複数人でGluegent Flow を管理/運用する場合、システム管理者以外の方も管理者として操作する必要が出てくると思います。
また、あるカテゴリについては、特定の部署にモデルの管理を任せるということも可能です。その場合、管理者でないユーザーの方に権限を付与し、そのカテゴリ内でのみモデルの追加/編集/削除が行えるようアクセス制限をかけます。さらに、タスクの作成に関しても、その部署の方のみ申請できるなど制限をかけることができます。
ここでは、複数名へのGluegent Flow の管理者権限を付与する方法のご紹介と、カテゴリへのアクセス制限について説明します。
複数名へGluegent Flow の管理者権限を付与する
Gluegent Flowの管理者権限で行える内容を複数人で行う場合、Google WorkspaceやMicrosoft 365にGluegent Flowの管理者グループを作成し、そのグループにユーザーを登録することで、実現することができます。詳細な設定については Gluegent Flowの管理者権限について をご覧ください。
カテゴリにアクセス制限を設定する
ここでは以下のような場面を想定し、カテゴリにアクセス制限をかける方法を説明します。
「このモデルだけ、一般ユーザーの A さんでもモデル編集できるようにしたい」
→「モデル管理機能アクセス制限」で説明しています。
「このモデルからタスクを作成できるのは、総務部のユーザーだけにしたい」
→「タスク作成アクセス制限」で説明しています。
モデル管理機能アクセス制限
総務部に所属するユーザーが「物品購入申請」モデルを編集できるようにしましょう。
「総務カテゴリ」の鉛筆マークをクリックします。
「モデル管理機能アクセス制限」で「対象のみ表示」をクリックし、「対象者を追加」をクリックします。
「総務部」を選択し、「OK」をクリックします。
「OK」をクリックします。これで、モデル管理機能アクセス制限を設定できます。
総務部以外に所属する一般ユーザーには、「総務カテゴリ」とそのモデルはモデル一覧画面に表示されません。
総務部ユーザーでログインすると、モデル一覧画面で「総務カテゴリ」が表示され、カテゴリ内にある「物品購入申請」モデルを編集できます。
タスク作成アクセス制限
「物品購入申請」モデルからタスクを作成できるユーザーを総務部のみにしましょう。
「カテゴリ管理」をクリックし、カテゴリ管理画面を開きます。
「物品購入申請」モデルは、「総務カテゴリ」に設定されています。
「総務カテゴリ」の鉛筆マークをクリックします。
「タスク作成アクセス制限」で「対象のみ表示」をクリックし、「対象者を追加」をクリックします。
「総務部」を選択し、「OK」をクリックします。
「OK」をクリックします。これで、タスク作成アクセス制限を設定できます。
総務部以外に所属するユーザーでログインし、タスクを作成するモデル選択画面を表示すると、「総務カテゴリ」は一覧に表示されません。
総務部ユーザーでログインすると、モデル選択で「総務カテゴリ」が表示され、カテゴリ内にある「物品購入申請」タスクを作成できます。
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 6 月時点のものです。