スプレッドシート行追加自動処理の「キーとする項目の名前」を設定することで、出力済みの行の値を更新することができます。
ここでは「キーとする項目の名前」を使ってタスクのステータスを管理する方法をご紹介します。
設定方法
「キーとする項目の名前」にはタスクの情報のうち、ユニークになるものを指定します。
例えば、「タスク番号」は他のタスクと重複することがないユニークな値となります。
注意：
シーケンス管理とモデルの組み合わせによってはタスク番号が重複する場合があります。
ここではタスク番号をキーにして、スプレッドシートに出力された行を更新する設定例をご紹介します。
スプレッドシートの設定
スプレッドシートの 1 行目にはヘッダとして入力フォームやプレースホルダーが使用できます。
任意の列に「タスク番号」と入力します。
入力フォームの設定
モデル編集画面の「入力フォーム」にて「ドライブ」タイプの入力フォームを追加します。
「初期値設定」で出力対象のスプレッドシートを選択します。
「経路ごとの表示・編集設定」ではすべての経路で「表示」または「非表示」を選択します。
出力対象のスプレッドシートをユーザーに見せたくない場合は「非表示」を選択します。
自動処理の設定
「経路」にて最初の経路の任意のボタンに「スプレッドシート行追加自動処理」を追加します。
「ドライブ名」にて追加した「ドライブ」タイプの入力フォームを選択します。「キーとする項目の名前」に「タスク番号」を入力します。
注意：
ここで「${タスク番号}」と入力すると正常に動作しません。
他のボタンにも同様の自動処理を追加します。
他の経路の各ボタンにも同じく自動処理を追加します。
「経路全体の設定」をクリックし、「自動処理の設定」をクリックします。
ここで「タスクの中止」と「やり直し」をクリックした時の自動処理を設定できます。
ここにも自動処理を設定します。
挙動確認
タスクを作成して、それぞれのボタンをクリックし、スプレッドシートへの出力状況を確認しましょう。
新規作成時
新しいデータが出力されます。
承認時
既存の行が更新されます。
この設定のポイント
ドライブ名では「直接ドライブの項目を指定」ではなく「入力フォームの項目を指定」を選択しています。
出力対象のスプレッドシートが変わった場合、「直接ドライブの項目を指定」を選択していた場合、すべての自動処理でスプレッドシートを選択し直す必要があります。
「入力フォームの項目を指定」を選択している場合、ドライブタイプの入力フォームでスプレッドシートを選択し直すだけで対応が完了します。
特に、このモデルを作成・更新したユーザーが削除されたり、スプレッドシートの権限を剥奪された場合、「権限チェック」のエラーメッセージが表示されます。
→モデルに関するFAQ - モデル一覧で「権限チェック」というエラーメッセージが表示されます
このエラーを解消するには、設定されているスプレッドシートを設定し直す必要があります。
もし、「直接ドライブの項目を指定」を選択していた場合、すべての自動処理が修正対象となりますので、「入力フォームの項目を指定」をご利用ください。