Gluegent Flow でモデルを作成し、本格的に利用を開始する前に予め実施しておくべきことをご紹介します。下記に紹介する内容は全てを実施しておく必要はありませんが、必要なものは利用開始前に実施しておくことをおすすめします。
監査対策のための参照許可設定の追加
タスクデータをスプレッドシートや Excel へ出力
タスクデータの添付ファイルをアップロード
アーカイブオプションの申し込み
監査対策のための参照許可設定の追加
Gluegent Flow で作成されたタスクが監査対象となっている場合、監査役にすべてのタスクを公開する必要があります。
すべてのタスクを公開する手段として、最も手軽なのは「タスクデータ一覧」を使用する方法ですが、タスクデータ一覧の使用は Google Workspace の特権管理者 / Microsoft 365 のグローバル管理者 / Gluegent Flow 管理者に限られます。
監査役にこれらの権限を付与することは避けたい場合は、タスクに参照権限を付与する方法があります。
しかし、これまでに作成されたすべてのタスクに参照権限を付与するのは大変ですので、自動処理を使いましょう。
「参照許可設定の追加自動処理」を各モデルの任意の経路に作成しておくことで、自動的にすべてのタスクに参照権限が付与されます。
このとき参照権限を付与する対象をグループにしておくことで、監査役の人が変わってもそのグループに所属するメンバーに参照権限を付与できます。
タスクデータをスプレッドシートや Excel へ出力
Gluegent Flow で作成されたタスクは「タスクデータ一覧」で CSV ファイルとしてダウンロードできますが、このデータにはすべての情報は出力されません。
（出力される情報：タスク番号、モデル名、件名、作成日、作成者名、現在の担当者名、現在の経路、終了日、各入力フォームの入力内容）
これ以外の情報をスプレッドシートや Excel に出力したい場合は、自動処理を使います。
予め、各モデルの任意の経路に「スプレッドシート行追加自動処理」（Google Workspace）や「外部システム実行自動処理」（Microsoft 365）を作成しておくことで、自動的にスプレッドシートや Excel に必要なデータが出力されます。
タスクデータの添付ファイルをアップロード
Gluegent Flow で作成されたタスクに添付されたファイルは各タスク単位でダウンロードする必要があり、後からまとめてダウンロードすることはできません。
各タスクに添付されたファイルをまとめて保存しておく必要がある場合は、予め、各モデルの任意の経路に「添付ファイルアップロード自動処理」（Google Workspace）や「外部システム実行自動処理」（Microsoft 365）を作成しておくことで、Google ドライブや OneDrive にアップロードしておくことができます。
アーカイブオプションの申し込み
Gluegent Flow では作成されたタスクデータと添付ファイルを一括ダウンロードできる「アーカイブオプション」をご提供しています。このオプションはお申し込みいただいた後のデータがダウンロード対象となります。
Gluegent Flow をご利用いただいて数年後にお申し込みいただいても過去に作成されたタスクデータはダウンロード対象にはなりません。
将来的にタスクデータをPDFファイルとして保存したり、添付ファイルをダウンロードする必要がある場合には、運用開始前にアーカイブオプションをお申し込みください。