックします。
新しい名前のマイグループのみ残ります。
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 8 月時点のものです。