各ユーザーが申請、承認などの操作を行う 1 つ 1 つの申請データのことを Gluegent Flow では「タスク」と呼びます。
ここでは、Gluegent Flow のタスクの操作について説明しています。
新しいタスクを作成する
「作成」をクリックします。
適切なカテゴリをクリックします。カテゴリが設定されていないモデルは「カテゴリ未設定」に表示されます。
情報：
ここに表示されるカテゴリは設定により異なります。
一覧から作成対象のモデルをクリックします。
入力フォームの各入力欄へ必要事項を入力します。
情報：
入力フォームの内容は設定により異なります。
次の経路（承認待ち、決裁待ち等）の処理担当者を設定します。
経路の「対象者を追加」をクリックすると、グループ選択パネルが表示されます。
情報：
「自分を追加」をクリックすると、作成者自身が担当者として追加されます。スキップ欄のチェックをオンにした場合、次経路の処理を行わずにスキップします。
グループ選択パネルにて次の経路の処理担当者をチェックし、「OK」をクリックします。
選択した人を処理担当者として設定します。
情報：
次経路のタスク処理者は複数人設定できます。
注意：
モデルの設定により、経路の処理担当者が自動的に設定されている場合があります。また変更できない場合があります。
入力フォームの必要事項の入力、次経路の担当者設定が終わったら、「申請」をクリックします。
情報：
「申請」などのボタン名はモデルの設定により異なります。
次の経路の担当者を必ず設定してボタンをクリックしてください。次経路の担当者が未設定の状態でボタンをクリックすると、以下のようなエラーメッセージが表示されます。
処理後、作成者および次経路のタスク処理担当者へメールが送信されます。
情報：
通知メールの有無、レイアウトはモデルの設定により異なります。
所属グループを選択する
画面右上に「所属グループ」の選択肢が表示されています。
ここには自分が所属するグループ(組織)が格納されています。モデルによっては所属グループにより経路の担当者が変わる設定になっている場合がありますので、複数のグループに所属するユーザーは、適切なグループを選択してください。
初期表示されるグループは個人設定で変更可能です。
- 所属グループはタスクの新規作成時のみ選択可能です。下書き保存後や差し戻されて最初の経路に戻ったときは変更できません。
-
掲示板を使ったモデルの場合、タスク新規作成後に所属グループの変更は保持されません。申請所属グループに関係するプレースホルダーを使用している場合はご注意ください。
-
タスク新規作成時に所属グループを変更する際、各経路に設定しているロールは反映されます。ただし、タスク作成後、${申請所属グループ} プレースホルダーに表示される値は、変更前のグループが表示されます。
情報：
- ルートグループから辿れるグループに所属していない場合、「所属グループ」の選択肢は表示されません。
- 所属グループの表示順はオーダーシート順です。オーダーシートが設定されていない場合は名前順です。
→オーダーシート
モデルを検索する
作成対象のモデルが見つからない場合は検索ボックスでキーワードを入力して、対象のモデルを探します。
よく使うモデルをお気に入り登録する
よく使うモデルがあれば、対象のモデルの☆をクリックします。
☆をクリックしたモデルが1つ以上ある場合は、カテゴリの一番左に「★お気に入り」が表示され、☆がクリックされたモデルが表示されます。
「★」をクリックすると「★お気に入り」から削除されます。☆をクリックしたモデルが 1 つもない場合は「★お気に入り」は表示されなくなります。
タスク一覧の操作方法はこちらをご参照ください。
→Gluegent Flow の操作方法 - タスク一覧の操作
自分に割り当てられたタスクを処理する
一覧画面の「未処理」をクリックし、自分に割り当てられたタスクを確認します。タスク一覧から対象のタスクをクリックし内容を表示します。
情報：
一覧画面の「タスク」「申請済み」などの各ボタンにどういうデータが表示されるかについては下記のFAQ記事をご参照ください。
→タスク一覧の「タスク」や「申請済み」には何が表示されますか
内容確認後、次のアクションのためのボタンをクリックします。
