Gluegent Flow ではアーカイブされたタスクデータ、添付ファイルをローカルの PC にダウンロードする「アーカイブダウンロードツール」を提供しています。
重要：
- アーカイブダウンロードツールは Gluegent Flow のBusiness・Premium プランでは追加料金不要でご利用いただけます。
- Legacy プラン / Gluegent Flow Plus をご契約いただいた場合は、別途費用を頂戴いたします。
- ご利用いただくには別途お申し込みが必要です。
- ダウンロード対象のタスクデータはご契約のプランにより異なります。
Business・Premium → プランご契約開始後のタスクデータ
Legacy・Plus → アーカイブオプションのご契約後のタスクデータ
*本オプションをお申し込み後、弊社にて設定作業を行います。この設定作業が完了した後に作成・更新されたタスクデータがダウンロード対象となります。
Business・Premium プランをご契約前のデータをアーカイブ対象としたい場合は別途費用を頂戴いたします。 - この機能は Gluegent Flow for SB Edition ではご利用いただけません。
目次
アーカイブダウンロードツールの機能
アーカイブダウンロードツールでは以下の機能を提供します。
- アーカイブされたタスクデータを PDF 形式でダウンロード
- アーカイブされた添付ファイルをダウンロード
Gluegent Flow の以下の機能でタスクデータをアーカイブします。
- タスクを処理するタイミングで入力フォーム内容、履歴を保存します
- 入力フォームに添付ファイルがあった場合、添付ファイルを保存します
準備
アーカイブダウンロードツールのご利用は別途お申し込みが必要です。弊社営業担当者までご連絡ください。
ご利用をお申し込みいただいてから、7 営業日以内にメールにてアーカイブダウンロードツールのダウンロードリンクをお送りします。
文面に記載された URL をクリックし、ツールをダウンロードしてください。
ご提供 はGoogle ドライブの共有にて行います。URL をクリックすると Google ドライブに遷移します。
画面右上のダウンロードアイコンをクリックし、PC の任意のフォルダにダウンロードしてください。
ダウンロードされたファイルは Zip で圧縮されています。PC にインストールされた解凍ツールを使い、解凍してお使いください。
重要：
Windows では解凍せずにフォルダの内容の参照やファイルの実行ができますが、正しく動作しませんので必ず解凍した上でご利用ください。
バックアップツールを実行するためには Java Runtime Environment(JRE) バージョン 8 以降のインストールが必要です。
https://www.java.com にアクセスし、インストールを行ってください。
クリック後、画面の指示に従い、適切な OS のファイルをダウンロードし、ダウンロードしたファイルを実行して Java をインストールしてください。
※インストールに関する情報は Java のヘルプ をご参照ください。
実行する
解凍したダウンロードツールの bin フォルダにある main.bat (Windows 用)、または main (Mac / Linux 用) ファイルを実行します。
※Windows の設定により.bat が表示されない場合があります。ファイルの種類で「Windows バッチファイル」がWindows 用ファイルです。
Windowsの場合
main.bat ファイルをダブルクリックします。
黒い画面が表示され、ダウンロード状況が表示されます。
ダウンロードが終了すると黒い画面は消えます。
Macの場合
ターミナルを起動します。
main をターミナル画面上にドラッグ & ドロップします。
Enter キーを押下して実行します。
1 回の実行で、タスクデータ、添付ファイルがすべてダウンロードされます。次回実行時には 1 回目の実行以降に新規作成・更新のあったタスクデータ・添付ファイルの差分のみがダウンロードされます。
情報：
- ダウンロード対象期間を設定した場合はその期間に該当するもののみダウンロードします。
→設定ファイル(queryStartDate / queryEndDate) - 実行ファイルのダブルクリックの他、コマンドプロンプト / シェルスクリプトによる実行も可能です。コマンドプロンプト / ターミナルを開き、main.bat / main をドラッグ&ドロップして実行してください。
- Mac の場合、初回実行時にセキュリティ設定によりツールが実行されない場合があります。
その場合は、システム設定＞プライバシーとセキュリティで「このまま開く」をクリックしてください。
警告：
- main.bat、main ファイルは解凍したフォルダから移動しないでください。正常に動作しなくなります。
- WIndows 環境では、ツールの格納先フォルダにスペースが含まれているとダウンロードに失敗します。
例：C:¥Program Files¥gw-archive-dl-tool-1.0.19-example.com
D:¥archive tool¥gw-archive-dl-tool-1.0.19-example.com - Windows 環境では、ツールの格納先フォルダに全角文字が含まれているとダウンロードに失敗します。
