作成されたタスクを管理しやすくするために、ワークフロー毎に採番ルールを設定することができます。また、設定されたルールで採番されたタスク番号は、検索時のキーワードとして指定することもできます。
ここでは、シーケンス機能を使った採番ルールの設定についてご紹介します。
シーケンスの運用を考える
まずはシーケンス管理を行うワークフローを決定し、連番がクリアされるタイミングを決めます。
シーケンス機能の利用シーンとして以下の例があります。
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モデルの内容毎に連番管理する
同じ申請内容のモデルが複数ある場合、それらモデルにシーケンスを設定しておくと、他の申請とは区別して採番します。
例：「購入申請（10万円未満）」モデルと「購入申請（10万円以上）」モデルがあるとき、購入申請のタスクで連番として数える
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タスクの検索用キーワードとする
タスク番号にキーワードを設定すると検索しやすくなります。
例：タスク番号の形式を「購入申請-（日付）-（番号）」にする
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年度などの会社の区切りごとにタスクを管理する
毎日、年度毎など、採番し直すタイミングを指定できます。
例：12月末を年度の終わりとして、1月から作成されたタスクには1番からタスク番号を採番する
ここでは、上記3つの例を踏まえて「購入申請」モデルにつけるシーケンスを作成します。
シーケンスを作成する
次にシーケンスを作成します。
「シーケンス管理」をクリックし、「新規作成」をクリックします。
シーケンスの設定画面が表示されます。
「名前」にシーケンスの名前「購入申請シーケンス」を入力します。
「表示例」に表示されている番号がタスク番号として採番されます。
タスク番号がどのような表示となればよいか、表示例を見ながら決定します。
固定文字列を表示する
タスク番号に表示したいキーワードを設定します。
「固定文字列を表示する」をクリックし、「購入申請-」を入力します。
クリアするタイミングを変更する
「クリアするタイミング」は、通し番号を再び 1 から振り直すタイミングです。
「クリアするタイミング」で「毎年」を選択します。
「毎年」を選択すると、年が変わった時に再び 1 から採番されます。
モデルにシーケンスを設定する
各モデルにシーケンスを設定します。
「モデル一覧」をクリックし、シーケンスをつけたいモデル名をクリックします。
「購入申請（10万円未満）」をクリックします。
作成したシーケンス「購入申請シーケンス」を選択します。
「保存」をクリックします。
これで、モデルにシーケンスを設定できました。
「購入申請（10万円以上）」モデルにも同じシーケンスを設定すると、「購入申請（10万円未満）」と同じ採番ルールで採番されます。
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 6 月時点のものです。