このマニュアルは Gluegent Flow を導入した時の担当者が退職や異動に伴い、Gluegent Flow から離れ、引き継ぎをされた方向けに、「Gluegent Flow とは?」「この先どうしたらいいの?」といった不安を解消することを目的としています。
Gluegent Flowとは
こちらには「Gluegent Flow は Google Workspace / Microsoft 365 と連動し、シンプルな操作性で誰でも簡単に使えるクラウド型本格ワークフローツールです。」と紹介されています。
ユーザーとしてお使いでしたら、すでにご存知かと思います。Gluegent Flow は、ご利用いただいている Google Workspace / Microsoft 365 にインストールされているクラウドサービスです。
Gluegent Flow Plus の場合は、Google Workspace / Microsoft 365 とは別に Gluegent Gate を使って管理します。併せて Gluegent Gate の使用方法もご確認ください。
設定画面へのアクセス方法
管理者として Gluegent Flow の各操作を行う場合は設定画面にアクセスする必要があります。
「設定」をクリックすると、モデル管理、利用ユーザー選択、自動処理結果、タスクデータ一覧といった管理者向けのメニューが表示されます。
「ドメインの設定」は Google Workspace / Microsoft 365 の管理者権限が必要です。「初期設定」は Google Workspace の管理者権限が必要です。権限を付与されていない場合は使用できませんので、必要に応じて、権限の付与を行ってください。
Gluegent Flow Plus の場合は、Gluegent Flow 管理者の権限が必要です。
管理者、モデル作成者を削除する時の対応
前任者が退職し、ユーザーを削除すると、Gluegent Flow が利用できなくなることがあります。
また、Google Workspace の場合は、Gluegent Flow で使用している Google ドライブのファイルへの権限を変更すると Gluegent Flow が正常に動作しなくなることがあります。
これを避けるために、管理者や前任者の設定を確認してください。
Gluegent Flow に何が作成されているかを把握する
すでに Gluegent Flow による運用が開始されている場合は、様々な設定がすでに行われている状態になっています。何が作成されているかは運用状況により異なりますが、1 つずつ確認してください。
1. モデル
設定画面の「モデル管理」>「モデル一覧」にモデルが作成されています。
完成されているモデルを触って、壊してしまうと業務が止まってしまうかも知れません。ただ、中身を確認せずにいると、いざ、運用が変わったり、ユーザーからのリクエストがあったときや変更が必要になったときに困ってしまいます。
モデル編集画面で「保存」をクリックしなければ、設定は変わりませんので、それぞれのモデルに何が設定されているか、確認してください。
→【編集】
もし、心配な場合は、モデルをコピーすることもできます。
コピーしたモデルは「公開」にしなければ、ユーザーの目には触れないので、設定変更の練習をして、操作に慣れてください。
モデルを使って作成されたデータを「タスク」や「タスクデータ」と呼んでいます。
2. カテゴリ
設定画面の「モデル管理」>「カテゴリ管理」にカテゴリが作成されています。
タスクを作成するときに探しやすいようにカテゴリが作成されています。
「タスク作成アクセス制限」はユーザーやグループによりカテゴリが表示されたりされなかったりします。
「モデル管理機能アクセス制限」は管理者以外のユーザーやグループメンバーがモデルの作成・変更を行えます。
3. ロール
設定画面の「モデル管理」>「ロール管理」にロールが作成されています。
ロールを考えるときに同時に知っておく必要があるのが、組織ツリーです。
Gluegent Flow では Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Gate のグループを使って組織ツリーを表現しています。
ユーザーはグループ選択パネルを使って組織ツリーからグループやユーザーを検索・選択します。
経路の担当者はグループ選択パネルから個別に設定する方法と、ロールを使って自動的に設定する方法の 2 通りがあります。
ロール管理で複数のロールが作成されている場合は、モデルで使われていることが考えられます。どこで使われているか確認しておきましょう。
4. シーケンス
設定画面の「モデル管理」>「シーケンス管理」にシーケンスが作成されています。
ユーザーが作成したタスクには「タスク番号」が割り振られます。例:20220501-00001
シーケンスが作成されている場合はモデルごとにシーケンスが割り当てられ、そのルールにしたがった採番方法でタスク番号が割り振られています。
5. マスター管理
設定画面の「モデル管理」>「マスター管理」にマスターデータが作成されています。
入力フォームのタイプで選択式のものは、入力フォーム側で(a)直接値を設定されたもの、(b)スプレッドシートで設定されたもの、(c)CSV で設定されたものと、この画面で作成されたマスターデータを設定されたものの 2 種類あります。
マスターデータが作成されている場合は、各モデルの選択式の入力フォームで使用されています。
ごみ箱アイコンが表示されているものはモデルで使われていません。
利用できるユーザーが制限されているかを把握する
Google Workspace / Microsoft 365 と Gluegent Flow のライセンス数が同じ場合は、「利用ユーザー選択」は利用する必要はありませんが、Gluegent Flow のライセンス数を少なく契約している場合は、ここで制限をしている可能性があります。
設定画面の「利用ユーザー選択」で「利用ユーザー選択を行う」が選択されている場合は、Gluegent Flow を利用できるユーザー・できないユーザーを制限しています。
また、この方法以外にも利用できるユーザーが制限できますので、どのように制限を実現しているかご確認ください。
→利用ユーザーの管理方法(Google Workspace 編)
作成されたタスクを確認する
作成されたタスクデータは設定画面の「タスクデータ一覧」で確認できます。検索条件を指定してタスクを検索したり、代理で処理をしてください。
サポートへ問い合わせる
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