退職などにより、モデルの経路の担当者、ロールに設定されているユーザーを削除する場合は、「メンテナンス①人事異動の場合」同様、モデルやロールの変更が必要です。
削除ユーザーが担当していたタスク
モデルを作成したユーザーの削除(Google Workspace)
削除ユーザーが担当していたタスク
既に作成されたタスクがあった場合は、担当者が不在のため処理を行えません。その場合は、管理者がタスクデータ一覧にて代理で処理を行います。手順は以下の通りです。
タスクデータ一覧をクリックします。検索条件を指定し、「検索」をクリックします。
対象のタスクデータのｉアイコンをクリックします。
「代理処理」をクリックします。
遷移先の画面で対象の処理を実施します。
モデルを作成したユーザーの削除(Google Workspace)
モデルを作成したユーザーを削除する場合は、モデルで使用されたGoogleドライブのドキュメントやスプレッドシートの設定し直しが必要です。手順は以下の通りです。
◯オーナーの譲渡
ドキュメント、スプレッドシートのオーナーを他の管理者に譲渡します。手順は下記URLをご参照ください。
◯モデルの修正
モデル編集画面を開き、下記を確認します。
「全般」にて
処理完了メール・処理依頼メールの「本文」、印刷設定の「基本レイアウト」で Google ドライブのドキュメントを指定する箇所があります。
「経路」にて
それぞれの経路の自動処理にて Google ドライブのドキュメントやスプレッドシートを指定する箇所があります。
処理完了メール・処理依頼メールの「本文」、印刷設定にて Google ドライブのドキュメントを指定する箇所があります。
「入力フォーム」にて
「フォーム全体の設定」にて Google ドライブのドキュメントを指定する箇所があります。
単行テキスト・数値・リストなどの初期値にてスプレッドシートを指定する箇所があります。
リスト・テキストとリスト・複数チェック・単一チェックなどの選択肢にてスプレッドシートを指定する箇所があります。
該当箇所に設定されているドキュメント、スプレッドシートを設定しなおしてください。
リンクが表示されているので、クリックしてドキュメント、スプレッドシートを開きます。
一度内容を変更し、元に戻します。こうすることで、最終編集日時が最新になります。
↓
ドキュメント、スプレッドシートを設定し直します。
◯ドライブへのアクセスの委譲設定
画面右上のギアアイコンをから「ドメインの設定」をクリックします。
ドライブへのアクセスの委譲設定にて下記を入力します。
現在のアカウント：退職者のメールアドレス
新しいアカウント：退職者のドキュメントを参照できるユーザーのメールアドレス
「アクセスを委譲」をクリックします。
システムユーザーの削除
システムユーザーとして設定されている特権管理者ユーザーを削除する場合は、システムユーザーの変更が必要です。手順は以下の通りです。
Gluegent Flow を起動します。画面右上のギアアイコンをクリックし、「初期設定」をクリックします。
新しく設定するシステムユーザーを選択し、「システムユーザーを更新する」をクリックします。
削除対象ユーザーがオーダーシートのオーナーだった場合は上記の特権管理者に移譲します。