概要
１．Googleドライブのラベル作成方法 と ドライブラベル付与自動処理のご紹介
Google ドライブのラベル作成の方法と使い所をデモを交えて紹介しました。
あわせて、自動処理の「ドライブラベル付与」についてもご案内しました。
※こちらはGoogle Workspace でドライブラベルが利用可能なプランに限り、ご利用いただける機能となります。
２．既存機能のご紹介
あまり使われていないけど、実は使えるかもしれない機能について、いくつかデモを交えて
ご紹介しました。
※内容は、開催当時のものとなります。
１．Googleドライブのラベル作成方法 と ドライブラベル付与
自動処理のご紹介
【内容】
まずは、ラベルとは何か？どのようなことに利用できるのか？について簡単に説明させていただき、
Googleドライブのラベル作成方法とドライブラベル付与自動処理の設定方法、ラベルが付与された
ファイルの検索方法について、デモを交えてご紹介いたしました。
【設定画面】
設定・利用方法の詳細に関しては以下の記事をご覧ください。
Googleドライブのラベル作成方法
自動処理 ドライブラベル付与
【動画】
【参考】
Googleドライブのラベル作成方法
自動処理 ドライブラベル付与
２．既存機能のご紹介
【内容】
「あまり使われていないけど、実は使えるかもしれない機能」として、以下の内容を紹介しました。
①経路の担当者を特定のユーザ/グループに限定する
②グループ選択パネルで、特定のユーザ/グループ選択できないようにする
※すべての経路で担当者として選択不可
③経路ごとの処理者と処理日時の確認
④自動処理結果の確認
【設定画面と申請画面】
①経路の担当者を特定のユーザ/グループに限定する
設定方法については、以下の記事をご覧ください。
モデル編集 経路_担当者設定 - 詳細設定
②グループ選択パネルで、特定のユーザ/グループ選択できないようにする
※すべての経路で担当者として選択不可
設定方法については、以下の記事をご覧ください。
オーダーシートとは - チェックボックスを非表示にしたいユーザー・グループ
③経路ごとの処理者と処理日時の確認
こちらは、タスクを開かずに、自動処理を利用して、履歴を確認する方法となります。
すべての経路にて自動処理を追加し、対象のスプレッドシートまたはExcelに出力されたものを確認する形となります。
設定方法については、以下の記事をご覧ください。
自動処理 スプレッドシート行追加
自動処理 Excel最終行追加
④自動処理結果の確認
確認方法については、以下の記事をご覧ください。
自動処理結果
自動処理の処理結果を確認する
【動画】
【参考】
モデル編集 経路_担当者設定 - 詳細設定
オーダーシートとは - チェックボックスを非表示にしたいユーザー・グループ
自動処理 スプレッドシート行追加
自動処理 Excel最終行追加
自動処理結果
自動処理の処理結果を確認する
質問と回答
Q.ロールで部署をまたがる全社ロールは作成できますでしょうか。
例えば、eigyo@grp.comグループの方が経費精算WFで経路を経理部(keiri@grp.com)のロールの担当者を指定したい。
※ロールのグループが多いため、各ロールグループに経理担当者を入れると、担当者が変わった際のメンテナンス箇所が多いため、現在は各WFの経路にバイネームで指定しています。
A.ロール管理画面でのロール新規登録ではなく、Google Workspace版の場合はスプレッドシート、Microsoft365版の場合はCSVからロールのインポートを行うことで、そのグループに所属していなくとも所属させたいグループにいるかのようにロールを設定できる仕組みを使うことで実現可能です。
今回の例の場合、対象のルートグループに経理部担当者を設定し、ロールの設定で「経理部担当者」のロールを選択すると、申請者がルートグループ配下のどのグループに所属していても、経理部担当者が設定されているルートグループと合致するので、経理部の担当者が自動的に設定されるようになります。
このように設定することによって、全てのグループに対して「経理部担当者」のロールを作成することなく、1つの「経理部担当者」というロールだけで経理部担当者を指定することが可能です。
ただし、スプレッドシートやCSVでロールをインポートすると、現在の設定が削除されてしまいますので、現在の設定も記載の上、更新ください。
スプレッドシートを利用したロールの作成
CSVを利用したロールの作成
Q.フォローのすべてにユーザーを追加したとき、フォローメールの件名は、通常通知メールのデフォルト設定が適用されるのでしょうか？
A.はい、モデル編集画面＞全般＞処理完了通知（メール）で「個別に設定」をしない限り、処理完了通知（メール）のデフォルト設定の件名で送信されます。「個別に設定」をした場合はその件名が適用されます。ただし、経路ごとに「個別に設定」で件名を設定されている場合は、そちらが優先されます。
モデル編集 経路_処理完了通知・依頼通知(メール) - 通知設定を行う
Q.スプレッドシート行追加やバッチ追加の際、タスク番号が同じものは上書きされる、というような機能はつけることは可能でしょうか。
A.スプレッドシート行追加自動処理に関しては、すでにご用意がございます。
「キーとする項目の名前」に”タスク番号”を設定いただければ、同じキーの行が更新されます。一方で、スプレッドシートバッチ追加自動処理はそのような機能はご用意がございません。社内へお声があることを共有いたします、ありがとうございます。
自動処理 スプレッドシート行追加
Q.Gluegentの作成者本人がほぼ最後まで承認が通っているGluegentを中止した場合、それが必要な部署へメール等で飛ぶように設定することは可能でしょうか。
A.中止ボタンに自動処理の設定ができますので、そちらを活用していただくのはいかがでしょうか。モデル編集画面のメニュー「経路」の上部に、経路全体の設定＞自動処理の設定 があります。そこで「タスクの中止」のボタンにメール送信自動処理を設定いただき、宛先に通知が必要な部署を指定してください。
モデル編集 経路に関する設定
レクチャー会にて使用したスライドは以下よりダウンロードできます。