代理承認を行えるようにする方法はありませんか

Gluegent Flow には代理承認を行える機能は実装しておりません。代理で承認を行うためには、Gluegent Flow の管理権限を持つユーザー(Google Apps の特権管理者、または g-workflow-admin グループのメンバー) が申請データ一覧から「代理で現在のタスクを処理する」で行います。

この方法以外で代理承認を行うには申請モデルや組織構造の作成方法やを工夫する必要があります。

組織構造の作成

組織構造を作成する際、大半は以下のようになっているでしょう。

全社(ルートグループ)

 └◯◯部

  ├Aさん(部長)

  ├Bさん(部長代理)

  └Cさん(申請者)

代理承認を前提とする場合は以下のように作成してください。

全社(ルートグループ)

 └◯◯部

  ├◯◯部部長

  │└Aさん(部長)

  ├Bさん(部長代理)

  └Cさん(申請者) 

ロールの作成

ロールを作成する際、「ロールを追加する」をクリックし、グループ・メンバー・ロールを設定する方法と、「スプレッドシートからの読み込み」をクリックし、ロールの情報を設定したスプレッドシートを読み込ませる方法があります。

「ロールを追加する」ではメンバーにグループを指定できませんので、スプレッドシートを使ってください。

スプレッドシートには以下のように設定します。

 groupId   managerId   role 
 ◯◯部  ◯◯部部長  部長

※◯◯部、◯◯部部長はグループIDを入力してください。 

申請モデルの担当者の設定

申請モデルの担当者として設定する場合、グループまたはユーザーを指定します。または、ロールを指定します。

担当者を直接ユーザーを指定していた場合は、「◯◯部部長」グループで設定しておきます。

ロールを指定する場合は、上記で設定した「部長」ロールを設定してください。

代理承認が必要になったら

上記で設定した組織構造を以下のように変更します。

全社(ルートグループ)

 └◯◯部

  ├◯◯部部長

  │├Aさん(部長)

  │└Bさん(部長代理)

  └Cさん(申請者)

 グループの設定内容が Gluegent Flow に反映されるのは毎朝 4 時から開始されるグループキャッシュの更新処理後となります。設定した翌日には代理承認が行えるようになります。

※注意

  1. 上記の通り、グループの設定内容が Gluegent Flow に反映されるのは翌日です。そのため、代理承認が必要になって、グループの情報を変更しても即時反映されません。
  2. 処理の実施内容が「次に進む(全)」「終了(全)」で「グループ場指定された場合は、グループ全員の決定が必要」のチェックが ON の場合、対象の経路に到達した時点で、グループのメンバーが個別に担当者として割り当てられます。この時点で、グループの情報を変更しても代理承認は行えません。
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