モデルを作成したユーザーを削除するときに注意することはありますか

モデルを作成したユーザーが停止・削除された場合、モデルの編集・申請時にエラーが発生します。

これを防ぐため、下記の操作を行なってください。

◯Google ドライブのファイルのオーナー権限譲渡

削除対象ユーザーが作成した Google ドライブの各種ファイルのオーナー権限を別のユーザーに譲渡します。

1. G Suite の管理コンソールにて「アプリ」＞「G Suite」＞「ドライブとドキュメント」をクリックします。
2. 「オーナー権限を譲渡」をクリックします。
3. 「現在のオーナー」に削除対象ユーザーのメールアドレス、「新しいオーナー」にオーナー権限の譲渡対象ユーザーのメールアドレスを入力し「ファイルを譲渡」をクリックします。
4. 譲渡が完了するとメールが送付されます。

◯Gluegent Flow のドライブへのアクセスの委譲設定

モデルでテンプレートやリストのマスターデータとして使用している Google ドライブのドキュメント、スプレッドシートへのアクセスには、モデルを作成したユーザーのアカウントを使用しています。

そのため、以下の操作を行いその権限を譲渡します。

1. Gluegent Flow の画面右上のギアアイコンをクリックし「ドメインの設定」をクリックします。
2. 「ドライブへのアクセスの委譲設定」にて「現在のアカウント」に削除対象ユーザーのメールアドレス、「新しいアカウント」に上記でオーナーを譲渡されたユーザーのメールアドレスを入力し、「アクセスを委譲」をクリックします。

◯Gluegent Flow の委譲設定は難しい場合

上記の委譲設定が難しい場合は、対象のモデルで使用されている Google ドライブのドキュメント、スプレッドシートを再設定してください。