Gluegent Flow のインストールと初期設定が完了したら早速ワークフローを作成してみましょう。
業務で使用するワークフローには、「交通費申請」「稟議書」などのような申請書があり、入力された申請書は「最初に課長に提出し、課長は部長に提出する」というようなルールがあります。
Gluegent Flow ではこれを「モデル」と呼んでいます。
モデルには、誰がどのタイミングで処理をするかという処理の流れを表す「経路」と、それぞれの経路で必要な情報を入力・表示する「入力フォーム」があります。
モデルは「基本情報」「経路」「入力フォーム」の 3 つで構成されています。
- 基本情報 — モデル名、説明等の情報
- 経路 — 起票から決裁完了までの、承認の流れ
- 入力フォーム — 帳票の入力項目
今回はこの構成に沿って休暇申請モデルを作成してみましょう。
1. モデルを作成する
モデル作成画面を開きます。
Gluegent Flow の画面右上のギアアイコンをクリックし、「設定」をクリックします。
設定画面の「モデル管理」＞「モデル一覧」をクリック、「新規作成」をクリックします。
モデル編集画面が開きます。
2. 基本情報の入力
モデル編集画面の「全般」では、モデルの名前を設定します。
「名前」にモデル名「休暇申請」を入力します。
入力したモデル名が左上に表示されます。
3. 経路の設定
経路とは、そのモデルが起票後、どのように承認が行われていくかを設定したものです。
「経路」をクリックすると、モデルの経路に関する設定を行う画面が開きます。
モデルを新規作成すると、「申請」「承認待ち」「決裁待ち」の経路が予め設定されています。
経路は申請書に沿った設定を行うことができますが、今回は変更せずにこのままの経路でモデルを作成しましょう。
4. 入力フォームの作成
入力フォームとは、帳票の入力欄のことです。
今回は「事由」「開始日」「終了日」の入力欄を追加したいので、入力フォームの「テキスト」と「日付」を使います。
「入力フォーム」をクリックします。
モデルを新規作成すると、「テキスト1」という入力フォームが予め設定されています。
この入力フォームの名前を「事由」に書き換えます。
「＋」をクリックして、入力フォームを追加します。
入力フォームの選択画面が表示されます。
追加したい入力フォームの説明欄および「＋」をクリックすると、入力フォームが追加されます。
「日付」を 2 回クリックして「開始日」と「終了日」の 2 つ分追加します。
「閉じる」をクリックします。
一覧に追加された入力フォーム名をクリックすると、その入力フォーム情報が右側に表示されます。
追加された「日付1」をクリックし、名前を「開始日」に変更します。
名前を入力すると、左側の一覧に反映されます。
同様に「日付2」をクリックし、名前を「終了日」に変更します。
以上でモデルが完成しました。
5. プレビューを見る
この時点でモデルの状態をプレビュー画面で見てみましょう。
経路と入力フォームが正しく設定できているか確認するために、このプレビューを活用してください。
画面上部の「プレビュー」をクリックします。
作成したモデルが実際に使われる状態で表示されます。
画面左側に表示されているのが経路、右側に表示されているのが入力フォームです。
画面左上にある経路名を選択すると、経路ごとの入力フォームの状態が確認できます。
画面右上の「×」または画面右下の「閉じる」をクリックするとモデル編集画面に戻ります。
6. モデルを保存する
画面上部の「保存」をクリックして作成したモデルを保存します。
モデル一覧画面に戻り、作成されたモデルが表示されます。
以上、モデル作成の流れを簡単にご紹介しました。
続いて作成したモデルを使って申請してみましょう。
※本記事の画面キャプチャーおよび動画の内容は2023 年 6 月時点のものです。