タスク一覧は Gluegent Flow にアクセスして最初に目にする画面です。ここでは Gluegent Flow のタスク一覧の操作について説明しています。
タスク一覧の種類
自分が処理するタスクを確認する
過去に処理したタスクを確認する
自分に割り当てられたタスクを確認する
自分が参照できるタスクを確認する
自分が作成したタスクを確認する
下書き保存したタスクを確認する
一覧画面を更新する
タスクデータを検索する
並び替えをする
一覧からタスクを削除する
タスク一覧の種類
タスク一覧には、自分が処理すべきタスクや、自分が作成したタスクなど各種タスクが表示されます。
「未処理」「作成済み」などをクリックして、自分に必要なタスクを表示します。
未処理
自分が経路の担当者として処理すべきタスクが表示されます。
処理済み
自分が経路担当者として処理したタスクが表示されます。
自分が作成したタスクが表示される場合があります。自分が作成したタスクは全て「作成済み」に表示されます。
経路の担当者にグループや他のユーザーも割り当てられていた場合は、自分が処理していないタスクも表示されます。
予定
自分が処理する可能性のあるタスクが表示されます。
先の経路で自分が経路担当者として登録されているタスクが表示されます。
経路の設定によっては自分が処理しない場合があります。
参照可能
自分に参照権限が付与されたタスクが表示されます。
参照権限は管理者が付与します。また、モデルの設定により自動的に付与されます。
作成済み
自分が作成したタスクが表示されます。
下書き
下書き保存されたタスクが表示されます。
画面下部の「下書き保存」をクリックしたタスクが表示されます。
作成前に下書き保存したタスクはこの一覧で削除できます。
自分が処理するタスクを確認する
一覧画面で「未処理」をクリックし、自分が処理するタスクを確認します。初期表示は「すべて」です。「個人」は自分だけが担当するタスク、「グループ」は自分が所属するグループメンバーが担当するタスクを表示します。
各タスクの左にはタスクの状態を表すアイコンが表示されます。
各アイコンの意味は以下の通りです。
優先度中（タスク作成から一定期間経過したタスク）
優先度高（タスク作成から一定期間経過したタスク）
急ぎタスク（ユーザーが[急ぎタスク]と設定したタスク）
アイコンなし→通常タスク
過去に処理したタスクを確認する
「処理済み」をクリックし、自分に割り当てられ、処理をしたタスクを確認します。初期表示は「すべて」です。自分のみに割り当てられたタスクを表示したい場合は「個人」、自分が所属するグループが割り当てられたタスクを表示したい場合は「グループ」をクリックしてください。
注意：
・自分が作成したタスクは「処理済み」には表示されません。「作成済み」に表示されます。
・やり直しや差し戻し後に再申請した場合はここに表示されます。
・自分または自分が所属するグループが担当者になっているものの、経路自体がスキップされた場合は表示されません。
自分に割り当てられたタスクを確認する
「予定」をクリックし、自分に割り当てられたタスクを確認します。初期表示は「すべて」です。自分のみに割り当てられたタスクを表示したい場合は「個人」、自分が所属するグループが割り当てられたタスクを表示したい場合は「グループ」をクリックしてください。
重要：
ここで表示されるタスクは現在の経路より先の経路で自分（または自分が所属するグループ）が担当者として設定されているものです。「スキップ」のチェックが付いている場合や設定により対象の経路を通らない場合もここに表示されます。そのため、ここに表示されているタスクが必ず自分に来るとは限りません。
注意：
現在の経路に自分が設定されている場合、先の経路で自分が入っていても「予定」には表示されません。
自分が参照できるタスクを確認する
「参照可能」をクリックし、自分が参照できるタスクを確認します。初期表示は「すべて」です。自分のみに参照権限が与えられたタスクを表示したい場合は「個人」、自分が所属するグループに参照権限が与えられたタスクを表示したい場合は「グループ」をクリックしてください。
注意：
ログイン中のユーザーが大量のグループに所属している場合、赤帯エラーが表示される場合があります。
情報：
参照権限は
①「参照権限の追加」自動処理
②管理者機能の「タスクデータ一覧」
③種別が「掲示板」の入力フォーム
で付与されます。詳しくはGluegent Flowの管理者にご確認ください。
自分が作成したタスクを確認する
「作成済み」をクリックし、自分が作成したタスクを確認します。初期表示は「処理中」です。処理が終了しているものを表示したい場合は「終了」をクリックしてください。両方表示したい場合は「すべて」をクリックしてください。
情報：
通常、自分が作成したタスクは「作成済み」にのみ表示されますが、「差し戻し」や「やり直し」などにより再度申請を行った場合「処理済み」にも表示されます。
下書き保存したタスクを確認する
「下書き」をクリックすると、下書き保存されたタスクデータが表示されます。
一覧画面を更新する
一覧画面（未処理・処理済み・予定・参照可能・作成済み・下書き）に表示される各データは自動的には更新されません。新しいデータが追加されたり、変更された場合は「更新」をクリックして画面をリフレッシュしてください。