情報：
ボタン名、クリック後のアクションはモデルの設定により異なります。
タスク一覧の操作方法はこちらをご参照ください。
→Gluegent Flow の操作方法 - タスク一覧の操作
どの立場で処理するかを選択する
処理を行う際、どの立場で処理を行うか選択を求められることがあります。
「担当者として複数の候補があります。担当者として登録したいものを選択して下さい。」という入力欄が画面下部（フォローとコメントの間）に表示されます。
経路の担当者に自分と自分が所属するグループが割り当てられた場合、自分個人が処理するか、グループのメンバーとして処理するかを選択します。
経路の担当者に自分が所属するグループが複数割り当てられた場合、どのグループのメンバーとして処理するかを選択します。
どれか 1 つを選択して処理することも、複数を選択して処理することもできます。ボタンの種類が「次に進む（全）」の場合、1 人で複数回処理することを省略できます。
履歴欄にはどの立場で処理を実行したかが表示されます。
他のユーザーに処理されてしまった場合
ボタンをクリックしたときに「他のユーザーにタスク処理されてしまいました」というメッセージが表示される場合があります。
このメッセージは、複数のユーザーが同じタスクを開き、自分が処理を行う前に、他のユーザーが処理を行った場合に表示されます。
例：複数の担当者が設定されている経路で、自分以外のユーザーが先に処理を行った場合
自分が処理を行う前に、申請者が「やり直し」をクリックした場合
このメッセージが表示された場合は、「はい」または「いいえ」をクリックしてください。
「はい」をクリックするとタスクの最新の状態を表示します。入力中の内容は全てクリアされます。
「いいえ」をクリックすると元の画面に戻ります。入力中の内容をコピーするなどの操作を行った上で最新の状態にしてください。
情報：
上記の例以外に、前の経路の自動処理が実行中にタスクを開いた場合にもこの画面が表示されることがあります。
現在の担当者に催促をする
自分が作成したタスクが途中の経路で止まっている場合、現在の担当者に処理を催促します。
一覧画面で「作成済み」をクリックし、処理が滞っているタスクデータをクリックします。
「現在の処理者に催促」をクリックします。
催促処理画面が表示されます。この画面で催促用メールの編集を行います。管理者が予め作成したテンプレートが「テンプレートの切り替え」に表示されていますので、必要に応じて切り替えます。宛先の「×」をクリックすると宛先から対象者が削除されます。催促用メールの本文を編集・確認後、「催促する」をクリックします。
注意：
宛先が全て削除されると催促メールが送信できません。「キャンセル」をクリックし再度催促処理画面を表示してください。
催促されたユーザーには以下のようなメールが送信されます。
情報：
催促はタスク作成者以外も使用可能です。
例えば、先の経路の担当者が一つ前の経路の担当者に対して催促できます。
タスクを中止する
一覧画面で「申請済み」をクリックし、取りやめたいタスクデータをクリックします。
「タスクの中止」をクリックします。
中止の確認メッセージが表示されるので、「OK」をクリックします。
中止したタスクデータは一覧画面で「申請済み」をクリックし、「終了した申請データ」または「すべて」をクリックすることで確認できます。
タスク作成をやり直す
一覧画面で「申請済み」をクリックし、やり直したいタスクデータをクリックします。
「やり直し」をクリックします。
やり直しの確認メッセージが表示されるので、「OK」をクリックします。
作成時に入力した内容、経路設定はそのままで、最初の経路に戻ります。
作成をやり直したことは履歴欄で確認できます。
作成済みタスクをコピーして新規に作成する
一覧画面で「申請済み」をクリックし、コピーしたいタスクデータをクリックします。
「コピーして作成」をクリックします。
作成時に入力した内容、経路設定はそのままで、新規作成分として表示されます。
作成内容を印刷する
一覧画面から印刷したいタスクデータをクリックします。
「印刷」をクリックします。
印刷レイアウトに適した画面を表示します。Web ブラウザの印刷機能で印刷してください。
情報：
