モデルの作成が完了したら、作成したモデルを使って申請してみましょう。
業務で使用する各種申請書に必要事項を入力して、定められた担当者に提出するように、Gluegent Flow でも申請を行います。
Gluegent Flow ではモデルを使って作成されたワークフローデータを「タスク」と呼んでいます。
タスクは 1 人のユーザーが作成し、各経路に割り当てられた担当者に処理を依頼します。それぞれの経路の担当者が処理を行い最後まで進めることでタスクが完了します。
このマニュアルではタスクの作成、処理を通して、各種帳票・申請書の申請や承認の方法をご紹介します。
それでは早速タスクを作成してみましょう。
1. 新規タスクの作成（申請）
Gluegent Flow にログインします。
画面左上の「作成」をクリックします。
情報：
前回のマニュアルから続けて操作する場合は、先にギアアイコンをクリックし「ホーム」をクリックしてください。
前回のマニュアルで作成した「休暇申請」モデルをクリックします。
モデルをクリックするとタスク作成画面が表示されます。
タスクを新規作成するとき、一番最初の経路「申請」にはログインしているユーザーの名前が入ります。承認待ち・決裁待ちの経路には誰も入っていません。
今回はタスク作成・承認の流れを確認するのが目的なので、各経路の担当者には自分自身を設定します。
「承認待ち」「決裁待ち」経路の「自分を追加」をクリックします。
入力フォームの「事由」には「私用のため」と入力します。
「開始日」の入力欄をクリックし、任意の日付をクリックします。
「終了日」も「開始日」と同様に任意の日付を指定します。
最後に、「申請」をクリックします。
これでタスク作成が完了しました。
タスク作成が完了すると、「作成済み」の一覧画面に遷移します。
また、タスク作成が実行された旨のメールが送信されます。
2. タスクの処理（承認・決裁）
申請に続く経路「承認待ち」の担当者には、承認の処理を求めるメールが送信されます。
「処理する」をクリックすると Gluegent Flow に遷移し、対象のタスクが表示されます。
「承認待ち」の入力フォーム(承認画面)が表示されます。
今回のモデルでは「承認待ち」経路での入力欄はありません。
表示されている内容を確認し、「承認」「却下」「差し戻し」を行います。今回は「承認」をクリックします。
申請のときと同様、承認が行われた旨のメールが「承認待ち」の担当者に送信されます。
次の経路「決裁待ち」の担当者へ、決裁の処理を求めるメールが送信されます。
処理待ちのタスクは、タスク一覧画面の「未処理」からも確認できます。
「未処理」をクリックし、決裁待ちのタスクをクリックします。
入力内容を確認し、「決裁」をクリックします。
これで、回ってきたタスクの決裁ができました。
承認、決裁など、処理したタスクは「処理済み」から確認できます。
タスク一覧の「未処理」や「処理済み」などのどこに何が表示されるかの詳細は「タスク一覧の「未処理」や「処理済み」には何が表示されますか」をご参照ください。
以上、タスク作成・タスク処理の流れをご紹介しました。
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 6 月時点のものです。