情報：
更新アイコンをクリックする他に「タスク」などのボタンをクリックすることでリフレッシュされます。
タスクデータを検索する
タスクデータを検索して、一覧表示できます。
注意：
検索により表示できるタスクデータはログインしているユーザーが閲覧可能なものに限ります。
キーワードによる検索
検索ボックスに検索用のキーワードを入力します。
「検索」(虫めがねアイコン)をクリックするか、Enterキーを押下します。
指定されたキーワードに一致するタスクデータが一覧に表示されます。
情報：
現在選択している一覧が検索対象となります。例えば、「タスク一覧」を表示中の場合は、「タスク一覧」に表示されているデータの中から、指定されたキーワードに一致するタスクデータを一覧表示します。検索対象の一覧を変更したい場合は、その一覧をクリックしてから検索を実行してください。
キーワードは複数指定できます。複数指定するには、キーワードを空白区切りで入力してください。
検索対象となるタスクデータの対象項目は、以下の表の通りです。
| 検索対象 | 入力例 |
|---|---|
|
モデル名 |
「定期申請」・「交通費申請」など |
|
タスクデータのタイトル |
「定期申請」・「交通費申請」など |
|
作成者名 |
「神谷町太郎」 |
|
入力内容 |
「引っ越しました」「申請」 ※添付ファイルのタイトル含む |
|
コメント |
「承認しました」 |
|
処理者名 |
「恵比寿良和」 |
オプションを指定した検索
オプションを指定して、検索を行うこともできます。
「▼」をクリックします。
検索条件を入力・選択し、「検索」をクリックします。
- 検索キーワード
- 前述のキーワードに該当します。
- 一覧の種類
- 未処理・処理済み・予定・参照可能・作成済み・下書きのそれぞれの一覧から検索します。
- カテゴリ
- 作成したモデルのカテゴリを選択します。
- 申請モデル
- 作成したモデルを選択します。ドロップダウンには上記で選択されたカテゴリに該当するものが表示されます。カテゴリを選択していない場合は、こちらは選択できません。
- 作成日
- タスク作成日を範囲指定します。
- タスク番号
- 作成されたタスクのタスク番号から検索します。
- 作成者
- 作成されたタスクの作成者のメールアドレスを入力します。「＋」をクリックするとグループ選択パネルが表示されます。
- 承認者
- タスクの 2 番目以降の担当者のメールアドレスを入力します。「＋」をクリックするとグループ選択パネルが表示されます。
- タスクの状態
- 終了していないタスク、終了したタスク、すべてから選択します。未処理・予定・下書きでは使用できません。
- 添付ファイル
- タスクに添付ファイルが付与されたもののみを検索する場合はチェックをオンにします。
情報：
指定した項目は、AND条件として、検索されます。
オプション検索を実行した場合、「▼」に◯印で表示します。
オプション検索による絞り込み表示をやめたい場合は、「▼」をクリックし「クリア」をクリックしてください。
注意：
- 検索に使用するキーワードは単語の一部だとヒットしない場合があります。
例：Google → ◯ / Goo → ✕ - 検索に使用するキーワードが複数の文節に分けられる場合、意図しないタスクがヒットする場合があります。
例：自動更新→自動 AND 更新
その場合はダブルクォーテーションで囲んでください。
例："自動更新"
並び替えをする
各一覧に表示されたデータは特定の項目で並び替えが可能です。並び替えが可能な項目にはアンダーラインが表示されています。現在並び替えで使用されている項目には「▲」（昇順）「▼」（降順）が表示されています。
各一覧の並び替え可能な項目は以下の通りです。
| 一覧 | ソートキー |
|---|---|
|
未処理 |
申請名、作成日、担当日 |
|
処理済み |
申請名、作成日、処理日 |
|
予定 |
申請名、作成日 |
|
参照可能 |
申請名、作成日、処理日 |
|
作成済み |
申請名、作成日、終了日 |
|
下書き |
申請名、担当日 |
一覧からタスクを削除する
「処理済み」「参照可能」「作成済み」「下書き」では、一覧からタスクを削除するごみ箱アイコンが表示されます。
一覧に表示されているタスクデータのチェックボックスをオンにし、ごみ箱アイコンをクリックすると、対象のタスクデータが一覧から削除されます。
この操作は、一覧の表示を削除するだけなので、データとしては残ります。他のユーザーや管理者は参照できます。
注意：
- 「下書き」では削除したタスクは削除されます。
- 「参照可能」では削除したタスクの参照権限が剥奪されます。
- タスク作成者や経路の担当者に参照権限を付与された場合、「参照可能」では削除できません。
- 「処理済み」「参照可能」で「グループ」を選択したときに表示されるタスクは削除できません。
情報：
「一覧から削除する」ボタンの表示 / 非表示設定は Gluegent Flow の管理者により行えます。
→ドメインの設定-ドメイン設定＞一覧から削除するボタンの設定
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 8 月時点のものです。