「ドキュメント作成」と「添付ファイルアップロード」自動処理には「ドライブ項目名」という設定項目があります。
ここでは、「ドライブ項目名」の使い方についてご紹介します。
目次
ドライブ項目名とは
それぞれの自動処理では「ドライブ項目名」の説明として以下のように紹介されています。
ドキュメント作成自動処理
種別が「ドライブ」の入力フォームのみ選択できます。自動処理で作成されたドキュメントがここで選択された「ドライブ」項目に入力されます。
添付ファイルアップロード自動処理
種別が「ドライブ」の入力フォームのみ選択できます。アップロードされたファイルがここで選択された「ドライブ」項目に入力されます。
「入力フォーム」で「ドライブ」タイプの入力フォームを用意しておきます。自動処理が実行されると、このドライブタイプの入力フォームに作成されたドキュメントやアップロードされたファイルが設定されます。
実際の挙動
自動処理が実行された時の挙動を見てみましょう。
ドキュメント作成自動処理の場合
「入力フォーム」で「ドライブ」タイプの入力フォームを追加します。
自動処理の「ドライブ項目名」で「ドライブ」タイプの入力フォームを選択します。
タスクを作成した時点では「ドライブ」タイプの入力フォームには何も設定されていません。
申請後に自動処理が実行され、ドキュメントが作成されます。
承認経路では、作成されたドキュメントが「ドライブ」項目に追加されています。
添付ファイルアップロード自動処理の場合
「入力フォーム」で「ドライブ」タイプの入力フォームを追加します。
自動処理の「ドライブ項目名」で「ドライブ」タイプの入力フォームを選択します。
タスクを作成した時点では「ドライブ」タイプの入力フォームには何も設定されていません。
添付ファイルを添付し、申請します。
申請後に自動処理が実行され、添付ファイルがドライブにアップロードされます。
承認経路では、アップロードされたファイルが「ドライブ」項目に追加されています。
「ドライブ項目名」の使用目的
ドキュメント作成自動処理の場合
自動処理で作成されたドキュメントはオーナーのマイドライブに格納されています。
運用によっては、他の経路の担当者が作成されたドキュメントを確認したり、ドキュメントを別の場所に格納する場合があります。
そういった運用に合わせて、自動処理を組み合わせて使います。
この時ポイントになるのが「ドライブ項目名」です。
作成されたドキュメントは「ドライブ」タイプの入力フォームに追加されているので、自動処理側ではこの入力フォームを選択します。
添付ファイルアップロード自動処理の場合
自動処理でアップロードされたファイルはオーナーのマイドライブに格納されています。（フォルダを選択した場合は対象のフォルダの権限に準拠します）
運用によっては、他の経路の担当者がアップロードされたファイルを参照する場合があります。また、電子帳簿保存法に対応するため、ラベルを追加する場合があります。
そういった運用に合わせて、自動処理を組み合わせて使います。
この時ポイントになるのが「ドライブ項目名」です。
アップロードされたファイルは「ドライブ」タイプの入力フォームに追加されているので、自動処理側ではこの入力フォームを選択します。
ドライブ項目名を使用するときの注意点
ドキュメント作成自動処理や添付ファイルアップロード自動処理で使用する「ドライブ」タイプの入力フォームは、ユーザーが追加や削除を行う必要がありません。
そのため、経路ごとの表示・編集設定はすべての経路で「表示」を選択してください。
参照する必要のない経路では「非表示」を選択しても問題ありません。