印刷時には画面上部にタスク番号、件名、経路名、画面下部に処理履歴が表示されます。これらを印刷に含めない場合は画面上部の「フォームのみ印刷する」のチェックをオンにしてください。
タスクにコメントを残す
処理ボタン上の「コメント」欄には処理を実行する人がコメントを追加できます。
追加されたコメントは履歴欄に表示されます。
次の経路の担当者のコメント欄には前の経路のコメントは残りません。
コメントを残して「下書き保存」をクリックすると、再度表示したときにコメントが表示されます。経路に複数の担当者が設定されている場合、誰かがコメントを追加して下書き保存したものを別の人が変更して処理することができます。
急ぎタスクにする
タスクの各経路の処理を急いでもらいたいときには「急ぎタスク」のチェックをオンにします。
「急ぎタスク」にすると処理依頼メールの件名に【至急】が付きます。
タスク一覧で表示されるアイコンは一定期間経過後に黄→赤になりますが、「急ぎタスク」にすると一定期間経過を待たずに赤になります。
重要：
「急ぎタスク」のチェックは必要な時のみオンにしてください。全てのタスクで「急ぎタスク」にすると承認者がどのタスクを優先すべきか判断できず、結果的に処理が遅れることになります。
タスクの進行状況を把握する
作成されたタスクが現在どんな状況かをメールで通知できます。
「フォローする」のチェックをオンにします。
情報：
「フォローする」のチェック有無はモデルの設定により異なります。
「すべて」は各経路で処理される度にメールで通知されます。「タスク完了時のみ」はタスクが完了した時に通知されます。
作成者本人を選択する場合は「自分を追加」をクリックします。対象者を選択する場合は「対象者を追加」をクリックします。グループ選択パネルにて対象者をチェックし、「OK」をクリックします。
通知先に指定されたユーザーにはメールが送信されます。
情報：
メール本文に入力内容が表示されるかどうかはモデルの設定により異なります。
タスクの履歴を確認する
タスクの画面下部に表示される「履歴」欄はタスク作成者や各経路の担当者がどのような処理を実行したかを確認できます。
履歴欄の各行にあるフォルダアイコンをクリックすることで、その経路でどのような値が入力されていたかを確認できます。
下図は「承認待ち」の経路の履歴を選択した状態です。
最新の状態に戻す場合は「最新の状態を表示」をクリックします。
各項目の表示内容は以下の通りです。
担当日
最初の経路でタスクの作成を行った日時、および、対象の経路に進んだ日時を表示します。
1年以上経過したものは年月日時分で表示されます。
1年以内のものは月日時分で表示されます。
当日中のものは時分で表示されます。
処理日
最初の経路でタスク作成を行った日時、および、経路の担当者が承認などの処理を実行した日時を表示します。
日時の表示形式は担当日と同様です。
担当者
最初の経路でタスク作成を行ったユーザー、および、対象の経路で処理を実行したユーザー名を表示します。
特定の条件で担当者欄にかっこで表現されます。
代理作成の場合、作成者として選択されたユーザーを前に、代理で作成したユーザーをかっこ内に表示します。
経路の担当者にグループが指定され、そのメンバーとして処理した場合、処理者を前に、グループ名をかっこ内に表示します。
タスクデータ一覧で管理者により代理で処理された場合、処理を実行した管理者名を前に、本来の担当者名をかっこ内に表示します。
状況
対象の経路名を表示します。
アクション
各経路の担当者が実行した処理名を表示します。
コメント
処理ボタンの上の「コメント」欄に入力された内容が表示されます。
情報：
経路の担当者が複数の場合、下書き保存時にコメントが共有されます。
タスクを下書きして保存する
「新しいタスクを作成する」「自分に割り当てられたタスクを処理する」の操作中、「戻る」をクリックしたり、ブラウザを終了したり、タブを閉じると入力フォームへの入力内容・経路の設定内容は全て消去されます。入力・設定内容を保持したまま、作業を中断する場合は画面下部の「下書き保存」をクリックします。
一覧画面の「下書き」をクリックすると、下書き保存されたタスクデータが表示されます。
一覧で該当のタスクデータをクリックすると再度タスクデータを表示できます。
情報：
