Gluegent Flow では、タスクの作成者が所属する部署を自動的に表示できます。ここでは、ログインしている作成者の所属部署を自動的に抽出し、それを「部署名」として表示する方法をご紹介します。
所属グループのプレースホルダーを使う
入力フォームアップデート自動処理を使う
親子リストを使用する
所属グループのプレースホルダーを使う
入力フォームにて「HTMLレイアウト」や「Google ドキュメント」を使用している場合、画面上に「${申請所属グループ名}」と入力すると申請したユーザーが所属するグループ名が表示されます。ここで表示される所属グループは、画面右上の「所属グループ」で選択したグループ名です。
◯HTMLレイアウトエディターの例
◯結果
注意：
表示されるのは次の経路に進んでからです。
入力フォームアップデート自動処理を使う
入力フォームで「HTMLレイアウト」や「Google ドキュメント」を使っていない場合は、「入力フォームアップデート自動処理」を使います。ここで表示される所属グループは、画面右上の「所属グループ」で選択したグループ名です。
タイプが単行テキストの入力フォームを作成します。
経路ごとの表示・編集設定は表示や非表示でも構いません。
「経路」にて最初の経路をクリックします。「申請」などのボタンに「入力フォームアップデート自動処理」を追加します。
自動処理の名前：任意
更新対象項目名：ここで作成した入力フォームを選択
更新内容：${申請所属グループ名}
◯結果
注意：
表示されるのは次の経路に進んでからです。
親子リストを使用する
ログインしているユーザー所属情報を親子リストを使って表示します。親子リストは複数の情報を一度に表示できるので社員番号や氏名・フリガナなども一緒に登録します。
所属データを作成する
ユーザーのプロフィール情報データをスプレッドシートまたは CSV で作成します。
情報：
Microsoft 365 / Gluegent Flow Plus でご利用の場合は CSV で作成してください。
マスター管理でスプレッドシート / CSV をマスターデータにする
マスター管理にて「新規作成」をクリックします。
作成したスプレッドシート / CSV をマスターデータにします。
名前；社員マスター(任意)
データタイプ：スプレッドシートまたは CSV
データ：作成したスプレッドシートまたは CSV を選択
1行目は、ヘッダーとして処理する：チェックオン
自動的にリフレッシュする：チェックオン（スプレッドシートの場合のみ）
モデルの作成
モデル編集画面にて入力フォームを作成します。
タイプ：親子リスト
名前：社員情報(任意)
初期値設定：初期値を直接設定
選択肢設定：マスターデータを使用
上記マスターを選択
表示する列を制限する：チェックオフ
マスターデータをフィルターする：オン
フィルターする列：メールアドレス
フィルターする内容：ログインユーザーでフィルターする
モデルを確認する
モデルを保存したらテストのため作成を行って確認します。
注意：
プレビューでは正しく動作しませんのでモデルを保存後、「作成」より確認してください。
表示したい項目が所属部署だけの場合は親子リストではなくリストを使う方法もありますが、リストを使う場合は、初期表示されず、選択肢の候補が絞り込まれた状態になります。
タイプ：リスト
名前：部署名
必須設定：チェックオン
選択肢設定：マスターデータを使用
上記マスターを選択
表示する列を制限する：チェックオン
表示する列：所属部署
マスターデータをフィルターする：チェックオン
フィルターする列：メールアドレス
フィルターする内容：ログインユーザーでフィルターする