利用ユーザーについて
共有アドレス帳は、原則として「利用可能なユーザー数の上限」を持っています。「利用可能なユーザー数の上限」を超えたユーザー数で、共有アドレス帳を利用することはできません。「利用可能なユーザー数の上限」とは、ご契約いただいたユーザー数とイコールです。試用導入の場合は一律 5 名を「利用可能なユーザー数の上限」としています。
利用ユーザーを管理する必要性
共有アドレス帳が個々のユーザーを利用ユーザーとして認識するタイミングは、そのユーザーが最初に共有アドレス帳にアクセスした時点です。
共有アドレス帳は、インストール直後からアクセスしてきたユーザーを前述の「利用可能なユーザー数の上限」を満たすまでカウントしていきます。「利用可能なユーザー数の上限」が満たされた時点で、共有アドレス帳にアクセスをしていなかったユーザーが共有アドレス帳にアクセスすると「ドメインで利用可能な最大人数(人数)を超過しました。」というメッセージが表示され、そのユーザーは共有アドレス帳を利用できない状態となります。
Google Workspace / Microsoft 365 のご契約ユーザー数と共有アドレス帳のご契約ユーザー数が同数ではない場合、共有アドレス帳を使う想定ではないユーザーが共有アドレス帳にアクセスしてしまっても利用可能なユーザーの枠を 1 名分使ってしまいます。そのため、結果として当初利用を想定していたユーザーが使えない状態となってしまう、という事態が発生することがあります。