ダウンロードファイルの保存先
ツールを実行しダウンロードが実行されると、archive フォルダが作成されます。
archive フォルダ内にツールを実行した日付・時刻のフォルダ (YYYY-MM-DD-HHMMSS) が作成されます。
作成されたフォルダ内に更に docs フォルダと attachment フォルダが作成されます。
docs フォルダには PDF ファイルが保存され、attachment フォルダには添付ファイルがそれぞれ保存されます。
2 回目以降の実行時はすでに作成された archive フォルダに新しく日付・時刻のフォルダが作成され、同様にdocs / attachment フォルダが作成されます。ダウンロード対象のファイルが 1 件もなかった場合も、これらのフォルダが作成されます。
ダウンロードファイル
docs フォルダにダウンロードされた PDF ファイルは「タスクの件名(タスク番号).pdf」の形式で作成されています。
archive
└2023-10-24-115953
└docs
└稟議申請(20231012-00001).pdf
attachment フォルダにダウンロードされた添付ファイルは「タスクの件名(タスク番号)」フォルダ配下に作成されています。
archive
└2023-10-24-115953
└attachment
└稟議申請(20231012-00001)
├参考資料A.xlsx
└参考資料B.pdf
※設定によっては添付ファイルにタスクの件名・タスク番号が付与されない場合があります。必要な場合は弊社サポートへお知らせください。
PDFファイルのサンプル
- 画面右上
- タスク作成日と作成者
- 件名
- タスクの件名
- 申請タイプ
- モデル名
- 文書番号
- タスク番号
- 申請者
- タスク作成者
- 申請日時
- タスク作成年月日・時刻
- 入力情報
- 各入力フォームに入力された値
- 処理履歴
- 経路ごとの処理履歴
重要：
フォームのレイアウトは適用されません。
→モデルのレイアウトを作成する
ログ出力
ツールの実行後にログが出力されます。ログには以下の内容を出力します。
- ダウンロードしたタスクデータ名、添付ファイル名
- 保存したファイル名
- エラー内容（エラー発生時のみ）
ログは log フォルダに出力されます。
ログファイルのサイズが 200MB を超えると、新しいログファイルに切り替わります。古いログファイルはバックアップされます。
情報：
ツールが正しく動作しない場合は、当サポートへお問い合わせいただく際にこちらのログファイルをご提供ください。
ログファイルの出力先を変更したい場合は、config フォルダの logback.xml をテキストエディタで開き、対象箇所を修正してください。
- ログファイル出力先
15行目：<file>{ファイルパス}</file> - サイズの大きくなったログファイルの退避先
18行目：<FileNamePattern>{ファイルパス}</FileNamePattern>
注意：
設定が正しくない場合、ツールが正しく実行されませんので、変更する場合は、logback.xml をバックアップした上で編集してください。
設定ファイル
config フォルダに settings.properties があります。このファイルの内容は以下のとおりです。
| プロパティ名 | 詳細 |
|---|---|
|
account(変更不可) |
ダウンロードに使用するアカウントです。 |
|
docsFolderId(変更不可) |
タスクデータが保存されているアーカイブの ID を設定します。 |
|
attachmentFolderId(変更不可) |
添付ファイルが保存されているアーカイブの ID を設定します。 |
|
saveFolderPath |
ダウンロードしたファイルを保存する場所を設定します。設定値が未入力の場合は、ツールのある場所に「archive」というフォルダを作成し、保存します。 |
|
retry |
ダウンロード処理がエラーになった場合、再実行する回数を設定します。設定値が未入力の場合は 20 回実行します。 |
|
queryStartDate |
作成されたアーカイブのうちダウンロード対象となるファイルを作成日で指定します。例えば、queryStartDate=2014/07/01、queryEndDate=2014/07/31 と入力すると 2014/07/01 から 2014/07/31 に作成されたファイルをダウンロードします。設定値が未入力の場合はすべてのファイルがダウンロード対象となります。 |
|
proxyHost |
プロキシサーバーのIPアドレス |
|
proxyPort |
プロキシサーバーへの接続ポート |
Google API のエラーと対策
情報：
この機能は 1.0.15 以上のバージョンでのみ実行可能です。
ファイルのダウンロードには Google API を使用していますが、この API のエラーによりダウンロードに失敗することがあります。
ダウンロード失敗時は以下のログが出力されます。
|
2021/01/01 00:00:00 [main] ERROR c.g.a.w.a.t.d.docs.PdfDownloader - ダウンロードに失敗したのでスキップします。タイトル:[ Sample(20210101-00001) ] documentID:[ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ] |
