複数人でグルージェントフロー（Gluegent Flow）を管理 / 運用する場合、一般ユーザーの方も管理者として操作する必要が出てくると思います。
また、あるカテゴリについては、特定の部署にモデルの管理を任せるということも可能です。その場合、管理者でないユーザーの方に権限を付与し、そのカテゴリ内でのみモデルの追加 / 編集 / 削除が行えるようアクセス制限をかけます。さらに、タスクの作成に関しても、その部署の方のみ申請できるなど制限をかけることができます。
ここでは、複数のユーザーに Gluegent Flow の管理者権限を付与する方法のご紹介と、カテゴリへのアクセス制限について説明します。
Google Workspace / Microsoft 365 の管理者権限を付与する
Google Workspace の特権管理者 と Microsoft 365 のグローバル管理者は Gluegent Flow の管理者権限を持ちます。
Gluegent Flow の管理者権限を付与したい場合は、対象ユーザーに Google Workspace の特権管理者権限 / Microsoft 365 のグローバル管理者権限を付与してください。
ただし、Google Workspace / Microsoft 365 に対する強い権限を付与することになりますので、ご注意ください。
詳しくは Gluegent Flow の管理者権限について （Google Workspace / Microsoft 365 の管理者権限を持つユーザー）をご覧ください。
一般ユーザーに Gluegent Flow の管理者権限を付与する
Google Workspace / Microsoft 365 の管理者権限を付与せず、一般ユーザーに Gluegent Flow の管理者権限のみを付与したい場合、Google Workspace や Microsoft 365 にGluegent Flow の管理者グループを作成します。
そのグループにユーザーを登録することで、Gluegent Flow の管理者権限を付与することができます。詳細な設定については Gluegent Flow の管理者権限について （Gluegent Flow 管理者グループのメンバー）をご覧ください。
カテゴリにアクセス制限を設定する
ここでは以下のような場面を想定し、カテゴリにアクセス制限をかける方法を説明します。
「このモデルだけ、一般ユーザーの A さんでもモデル編集できるようにしたい」
→「モデル管理機能アクセス制限」で説明しています。
「このモデルからタスクを作成できるのは、総務部のユーザーだけにしたい」
→「タスク作成アクセス制限」で説明しています。
モデル管理機能アクセス制限
総務部に所属するユーザーが「物品購入申請」モデルを編集できるようにしましょう。
「総務カテゴリ」の鉛筆マークをクリックします。
「モデル管理機能アクセス制限」で「対象のみ表示」をクリックし、「対象者を追加」をクリックします。
「総務部」を選択し、「OK」をクリックします。
「OK」をクリックします。これで、モデル管理機能アクセス制限を設定できます。
総務部以外に所属する一般ユーザーには、「総務カテゴリ」とそのモデルはモデル一覧画面に表示されません。
総務部ユーザーでログインすると、モデル一覧画面で「総務カテゴリ」が表示され、カテゴリ内にある「物品購入申請」モデルを編集できます。
タスク作成アクセス制限
「物品購入申請」モデルからタスクを作成できるユーザーを総務部のみにしましょう。
「カテゴリ管理」をクリックし、カテゴリ管理画面を開きます。
「物品購入申請」モデルは、「総務カテゴリ」に設定されています。
「総務カテゴリ」の鉛筆マークをクリックします。
「タスク作成アクセス制限」で「対象のみ表示」をクリックし、「対象者を追加」をクリックします。
「総務部」を選択し、「OK」をクリックします。
「OK」をクリックします。これで、タスク作成アクセス制限を設定できます。
総務部以外に所属するユーザーでログインし、タスクを作成するモデル選択画面を表示すると、「総務カテゴリ」は一覧に表示されません。
総務部ユーザーでログインすると、モデル選択で「総務カテゴリ」が表示され、カテゴリ内にある「物品購入申請」タスクを作成できます。
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 6 月時点のものです。