代理承認を行えるようにする方法はありませんか

Gluegent Flow には代理承認を行える機能は実装しておりません。代理で承認を行うためには、Gluegent Flow の管理権限を持つユーザー（Google Workspace / Microsoft 365 の特権管理者、または g-workflow-admin グループのメンバー) がタスクデータ一覧から「代理処理」で行います。

この方法以外で代理承認を行うにはモデルや組織構造の作成方法やを工夫する必要があります。

組織構造の作成

組織構造を作成する際、大半は以下のようになっているでしょう。

全社(ルートグループ)
　└◯◯部
　　├Aさん(部長)
　　├Bさん(部長代理)
　　└Cさん(申請者)

代理承認を前提とする場合は以下のように作成してください。

全社(ルートグループ)
　└◯◯部
　　├◯◯部部長
　　│└Aさん(部長)
　　├Bさん(部長代理)
　　└Cさん(申請者) 

ロールの作成

ロールを作成する際、「新規作成」をクリックし、グループ・メンバー・ロールを手動で設定する方法と、「▼」＞「インポート」をクリックし、ロールの情報を設定したスプレッドシート / CSV を読み込ませる方法があります。

「新規作成」ではメンバーにグループを指定できませんので、「インポート」を使ってください。

スプレッドシート / CSV には以下のように設定します。

※◯◯部、◯◯部部長はグループIDを入力してください。 

モデルの担当者の設定

モデルの担当者として設定する場合、グループまたはユーザーを指定します。または、ロールを指定します。

担当者を直接ユーザーを指定していた場合は、「◯◯部部長」グループで設定しておきます。

ロールを指定する場合は、上記で設定した「部長」ロールを設定してください。

代理承認が必要になったら

上記で設定した組織構造を以下のように変更します。

全社(ルートグループ)
　└◯◯部
　　├◯◯部部長
　　│├Aさん(部長)
　　│└Bさん(部長代理)
　　└Cさん(申請者)

 グループの設定内容が Gluegent Flow に反映されるのは毎日定時に実行されるグループキャッシュの更新処理後となります。

※注意

1. 上記の通り、グループの設定内容が Gluegent Flow に反映されるのはグループキャッシュの更新処理後です。そのため、代理承認が必要になって、グループの情報を変更しても即時反映されません。
2. 処理の実施内容が「次に進む(全)」「終了(全)」で「グループ場指定された場合は、グループ全員の決定が必要」のチェックが ON の場合、対象の経路に到達した時点で、グループのメンバーが個別に担当者として割り当てられます。この時点で、グループの情報を変更しても代理承認は行えません。