ログは log フォルダに作成された gw_archive_dl_tool.log ファイルで確認できます。
API のエラーによりダウンロードがスキップされたファイルをダウンロードしたい場合は、以下の操作を行ってください。
対象ファイルリストを作成する
1. archive フォルダ直下に「id.list」という名前のファイルを作成します。
（設定ファイルで saveFolderPath を指定している場合はそのフォルダ内に作成してください。）
2. 作成した「id.list」ファイルをメモ帳などのテキストエディタで開きます。
3. 上記ログの documentID に記述されている ID (XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX の部分) を入力します。
複数出力されている場合は、1 ファイルずつ改行して入力します。
ツールを実行する
WIndows の場合
1. コマンドプロンプトを起動します。
スタートボタンをクリックし、検索ボックスに「cmd」を入力します。
表示された「コマンドプロンプト」をクリックします。
※コマンドプロンプトの起動方法は WIndows のヘルプ等をご参照ください。
2. 表示されたコマンドプロンプトの画面に main.bat ファイルをドラッグ & ドロップします。
3. コマンドプロンプトに表示されたファイルパスと main.bat の後ろに、半角スペースと「-i」を入力します。
4. Enter キーを押下します。
Mac の場合
ツール実行時のコマンド(main)に -i のパラメータを追加して実行します。
ダウンロード
ダウンロードが実行されます。
ダウンロード先は archive/yyyy-mm-dd-xxxxx/idlist フォルダ配下になります。
注意：
期間指定での実行は行われません。設定ファイルに queryStartDate、queryEndDate の値が入力されていても使用しません。
よくあるご質問
Q. ツールを連続して実行すると、どうなりますか？
A. ツールを実行すると日付・時刻のフォルダが作成され、その中にファイルがダウンロードされます。もう一度ツールを実行すると新しいフォルダが作成され、その中にファイルがダウンロードされます。2 回目の実行でダウンロードされるのは 1 回目に実行してから 2 回目に実行するまでの申請データ分だけです。（設定ファイルで[queryStartDate][queryEndDate]を設定している時はその期間の分のみダウンロードされます）
Q. 複数の PC でツールを実行できますか？
A. ツールは端末間でダウンロード有無を調整していません。そのため、別々の PC でダウンロードしても同じファイルがそれぞれダウンロードされます。
Q. 一度ダウンロードしたデータは、サーバー側で消えてしまいますか？
A. ダウンロードしてもデータは消えません。
Q. 一度ダウンロードしたデータは、もう一度ダウンロードできますか？
A. 一度ダウンロードされたファイルは再度ダウンロードしない様になっていますが、info.dat ファイルを削除すると、再度ダウンロードできます。
Q. タスクの更新のタイミングで PDF ファイルが作成されます。
A. 申請→承認→決裁と、処理が進むタイミングで PDF ファイルが更新されます。もし、最初のツール実行で申請後の PDF ファイルがダウンロードされていた場合、次の実行までの間に承認や決裁が行われると PDF ファイルが更新されます。ファイルが更新されたため、再度ダウンロードされます。
Q. 添付ファイルが承認・決裁のタイミングでダウンロードされません。
A. 上記の Q で処理が進むタイミングで PDF が更新されると回答していますが、添付ファイルは申請で添付されると承認・決裁では更新されません。そのため、申請と同じタイミングで作成された後は、更新されません。
Q. 1回のツール実行で同じタスクの PDF ファイルが作成されます。
A. PDF ファイルはタスクの作成時に作成され、次の経路からは更新されます。確実にアーカイブするため、もし、ファイルが作成されていなかった場合、次の経路で作成処理が実行されます。
稀に、タスク作成時のファイル作成処理が滞留することがあります。次の経路の処理がすぐに実行された場合、タスク作成時のファイル作成処理が間に合わず、次の経路でファイルが作成され、そのことで同じタスクのファイルが複数作成されます。
そのような場合は、クラウドコンシェルジュに対象ファイルの削除をご依頼ください。
Q. ツールの実行間隔が空くとエラーが発生します。
A. ツールの実行時に Google への認証を行っております。ツールの実行間隔が半年程度空くと認証が行えなくなりエラーとなります。
ツールの実行は 1 ヶ月に 1 回など決まったペースで実行してください。
エラーとなりダウンロードが行えない場合は、クラウドコンシェルジュにお知らせください。
Q. タスクデータ一覧で削除したタスクはダウンロードできますか。
A. 削除されたタスクデータもダウンロード対象です。
Q. ツールを使うために管理者などの権限が必要ですか。
A. ツールの利用には権限は必要ありません。どなたでもご利用いただけます。