1. ユーザーのデフォルトグループを管理者が設定できますか
2.マイグループは検索できますか
3. 新規作成した Google Workspace ユーザーで、「もっと見る」に「Gluegent Flow」が表示されません
4. ログインしたユーザーと異なるIDが表示されている
5. グループ選択パネルの並び順はどういうルールになっていますか
6. グループ選択パネルが思い通りに並ばない・プロフィール欄にデータが表示されないのはなぜですか
7. システムユーザーを削除するときはどのような操作が必要ですか(Google Workspace)
8. モデルを作成したユーザーを削除するときに注意することはありますか(Google Workspace)
9. 管理者権限を付与したのに、Gluegent Flow の管理者権限がありません
10. プロフィール欄の写真が表示されません
11. ユーザーのメールアドレスを変更するときに注意することはありますか
12. ブラウザ拡張機能をドメインのユーザー全員にインストールする方法はありますか
13. 画面左上のアイコンは変更できますか
14. 「アプリケーションが制限されています」と表示され、利用できません
15. Active Directory や Google Workspace の管理コンソール、Microsoft 365 や Gluegent Gate の管理画面で変更したユーザー・グループ名が Gluegent Flow に反映されません
16. 電子帳簿保存法には対応していますか
17. 1 ユーザーを複数人で使いまわしできますか
18. Gluegent Flow で作成された各種データはどのぐらい保存されますか
19. Allow / Deny グループと利用ユーザー選択は併用できますか
20. Microsoft 365 のライセンスを付与しないユーザーでも Gluegent Flow を利用できますか
21. Microsoft 365 のグローバル管理者が変わる時、API認可とSharePoint認可をやり直す必要がありますか
22. Excel で作成した CSV ファイルが正常に読み込めません
23. プライマリドメイン・既定のドメインの確認方法を教えてください
24. Microsoft 365 で作成するグループはなぜ配布リストかメールが有効なセキュリティ グループなのですか
1. ユーザーのデフォルトグループを管理者が設定できますか
デフォルトグループの選択はユーザー各自で行っていただきます。そのため、管理者側での設定は行なえません。
2.マイグループは検索できますか
Gluegent Flow のグループ選択パネルでマイグループを作成している場合、検索ボックスからマイグループを検索することはできません。
「テストグループ」というマイグループを作成
「テストグループ」を検索
検索結果は該当なし
3. 新規作成した Google Workspace ユーザーで、「もっと見る」に「Gluegent Flow」が表示されません
Google Workspace ユーザーを新規に作成した場合、アプリ（ルービックキューブのようなアイコン）に「Gluegent Flow」が表示されるまでに、時間がかかる場合があります。
24 〜 48 時間ほどで利用可能になりますでの、翌日また確認してみてください。
アプリの「Gluegent Flow」の URL に直接アクセスすることで Gluegent Flow を利用可能です。
すぐ使いたい場合はこの URL を新規ユーザーに共有してください。
なお、Google Workspace の組織の設定で、Gluegent Flow が利用できない設定になっている場合、その組織に所属しているとアプリに「Gluegent Flow」が表示されません。Gluegent Flow が利用できる組織に移動してください。
4. ログインしたユーザーと異なるIDが表示されている
Google Workspace / Microsoft 365 に「A」というユーザーでログインしたにもかかわらず、Gluegent Flow では「B」というユーザーが表示されているのは、同一のブラウザで過去にログインした「B」というユーザーのログイン情報が残っているためです。
Google Workspace / Microsoft 365 へのログイン情報と Gluegent Flow へのログイン情報は異なるセッションに保持されています。
そのため、Google Workspace / Microsoft 365 からログアウトしても、Gluegent Flow からはログアウトされず、セッションが保持された状態となります。
※これは Google / Microsoft による仕様であり、弊社にて対応することが技術的に難しい状況です。
Google Workspaceの例
Google Workspace では神谷町(kamiyacho)でログインしている状態です。
Gluegent Flow では広尾(hiroo)でログインしている状態です。
このような状態の場合は、Gluegent Flow にてログアウトし、再度ログインしてください。
画面右上のギアアイコンをクリックし、「ログアウト」をクリックします。
