共有アドレス帳には ルートグループを設定する画面があります。
ルートグループとは、共有アドレス帳が組織構造を把握する際の起点として利用する Google のグループのことです。下の図の「全社」がこれにあたります。
Google Workspace で、それぞれの組織に該当するグループ（全社、営業部、総務部、営業1課、営業2課、経理課）を作成します。
グループを作成したら、階層構造を作るために、各グループに下位組織に当たるグループをメンバーとして登録します。
上記の例では、
全社グループのメンバーは営業部、総務部
営業部グループのメンバーは営業1課、営業2課
総務部グループのメンバーは経理部
各ユーザーを所属部署に合わせてメンバーとして登録します。
営業部に部長としてAさん、秘書としてBさん
営業1課にEさん、Hさん
のように登録します。
Google Workspace のグループについては以下のヘルプ記事を参照して下さい。
こうして、作成した組織ツリーのルートとなる全社グループを共有アドレス帳の管理画面でルートグループに設定します。
※この作業は Google Workspace の特権管理者権限を持つユーザーで行なって下さい。
- Gmail などからアプリ(Google 画面右上の■が 9 つのアイコン)をクリックし、「もっと見る」をクリックします。
- 「Gluegent Addressbook」をクリックします。
- 画面右上のギアアイコンをクリックし、「ドメイン設定」をクリックします。
- 設定画面が開きます。
ルートグループに登録したグループが共有アドレス帳に反映されるのは毎朝 4 時から開始されるグループキャッシュの更新後となります。