概要
１．3月リリース内容のご紹介
3月にリリースされた内容についてご紹介しました。
リリース内容については以下リンク先をご覧ください。
・Gluegent Flow
Gluegent Flow リリースのお知らせ(2023/03/16)
・Gluegent Flow Plus
Gluegent Flow Plus リリースのお知らせ(2023/03/16)
この中より、「ドライブラベル付与」の自動処理についてデモを交えて、ご紹介しました。
※こちらの機能はGluegent Flow Google Workspace版をご利用のお客様向けの機能となります。
２．既存機能の使いどころのご紹介
今回は実際にお客様よりご質問のあった「申請内容をスプレッドシートやExcelへ部署ごとに
分類して 出力し、集計するにはどうすればよいか。」という内容についての回答と、使いどころに
ついてご紹介しました。
※内容は、開催当時のものとなります。
１．3月リリース内容のご紹介 - 自動処理「ドライブラベル付与」
【内容】
Gluegent Flow リリースのお知らせ(2023/03/16)にて、Google Workspace をお使いのお客様向けにGoogleドライブのファイルにラベルを付与する「ドライブラベル付与」自動処理が追加されました。今回はその機能を利用したモデルの活用法について紹介しました。
警告：
この自動処理は Googlw Workspace でドライブラベルが利用可能なプランに限り、ご利用いただけます。
【設定画面】
設定方法の詳細に関しては以下の記事をご覧ください。
Googleドライブのラベル作成方法
自動処理 ドライブラベル付与
【動画】
【参考】
・Googleドライブのラベル作成方法
・自動処理の設定
・自動処理 ドライブラベル付与
２．既存機能の使いどころのご紹介
【内容】
今回は「申請内容をスプレッドシートやExcelへ部署ごとに分類して 出力し、集計するにはどうすればよいか。」という質問について、休暇申請のモデルを例に活用例と合わせてご回答しました。
【設定画面】
※今回はGoogle Workspace版にてスプレッドシートを利用した休暇申請ワークフローを例として説明します。
出力先のスプレッドシート、および、エクセルを準備します。中身には、申請内容に沿った項目を１行目に記入し、シートは部署ごとに分けます。
該当モデルの経路画面より、自動処理を追加したい経路を選択し、「スプレッドシート行追加」を追加します。今回は「上長の承認」の経路にて、「スプレッドシート行追加」の自動処理設定をします。
必要事項を記入し、「スプレッドシート行追加」の設定をします。
自動処理の名前： スプレッドシート行追加（変更が必要な場合は適宜変更ください。）
ドライブ名： 「直接ドライブの項目を指定」を選択し、先程作成したスプレッドシートを
指定します。
シートの名前： 部署ごとでシートを変えるので、${申請所属グループ名}と入力します。
キーとする項目の名前： 一番左にある、「タスク番号」を入力します。
以上を設定し、ワークフローを申請、承認すると、先程のスプレッドシートの最終行に申請内容が自動的に追記されます。
【動画】
【参考】
・自動処理 スプレッドシート行追加
質問と回答
Q.スプレッドシートに出力する方法ですが、ドライブ上に同じファイル名を作成すればよろしいでしょうか？
A.申請者の部署ごとに別々のシートに出力するのであれば、自動処理「スプレッドシート行追加」＞「シートの名前」に ${申請所属グループ名} と記入します。これにより、申請者が申請した時の所属部署のシートに内容が出力されます。なお、予め出力先のスプレッドシートには、自動処理の「シートの名前」と同じ名称のシートをご用意ください。
プレースホルダーについて
Q.部署ごとのファイルとしたい場合、シート名は、${シート名}で変更できますが、ファイル名はどのように変更しますか？
A.自動処理は設定された上から順に実行されます。自動処理「次を飛ばす」に条件を設定することで、「次を飛ばす」の次の自動処理(今回の例であれば部署に一致しない)をスキップすることができます。
例えば、申請者の部署(営業部/総務部/経理部)ごとのスプレッドシートに行追加をする場合、自動処理を以下の順番になるように設定します。
①「次を飛ばす（条件：営業部ではない）」
②「スプレッドシート行追加（営業部のスプレッドシート指定）」
③「次を飛ばす（条件：総務部ではない）」
④「スプレッドシート行追加（総務部のスプレッドシート）」
⑤「次を飛ばす（条件：経理部ではない）」
⑥「経理部へのスプレッドシート行追加」
このように設定しておくことで、申請者の部署(営業部/総務部/経理部)ごとのスプレッドシートに行追加されます。
このように自動処理を組み合わせていくことで、部署別スプレッドシートへの出力が可能になります。なお、「次を飛ばす」につきましては以下のマニュアルをご参照ください。
自動処理 次を飛ばす
自動処理 スプレッドシート行追加
Q.メール通知を制限する方法はありますか？社内でメール通知が多すぎるとの意見が出ています。
A.Gluegent Flowのメール通知にはいくつかの種類がありますので、先ずはどのメール通知が多いと感じるのかご確認いただき、通知設定を見直してください。
・処理完了通知
担当者が処理を行った際に、その担当者に送信されるメール
・処理依頼通知
次の担当者へ処理を行っていただくよう依頼するメール
・フォロー通知
経路が進んだり、決裁完了した際にお知らせするメール
・自動処理 メール送信
経路や入力フォームの情報を、任意の宛先にお知らせするメール
通知を管理する
モデル編集 全般の設定
モデル編集 経路_処理完了通知・依頼通知(メール)
モデル編集 通知設定
モデル編集 フォロー通知
自動処理 メール送信