作成したモデルをすぐに使うと、思わぬ誤動作や誤った設定によりトラブルが発生することがあります。ユーザーが使い始めてからのトラブルは業務への支障をきたすこととなります。モデルの運用を開始する前に十分なテストを行い、スムーズな運用開始となるようにしましょう。本項ではモデルの作成前から運用開始までの準備について紹介します。
運用開始前のカテゴリを作成する
運用開始前のモデルをユーザーに見せないために、自分自身やモデルの作成担当メンバー、テスト用ユーザーだけに表示されるカテゴリを作成しましょう。
Gluegent Flow の画面右上のギアアイコンをクリックし、「設定」をクリックします。
設定画面の「モデル管理」＞「カテゴリ管理」をクリックします。「新規作成」をクリックします。
カテゴリの名前を入力します。「タスク作成アクセス制限」を設定し、「OK」をクリックします。
モデルを作成する際には、上で作成したカテゴリを選択します。
モデルをテストする
作成したモデルを使い、実際にタスクを作成します。各経路の担当者・入力フォームの表示 / 非表示・自動処理などのチェックを行います。
ロールにより正しく担当者が割り当てられるか
ロールが正しく設定されていないことにより、作成時にロールが割り当てられない、ということが無いようにします。ロールが正しく動作するかのテストのため、テストを行うユーザーを各グループのメンバーに追加します。テストを行うユーザーは、作成を行うユーザーの所属するグループに所属します。
こうすることにより、タスクを作成したときに正しく担当者が割り当てられているかを確認できます。テスト用ユーザーでタスクを作成時、「所属グループ」でグループを選択します。
以下の例は、承認待ちは課長、決裁待ちは部長のロールが設定されています。
| 営業1課 | 営業2課 | 営業部 |
|---|---|---|
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営業部の人が作成した場合、承認待ちは担当者が割り当てられません。そこで、担当者が割り当てられていない場合は承認待ちのスキップが自動的にオンになるように設定します。
モデル編集画面の「経路」にて「承認待ち」を選択します。「以下の場合、スキップを許可する」を選択します。
各経路で入力フォームの表示 / 非表示が正しく設定されているか
各経路でそれぞれの入力フォームの表示 / 非表示および編集可否が正しく設定されているかをテストします。実際にテストユーザーでタスクを作成し、各経路で入力フォームの状況をチェックします。この時、各経路の担当者にロールを指定していると、実際の担当者に処理依頼メールが届いてしまいます。一時的にロールの指定を解除し、テストユーザーが担当者に割り当たるように設定するか、予め実際の担当者に周知しておきます。
設定状況が以下の場合を例にします。
| 項目名 | 経路ごとの表示・編集設定 |
|---|---|
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日付 |
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報告内容 |
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承認者コメント |
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実際にタスクを作成し、処理を進めた際のそれぞれの経路
| 項目名 | 画面イメージ |
|---|---|
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申請 |
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承認待ち |
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決裁待ち |
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自動処理が正しく設定されているか
各経路・各処理で設定された自動処理が正しく設定されているかをテストします。実際にテストユーザーでタスクを作成し、各経路・各処理で自動処理の実行状況をチェックします。この時、各経路の担当者にロールを指定していると、実際の担当者に処理依頼メールが届いてしまいます。一時的にロールの指定を解除し、テストユーザーが担当者に割り当たるように設定するか、予め実際の担当者に周知しておきます。自動処理の結果は「自動処理結果」にて確認できます。
テストを行い、作成したモデルに問題がないことを確認してからモデルの運用を開始しましょう。