新規作成時は印刷できませんが、一度下書き保存すると、印刷が可能となります。
注意：
複数のユーザーが担当者となっていた場合、入力内容やコメントは共有されます。例えば、ユーザーAがコメントを記入し下書き保存後、ユーザーBが対象のタスクデータを表示した場合、ユーザーAのコメントが表示されます。ユーザーBがそのまま処理を実行するとユーザーAが記入したコメントがユーザーBのコメントとして処理されます。
添付ファイルを一括ダウンロードする
添付ファイルを複数添付できるモデルの場合、タスクデータに添付された添付ファイルを一括ダウンロードできます。
複数ファイルが添付されている場合、まとめてダウンロードできるアイコンが表示されます。アイコンをクリックします。
ファイル名、まとめる対象を選択し「ダウンロード」をクリックします。ファイル名はモデル名が初期設定されています。まとめてダウンロードされたファイルはZIPファイルに圧縮されています。
誰かの代理で作成する
一覧の「▼」をクリックし、「代理作成」をクリックします。
モデル一覧で作成したいモデル名をクリックします。
最初の経路にて、「対象者を追加」をクリックします。
グループ選択パネルから本来作成するユーザーをチェックし、「OK」をクリックします。
必要事項を入力後、申請などのボタンをクリックします。以下のようなメッセージが表示されるので、「OK」をクリックします。
重要：
- 代理作成をしたユーザーの作成済み一覧には対象のタスクデータは表示されません。
また、下書き保存をクリックした場合、代理作成をしたユーザーの下書き一覧には対象のタスクデータは表示されません。
このタスクは自分のタスクではなく、最初の経路で設定したユーザーのタスクであるためです。 - ロールが設定されている経路では、担当者が正しく割り当てられない場合があります。
経路のパターンを設定する
「経路の数が多いので、毎回経路の担当者を設定するのに手間がかかる」「経路の設定を共有化したい」といった場合に、経路のパターンを保存し、経路の設定内容を再利用できます。
経路のパターンを保存
経路の担当者を通常通り設定します。
経路設定部の下にある「経路の一括設定」で、「パターンを選択」をクリックし「経路を保存」をクリックします。
「保存」をクリックすると、経路のパターンが保存されます。
- パターン名
- このパターンの名前です。任意の名前を設定可能です。ここで、設定した名前が、経路一括設定機能のパターンとして、表示されます。
- 個人用
- 保存したパターンは、保存を実行したユーザーにのみ使用できます。
- みんなで共有
- 保存したパターンは、ドメイン内で共有されます。保存したユーザー以外でも使用できます。
設定したパターンが保存されます。
情報：
経路のパターンは、モデル単位で保存されます。他のモデルで同じ経路のパターンを保存する場合は各モデルでの設定が必要です。
経路のパターンは複数作成可能です。
経路のパターンを使用する
保存された経路のパターンを使用します。
経路設定部の下に表示される「経路の一括設定」の「パターンを選択」をクリックします。
経路のパターンが保存されている場合は、パターン一覧が表示されます。
使用するパターン名をクリックしてください。
保存した際に設定していた経路内容に沿って、経路が設定されます。
重要：
- 既に処理済みの経路には、経路のパターン内容が反映されません。
- モデルで作成時の変更が許可されていない場合、経路のパターンの内容が反映されません。
- 経路名が変更された場合、対象経路の担当者設定は消去されます。設定し直してください。
経路のパターンを使用した際に表示される「申請モデルが更新された等の理由により、一部の経路の設定ができませんでした。」のメッセージは、モデルが更新された場合などに表示されます。
例えば、経路の担当者が変更不可になった場合、保存したパターンの担当者が割り当てられないため表示されます。
タスクの URL を取得する
タスクのURLを取得するには、件名の右に表示されているアイコンをクリックします。
このアイコンをクリックすると、クリップボードにタスクの URL がコピーされます。
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 7 月時点のものです。