Google Workspace に対する操作を行う自動処理では、自動処理を実行するユーザーが鍵になります。
このマニュアルでは、自動処理の実行とユーザーの権限について解説します。
注意：
Gluegent Flowから共有ドライブをご利用するに当たり、制限事項があります。詳細は下記リンクからご確認ください。
共有ドライブに関する制限事項
ドキュメント作成自動処理
添付ファイルアップロード自動処理
ドライブ共有設定自動処理
スプレッドシート行追加・スプレッドシート複数行追加自動処理
ドライブファイルのコピー自動処理
ドライブファイルの移動自動処理
ドキュメント作成自動処理
ドキュメント作成自動処理では、ファイルのオーナーを設定します。
この自動処理実行時にドキュメントを作成するのはここで設定されたオーナーです。
ドキュメントはオーナーのマイドライブに作成されます。
添付ファイルアップロード自動処理
ファイルアップロード
添付ファイルアップロード自動処理では、ファイルのオーナーを設定します。
この自動処理実行時にファイルをアップロードするのはここで設定されたオーナーです。
ファイルはオーナーのマイドライブにアップロードされます。（「フォルダ」が未設定のとき）
アップロード先のフォルダ
アップロード先のフォルダを指定するときは「フォルダ」の虫めがねアイコンをクリックします。
フォルダ選択画面が表示されます。このとき表示されるのはモデルを編集しているユーザーが閲覧以上の権限を持っているフォルダです。
上述の通り、ファイルをアップロードするのはここで設定されたオーナーです。このため、フォルダの権限が適切でない場合、自動処理の実行は失敗します。
ドライブ共有設定自動処理
ドライブ共有設定自動処理では、ファイルのオーナー・編集者・閲覧者を設定します。
自動処理実行時に各権限の変更を行うのは、対象のファイルの現在のオーナーです。
変更後のオーナーに別のユーザーが指定されている場合、今のオーナーは編集者になります。
今のオーナーが新しいオーナーや編集者・閲覧者を設定しているため、今のオーナーを閲覧者にするということはできません。
スプレッドシート行追加・スプレッドシート複数行追加自動処理
スプレッドシート行追加自動処理・スプレッドシート複数行追加自動処理では出力対象のスプレッドシートを指定します。
ここでは「直接ドライブの項目を設定」を選択し、虫めがねアイコンをクリックしてスプレッドシートを選択したときの権限について説明します。
Point1:選択画面で表示されるスプレッドシートの基準
虫めがねアイコンをクリックするとスプレッドシートの選択画面が表示されます。
ここで表示されるのはモデルを編集しているユーザーが閲覧以上の権限を持っているスプレッドシートです。
つまり、モデル編集画面を開いているユーザーが「オーナー」のスプレッドシートと「編集権限」を持つスプレッドシートが表示されます。
Point2:自動処理に記録される「オーナー」
この自動処理では、虫めがねアイコンをクリックしてスプレッドシートを選択した時に、スプレッドシートのオーナーの情報を記憶します。
記憶したオーナーの情報は「保存」をクリックした時に確定されます。
Point3:スプレッドシートに書き込むユーザー
自動処理実行時にスプレッドシートに書き込みを行うのはモデルを保存した時に記憶しているスプレッドシートのオーナーです。
スプレッドシートの「現在の」オーナーではありません。スプレッドシートのオーナーが変わっても、スプレッドシートに書き込みを行うのは「当時の」オーナーです。
このため、出力対象のスプレッドシートには、モデル保存時に記憶していたスプレッドシートのオーナーへの編集権限が必要です。
スプレッドシートのオーナーを変更し、当時のオーナーの編集権限を剥奪した場合、自動処理が失敗します。
また、スプレッドシートを更新するユーザーには Gluegent Flow が利用できる組織・グループに所属している必要があります。
関連：利用ユーザーの管理方法（アプリランチャーに表示しない）
重要：
スプレッドシート側でオーナー・権限が変更されても、そのままでは自動処理の設定には新しいオーナー・権限情報は更新されません。
対象のスプレッドシートの権限情報が変更された場合は、モデル編集画面内の自動処理設定画面で、虫めがねアイコンをクリックしてスプレッドシートを選択し直してください。これによりスプレッドシートの新しいオーナー情報が更新されます。変更内容はモデルの保存時に確定されます。
Point4:自動処理が失敗したときの解消方法
「当時の」オーナーの編集権限を剥奪すると、自動処理の実行が失敗します。
失敗した自動処理は「自動処理結果」で再実行できますが、そのままではエラーは解消しません。再実行で「成功」にするためには、スプレッドシートの「当時の」オーナーに編集権限を付与してください。
Point5:タスク一覧でのエラーの解消方法
「当時の」オーナーの閲覧権限を剥奪すると、モデル一覧やモデル編集画面でエラーメッセージが表示されます。
モデル一覧
モデル編集画面
モデル編集画面 - 経路
これを解消するためには、モデル編集画面の経路にて自動処理の設定画面を開き、スプレッドシートを再度指定し直してください。「保存」をクリックすることで解消します。
ドライブファイルのコピー自動処理
この自動処理実行時にファイルをコピーするのは、コピー元ファイルのオーナーです。
コピーされたファイルはオーナーのマイドライブに作成されます。
情報：
共有ドライブのファイルをコピーする場合は設定により異なります。
・「入力フォームの項目を指定」を選択した場合
→選択されたドライブ項目でファイルを選択したユーザーが操作したものとしてコピーします
・「直接ドライブの項目を指定」を選択した場合
→モデル編集画面でファイルを選択したユーザーが操作したものとしてコピーします
ドライブファイルの移動自動処理
移動先のフォルダを指定するため、「移動先のフォルダー」の虫めがねアイコンをクリックします。
フォルダ選択画面が表示されます。このとき表示されるのはモデルを編集しているユーザーが閲覧以上の権限を持っているフォルダです。
この自動処理実行時にファイルをコピーするのは、移動対象ファイルのオーナーです。
移動先フォルダの編集権限を持っていない場合、自動処理の実行は失敗します。
注意：
共有ドライブのファイルを別の共有ドライブへ移動する場合、移動元と移動先の共有ドライブ両方に「管理者」権限が必要です。