概要
Gluegent Flow では、タスクの作成者が所属する部署を自動的に表示できます。また、作成者が代理で申請する場合などは別の部署を選択することが可能です。ここでは、ログインしている作成者の所属部署を自動的に抽出し、それを「部署名」として表示する入力フォームの作成手順をご紹介します。
所属グループを使用する場合
所属グループのプレースホルダーを使う
入力フォームにて「Google Docs」や「HTMLレイアウト」を使用している場合、画面上に「${申請所属グループ名}」と入力すると申請したユーザーが所属するグループ名が表示されます。所属グループが複数ある場合は、画面右上の「所属グループ」で選択されているグループが表示されます。
◯結果
表示されるのは次の経路に進んでからです。
入力フォームアップデート自動処理を使う
入力フォームで「Google Docs」「HTMLレイアウト」を使っていない場合や入力フォームとして所属グループを使いたい場合は、「入力フォームアップデート自動処理」を使います。
任意の入力項目を用意します。
経路ごとの表示・編集設定は表示や非表示でも構いません。
「経路」の最初の経路をクリックし、自動処理で「入力フォームアップデート自動処理」を追加します。
自動処理の名前：任意
更新対象項目名：前項で作成した入力フォームを選択
更新内容：${申請所属グループ名}
◯結果
こちらも、表示されるのは次の経路に進んでからです。
親子リストを使用する場合
所属を定義したデータをスプレッドシート / CSV で作成する
ログインしているユーザーの社員番号や氏名・フリガナ・所属部署など各種情報を表示したい場合は、親子リストを使います。
元データとなるスプレッドシート / CSV を作成します。
Microsoft 365 でご利用の場合は CSV で作成してください。
マスター管理でスプレッドシート / CSV をマスターデータにする
マスター管理にて「新規作成」をクリックします。
前項で作成したスプレッドシート / CSV をマスターデータにします。
名前；社員マスター(任意)
データタイプ：スプレッドシートまたは CSV
データ：前項で作成したスプレッドシートまたは CSV を選択
1行目は、ヘッダーとして処理する：チェックオン
自動的にリフレッシュする：チェックオン（スプレッドシートの場合のみ）
モデルの作成
モデル編集画面にて入力フォームを作成します。
タイプ：親子リスト
名前：社員情報(任意)
初期値設定：初期値を直接設定
選択肢設定：マスターデータを使用
上記マスターを選択
表示する列を制限する：チェックオフ
マスターデータをフィルターする：オン
フィルターする列：メールアドレス
フィルターする内容：ログインユーザーでフィルターする
モデルを確認する
モデルを保存したらテストのため作成を行って確認します。
プレビューでは正しく動作しませんのでモデルを保存後、「作成」より確認してください。
リストを使用する場合
この例では初期表示はされませんが、選択肢のうち 1 件しか表示されないため、誤って別の所属部署を選択することがなくなります。
所属を定義したデータをスプレッドシート / CSV で作成する
ログインしているユーザーがどの部署に所属するかを定義したスプレッドシート / CSV が必要となります。
ここでは、「所属部署一覧」という名前でスプレッドシート / CSV を作成します。
「所属部署一覧」は各ユーザーが所属している部署の一覧です。この一覧が初期値として表示されます。A 列に各ユーザーのメールアドレス、B 列に部署名を記述します。A 列に「*」、B 列に「全社」と入力すると、リストにないユーザーが申請者の場合に「全社」と表示することができます。
Microsoft 365 でご利用の場合は CSV で作成してください。
マスター管理でスプレッドシート / CSV をマスターデータにする
マスター管理にて「新規作成」をクリックします。
前項で作成した所属部署一覧のスプレッドシート / CSV をマスターデータにします。
名前；所属部署マスター(任意)
データタイプ：スプレッドシートまたは CSV
データ：前項で作成した所属部署一覧のスプレッドシートまたは CSV を選択
1 行目は、ヘッダーとして処理する：チェックオン
自動的にリフレッシュする：チェックオン（スプレッドシートの場合のみ）
モデルの作成
モデルの編集画面を開いて入力フォームを以下の設定で作成します。
◯申請者の情報表示用
タイプ：メンバー/グループ
名前：申請者
初期値設定：申請者を追加
◯所属部署の表示用
タイプ：リスト
名前：部署名
必須設定：チェックオン
選択肢設定：マスターデータを使用
上記マスターを選択
表示する列を制限する：チェックオン
表示する列：所属部署
マスターデータをフィルターする：チェックオン
フィルターする列：メールアドレス
フィルターする内容：ログインユーザーでフィルターする
確認する
モデルを保存したらテストのため作成を行って確認します。
◯神谷町さんで作成した場合
◯広尾さんで作成した場合
◯池袋さんで作成した場合
結果は以下のようになります。
| ログインしているユーザー | 部署名の選択肢 |
|---|---|
|
kamiyacho@example.com (神谷町さん) |
総務部 |
|
hiroo@example.com (広尾さん) |
開発部 |
|
ikebukuro@example.com (池袋さん) |
全社 |
「神谷町一郎」というユーザーは所属部署一覧で「総務部」が指定されていたので作成時に「総務部」が選択されます。
「広尾要」というユーザーは所属部署一覧で「開発部」が指定されていたので作成時に「開発部」が選択されます。
「池袋三郎」というユーザーは所属部署一覧で入力されていなかったので、「*」に該当します。「*」には「全社」が指定されていたので「全社」が選択されています。