「Googleでサインイン」をクリックしてください。
Microsoft 365 の場合は「Microsoftアカウントでサインイン」をクリックしてください。
共用パソコンなど複数のユーザーが使用する環境の場合は下記の運用をおすすめします。
1.Chrome のユーザーを使用する
Chrome に予めユーザーを作成しておき、PC を使用する際、対象のユーザーを選択し、使用します。
Chrome へのログインは使用せず、Google Workspace へログインしてください。
2.シークレットモードを使用する
シークレットウィンドウの場合、このウィンドウを閉じますとログイン情報は破棄されます。
5. グループ選択パネルの並び順はどういうルールになっていますか
グループ選択パネルのグループ・ユーザーの並び順は以下の 1, 2, 3 のルールにしたがって並びます。
1. グループ → ユーザーの順
Gluegent Flow のグループ選択パネルの縦の並び順は、グループ → ユーザーの順に並びます。
2. オーダーシートに記載した順
グループ・ユーザーのそれぞれの並び順はオーダーシートに記載した順に並びます。オーダーシートに記載されていないものはその下に並びます。
上に表示したいグループやユーザーはオーダーシートに記載してください。
オーダーシートに記載した順にグループ選択パネルで表示されます。
3. 名前順
オーダーシートに記載されていないグループやユーザーは名前順(氏名・グループ名)に並びます。
文字コード (unicode) 順に並ぶので、読みの順ではありません。
具体例
ユーザー・グループ構成
| ルートグループ ├グループ1 │├グループ2 │├グループ3 │├ユーザー1 │└ユーザー2 └グループ4 ├グループ5 ├グループ6 ├ユーザー3 ├ユーザー4 └ユーザー5 |
オーダーシート
|
Memberシート |
その場合、グループ選択パネルでは下記のように表示されます。
| ルートグループ |
グループ4 |
グループ6 |
| グループ5 | ||
| ユーザー4 | ||
| ユーザー3 | ||
| ユーザー5 | ||
| グループ1 | グループ3 | |
| グループ2 | ||
| ユーザー2 | ||
| ユーザー1 |
情報：
モデルの「経路」にて設定している「指定可能な対象者を制限する」で選択されたユーザー・グループは、上記 1, 2, 3 のルールで並びます。
ルートグループの並び順はドメインの設定画面で選択したルートグループ 1, 2, 3 〜 10 の順に並びます。
6. グループ選択パネルが思い通りに並ばない・プロフィール欄にデータが表示されないのはなぜですか
オーダーシートを設定しているにもかかわらず、意図したとおりに並ばない場合や、氏名・3 列目以降に設定した情報がプロフィール欄に表示されない場合は以下の原因が考えられます。
1列目の列名を変えている
オーダーシートの 1 行目は列名となっており、1, 2 列目は「email」「name」固定となっています。この 1 列目の「email」を変更するとオーダーシートの内容は読み込まれません。
| メール | name |
|---|---|
| yamada@example.com | 山田太郎 |
| tanaka@example.com | 田中一郎 |
→1 行目の 1 列目 (A1) は必ず「email」としてください。
空白行が含まれる
オーダーシートに仕切り目的で空白行を挿入している場合、空白行をファイルの終わりと判断しているため、以降のデータは読み込まれません。
| name | |
|---|---|
| yamada@example.com | 山田太郎 |
| tanaka@example.com | 田中一郎 |
→空白行を削除していただくか、email 列に任意の値を入力してください。
同じデータが複数存在する
オーダーシートに同じデータが複数存在する場合、一番最後に入力されたデータを正として使用します。
| name | |
|---|---|
| yamada@example.com | 山田太郎 |
| tanaka@example.com | 田中一郎 |
| yamada@example.com | 山田次郎 |
→重複しないように注意してください。
シートが誤っている(Google スプレッドシートの場合)
オーダーシートには「Member」「Group」のシートが必要です。このシート名は固定値となっており、別の名前に変えるとオーダーシートの内容は読み込まれません。
記載すべきシートが間違っている
例えば Member シートにグループ、Group シートにユーザーの情報を登録しても正しく読み込まれません。
7. システムユーザーを削除するときはどのような操作が必要ですか(Google Workspace)
システムユーザーとなっているユーザーを Google Workspace から削除する場合は、以下の操作を必ず実施してください。また、Gluegent Flow のインストールに使用した Google Workspace の特権管理者ユーザーはシステムユーザーになっている可能性がありますので、この対応が必要になる場合があります。
