ワークフローは少しずつ運用していきましょう
どんなシステムも、最初は慣れるところから始まります。まずは利用頻度の高い2〜3つの申請についてモデルの構築を行い、社内でワークフローの運用に慣れていただくのはいかがでしょうか。
次に、お客様の業務におけるワークフローの適用範囲を少しずつ大きくしていくことをお勧めしています。
Gluegent Flow へのログイン場所は日々利用する場所にしましょう
日々の業務で社内ポータルをご利用中であれば、その中に Gluegent Flow のリンクを貼り付けていただくことをお勧めします。
利用ユーザーが今までの操作とあまり変わりなくワークフローの申請や処理が行えるよう、ログインの場所をご検討ください。
また、Chrome / Edge / Firefox には Gluegent Flow の処理依頼数がいつでも確認出来る Gluegent Flow Status View (ブラウザ拡張)がございます。こちらも是非ご利用ください。
必要に応じて簡単な社内マニュアルをご用意ください
クラウドコンシェルジュには、ユーザーや管理者向けの利用マニュアルがありますが、その他必要に応じてお客様の運用や体制にあわせた簡易マニュアルを作成していただくことをお勧めします。
利用ユーザー向けには申請内容に応じたマニュアル、また管理者向けには、定期的にご利用になる運用や操作、モデル構築時のルール等まとめておくと、新しく入社された方や管理者となられた方、管理権限の引継ぎをされる方への説明も容易になります。
Gluegent Flow の導入には余裕を持った期間とユーザーへの周知期間を確保しましょう
どんなシステムでも新規導入すると、機能の習得に加えて各ユーザーの業務に合うよう設定を行います。業務の合間に作業を行っているお客様も多く、当初の計画通りに進まないことも考えられます。
従いまして、余裕をもった導入スケジュールを設定いただくことをお勧めします。また、混乱なくユーザーが利用開始できるよう、周知期間を設けていただき、簡単な「利用講座」を開催することをお勧めします。
Gluegent Flow の運用は出来れば複数人で行いましょう
一般的なシステム運用にも言えることですが、運用担当者は複数名アサインされることをお勧めします。一人でご運用されている場合、不在時の問合せや何か問題が発生した時に対応出来ないといったリスクを減らすことが出来ますし、引き継ぎが発生した場合でも余裕をもって行うことが出来ると思います。
更には、運用がある程度安定してきた段階で部門ごとに運用担当者をアサインしていただくことで、部門ごとの柔軟な設定を迅速に行えるようになります。
社内のお問い合わせ窓口を設置しましょう
社内からの問い合わせを受ける窓口を設置することをお勧めします。
特に導入当初は利用ユーザーからの問合せが多く寄せられるとおもいます。そこで、運用開始前に窓口の周知を行うことで、社内での混乱を少しでも和らげる事ができるようになります。また、運用初期から利用ユーザーが安心してシステムをご利用いただけていると、その後の問合せも少なくなる傾向にあります。