Gmail のアーカイブの使い方について教えてください。

▼メールをアーカイブする

メールのアーカイブとは、受信トレイとは別の場所にメールを保管するイメージとなります。受信トレイは最初の入口であり、そこから処理をして最終的に保管 (アーカイブ) するか削除 (ゴミ箱) するかを選択します。

 ・メールのアーカイブ

このため、メールをアーカイブすると受信トレイにメールが表示されなくなりますが、メール自体が削除されたわけではございませんので、[すべてのメール] から閲覧が可能となっております。

 ・[すべてのメール] とは何ですか。

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メールのアーカイブ機能を使うと受信トレイを整理することが可能となりますので、例えば、処理する必要のあるメールのみを受信トレイに残しておき、処理が完了したメール・処理が不要なメールについてはアーカイブしておくという使い方をすることが可能です。

このような使い方をすると、受信トレイにメールが残っている間は作業が残っており、受信トレイが空になったら作業は終了と判断できます。処理が必要なメールを「未読 / 既読」で管理している場合は、アーカイブの有無で管理する方法も 1 つの選択肢としてご検討ください。

▼メールを振り分ける

メールを後から探しやすくするために、特定の条件のメールにスターやラベルを付与しておくと便利です。

 ・スター付きのメール

ラベルやスターは手動で付与することも可能ですが、フィルタを利用することでメール受信時に自動で付与することも可能です。また、受信トレイに入れておく必要のないメールなど、メール受信時に自動でアーカイブしたいメールがある場合は、「受信トレイをスキップする (アーカイブする)」のフィルタをご活用ください。

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▼メールを検索する

Gmail の左メニューより「スター付き」を選択したりラベルを選択することで、[受信トレイ] またはアーカイブしたメールの検索が可能です。ラベルもスターも付与されていないメールを見つけたい場合や、特定の条件のメールを見つけたい場合は、以下の方法を参考にキーワードや日付などの条件を指定して検索してください。

 ・Gmail での検索

なお、[すべてのメール] では、[受信トレイ] のメールとアーカイブされたメール全てが確認できますが、[ゴミ箱] や [迷惑メール] に格納されたメールは対象外となっておりますので、[ゴミ箱] や [迷惑メール] に格納されたメールも検索したい場合は、以下の方法をご活用ください。

 ・迷惑メールやゴミ箱のメールを検索する

他にご質問がございましたら、リクエストを送信してください

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