Google Workspace に対する操作を行う自動処理では、自動処理を実行するユーザーが鍵になります。
このマニュアルでは、自動処理の実行とユーザーの権限について解説します。
注意：
グルージェントフロー（Gluegent Flow）から共有ドライブをご利用するに当たり、制限事項があります。詳細は下記リンクからご確認ください。
共有ドライブに関する制限事項
添付ファイルアップロード自動処理
ドライブ共有設定自動処理
スプレッドシート行追加・スプレッドシート複数行追加自動処理
ドライブファイルのコピー自動処理
ドライブファイルの移動自動処理
添付ファイルアップロード自動処理
ファイルアップロード
添付ファイルアップロード自動処理では、ファイルのオーナーを設定します。
この自動処理実行時にファイルをアップロードするのは「オーナー」に設定されたユーザーです。
フォルダが未設定の時は、ファイルはオーナーのマイドライブにアップロードされます。
アップロード先のフォルダ
アップロード先のフォルダを指定するときは「フォルダ」の虫めがねアイコンをクリックします。
フォルダ選択画面が表示されます。このとき表示されるのはモデルを編集しているユーザーが閲覧以上の権限を持っているフォルダです。
上述の通り、ファイルをアップロードするのは「オーナー」に設定されたユーザーです。このため、フォルダの権限が適切でない場合、自動処理の実行は失敗します。
フォルダにファイルをアップロードできるのは管理者、コンテンツ管理者、投稿者に設定されたユーザーです。
ドライブ共有設定自動処理
ドライブ共有設定自動処理では、ファイルのオーナー・編集者・閲覧者を設定します。
自動処理実行時に各権限の変更を行うのは、自動処理が設定された経路で処理を行ったユーザーです。
共有ドライブにはオーナーの概念はないため、オーナーの設定はできません。
自動処理が設定された経路の処理者が対象ファイルへの権限を付与します。
経路の処理者が対象ファイルの編集権限を持っていない場合、エラーになります。
スプレッドシート行追加・スプレッドシート複数行追加自動処理
スプレッドシート行追加自動処理・スプレッドシート複数行追加自動処理では出力対象のスプレッドシートを指定します。
ここでは「直接ドライブの項目を設定」を選択し、虫めがねアイコンをクリックしてスプレッドシートを選択したときの権限について説明します。
Point1:選択画面で表示されるスプレッドシートの基準
虫めがねアイコンをクリックするとスプレッドシートの選択画面が表示されます。
ここで表示されるのはモデルを編集しているユーザーが閲覧以上の権限を持っているスプレッドシートです。
Point2:自動処理に記録される「自動処理実行者」
この自動処理では、虫めがねアイコンをクリックしてスプレッドシートを選択したユーザーの情報を記憶します。
記憶したユーザーの情報は「保存」をクリックした時に確定されます。
Point3:スプレッドシートに書き込むユーザー
自動処理実行時にスプレッドシートに書き込みを行うのはモデルを保存した時に記憶しているスプレッドシートを選択したユーザーです。
このため、出力対象のスプレッドシートには、モデル保存時に記憶していたユーザーの編集権限が必要です。
当時のユーザーを削除したり、当時のユーザーの編集権限を剥奪した場合、自動処理が失敗します。
また、スプレッドシートを更新するユーザーには Gluegent Flow が利用できる組織・グループに所属している必要があります。
関連：利用ユーザーの管理方法（アプリランチャーに表示しない）
重要：
スプレッドシート側で権限が変更されても、そのままでは自動処理の設定には新しい権限情報は更新されません。
対象のスプレッドシートの権限情報が変更された場合は、モデル編集画面内の自動処理設定画面で、虫めがねアイコンをクリックしてスプレッドシートを選択し直してください。これによりスプレッドシートの新しい処理実行者情報が更新されます。変更内容はモデルの保存時に確定されます。
Point4:自動処理が失敗したときの解消方法
「当時の」ユーザーの編集権限を剥奪すると、自動処理の実行が失敗します。
失敗した自動処理は「自動処理結果」で再実行できますが、そのままではエラーは解消しません。再実行で「成功」にするためには、スプレッドシートの「当時の」ユーザーに編集権限を付与してください。
すでにユーザーを削除してしまった場合は、ユーザーを復元するか、同じメールアドレスのユーザーを再作成し、そのユーザーに編集権限を付与してください。
Point5:タスク一覧でのエラーの解消方法
「当時の」ユーザーを削除したり編集権限を剥奪すると、モデル一覧やモデル編集画面でメッセージが表示されます。
モデル一覧
モデル編集画面
モデル編集画面 - 経路
これを解消するためには、モデル編集画面の経路にて自動処理の設定画面を開き、スプレッドシートを再度指定し直してください。「保存」をクリックすることで解消します。
ドライブファイルのコピー自動処理
「入力フォームの項目を指定」を選択した場合、ファイルをコピーするのは、選択されたドライブ項目でファイルを選択したユーザーです。
コピーされたファイルはコピー元ファイルと同じ場所に作成されます。
「直接ドライブの項目を指定」を選択した場合、ファイルをコピーするのはモデル編集画面でファイルを選択したユーザーです。
ドライブファイルの移動自動処理
移動先のフォルダを指定するため、「移動先のフォルダー」の虫めがねアイコンをクリックします。
フォルダ選択画面が表示されます。このとき表示されるのはモデルを編集しているユーザーが閲覧以上の権限を持っているフォルダです。
移動対象ファイルが共有ドライブに格納されている場合、この自動処理実行時にファイルを移動するのは、対象の入力フォームにドライブファイルを添付したユーザーです。
入力フォームにドライブファイルを添付する経路と、ドライブファイルの移動自動処理が異なっている場合、ファイルを移動するのは、経路の処理を実行したユーザーではなくファイルを添付する経路の担当者です。
移動元フォルダのコンテンツ管理者権限以上、移動先フォルダの投稿権限以上を持っていない場合、自動処理の実行は失敗します。