利用ユーザーについて
共有アドレス帳は、原則として「利用可能なユーザー数の上限」を持っています。「利用可能なユーザー数の上限」を超えたユーザー数で、共有アドレス帳を利用することはできません。「利用可能なユーザー数の上限」とは、ご契約いただいたユーザー数です。試用導入の場合は一律 5 名を「利用可能なユーザー数の上限」としています。
利用ユーザーを管理する必要性
利用ユーザーの登録
共有アドレス帳が個々のユーザーを利用ユーザーとして認識するタイミングは、そのユーザーが最初に共有アドレス帳にアクセスした時点です。
利用ユーザー数の上限
共有アドレス帳は、インストール直後からアクセスしてきたユーザーを前述の「利用可能なユーザー数の上限」を満たすまでカウントしていきます。「利用可能なユーザー数の上限」を超えての利用はできません。
「利用可能なユーザー数の上限」が満たされた状態で共有アドレス帳に初めてアクセスするユーザーには「ドメインで利用可能な最大人数(人数)を超過しました。」というメッセージが表示されます。
そのユーザーは共有アドレス帳を利用できません。
利用ユーザー情報の削除
利用ユーザーの情報は共有アドレス帳にアクセスした時点で記録されます。この情報が削除されるのは Google Workspace / Microsoft 365 からユーザーが削除され、グループキャッシュの更新処理が実行されたときです。
Google Workspace / Microsoft 365 / 共有アドレス帳 からのログアウトでは削除されません。
利用ユーザーを管理する必要性
Google Workspace / Microsoft 365 のご契約ユーザー数と共有アドレス帳のご契約ユーザー数が同数の場合は、Google Workspace / Microsoft 365 のユーザー数が共有アドレス帳のユーザー数を上回ることがありえないため、利用ユーザーを管理する必要性はありません。
Google Workspace / Microsoft 365 のご契約ユーザー数と共有アドレス帳のご契約ユーザー数が同数ではない場合、共有アドレス帳にアクセスしたユーザー数が共有アドレス帳のご契約のユーザー数に達した時点で他の未使用ユーザーは共有アドレス帳を利用できなくなります。
Google Workspace / Microsoft 365 のご契約ユーザー数と共有アドレス帳のご契約ユーザー数が異なる場合は、共有アドレス帳を使う想定ではないユーザーが利用しないようにするため、利用者を制限する必要があります。
→利用ユーザーの管理方法(Google Workspace)
注意：
Google Workspace / Microsoft 365 の管理者ユーザーも利用ユーザーに含まれます。