システムユーザーの変更
システムユーザーの管理者権限を剥奪する場合や、システムユーザーを削除する場合、Gluegent Flow を利用できない組織に移動する場合には以下の操作を行う必要があります。
- Google Workspace の特権管理者ユーザーで Gluegent Flow にアクセスします。
- 画面右上のギアアイコンをクリックし、「初期設定」をクリックします。
- 他のユーザーを選択し「システムユーザーを更新する」をクリックします。
Googleドライブ側の設定
システムユーザーを削除する場合、オーダーシートやモデルで使用している Google ドライブの各ファイルの権限を譲渡するために以下の操作を行う必要があります。
- Google Workspace の管理コンソールにログインします。
- 「アプリ」＞「Google Workspace」＞「ドライブとドキュメント」をクリックします。
- 「オーナー権限を譲渡」をクリックします。
- 「現在のオーナー」にインストールに使用したユーザー、「新しいオーナー」に 1 でログインしたユーザーを入力し、「ドキュメントを譲渡」をクリックします。
Google ドライブ関連の設定変更
リストのマスターデータやレイアウトの Google ドキュメントや自動処理で使用している Google ドライブのファイルは、モデルを作成・変更した時のオーナーの権限で操作を行っています。このため、その当時のオーナーの権限を剥奪したり、オーナーのユーザーを削除するとタスクの作成に失敗します。
特に、削除対象のシステムユーザーがモデルを作成・変更している場合は更に以下の操作を行ってください。
- 上の「Google ドライブ側の設定」後、モデル編集画面を開き、該当する項目（リストのマスターデータ、レイアウトの Google ドキュメント、自動処理で使用している Google ドライブのファイル）を選択し直します。
- マスター管理でスプレッドシートを使用している場合は、各マスターの編集画面を開き、スプレッドシートを選択し直します。
- ロール管理でスプレッドシートを使用し、「自動的にリフレッシュする」を選択している場合は、新しいオーナーで Gluegent Flow にログインしインポートの「同期」をクリックします。
ドライブへのアクセスの委譲
すでに作成されているタスクが処理できるように、以下の操作を行いその権限を譲渡します。
- 特権管理者ユーザーで Gluegent Flow にアクセスします。
- 画面右上のギアアイコンをクリックし、「ドメインの設定」をクリックします。
- 「ドライブへのアクセスの委譲設定」にて「現在のアカウント」に削除対象ユーザー、「新しいアカウント」に別のユーザー(上記でオーナー権限を移譲されたユーザー)を入力し、「アクセスを委譲」をクリックします。
8. モデルを作成したユーザーを削除するときに注意することはありますか(Google Workspace)
モデルを作成したユーザーが停止・削除された場合、モデルの編集・申請時にエラーが発生します。
これを防ぐため、下記の操作を行なってください。
Google ドライブのファイルのオーナー権限譲渡
削除対象ユーザーが作成した Google ドライブの各種ファイルのオーナー権限を別のユーザーに譲渡します。
- Google Workspace の管理コンソールにて「アプリ」＞「Google Workspace」＞「ドライブとドキュメント」をクリックします。
- 「オーナー権限を譲渡」をクリックします。
- 「現在のオーナー」に削除対象ユーザーのメールアドレス、「新しいオーナー」にオーナー権限の譲渡対象ユーザーのメールアドレスを入力し「ファイルを譲渡」をクリックします。
- 譲渡が完了するとメールが送付されます。
Gluegent Flow モデル編集
モデルでテンプレートやリストのマスターデータとして使用している Google ドライブのドキュメント、スプレッドシートへのアクセスには、ドキュメントやスプレッドシートを設定したときのオーナー権限を使っています。
対象のモデルで使用されている Google ドライブのドキュメント、スプレッドシートを再設定してください。
また、自動処理によるスプレッドシートへの出力はモデルを作成 / 更新したユーザーのアカウントを使用しています。削除しない別のユーザーでモデルを更新してください。
ロール管理
ロール管理でスプレッドシートを使用しており、「自動的にリフレッシュする」のチェックがオンの場合は、対象のスプレッドシートのオーナー権限の譲渡、およびこの画面で「同期」をクリックしてください。
マスター管理
マスター管理でスプレッドシートを使用している場合は、対象のスプレッドシートのオーナー権限を譲渡してください。オーナー権限を譲渡されたユーザーまたは編集権限を持つ削除対象ユーザー以外のユーザーでマスター管理の編集画面を開き、対象のスプレッドシートを再設定してください。
Gluegent Flow のドライブへのアクセスの委譲設定
すでに作成されているタスクが処理できるように、以下の操作を行いその権限を譲渡します。
- Gluegent Flow の画面右上のギアアイコンをクリックし「ドメインの設定」をクリックします。
- 「ドライブへのアクセスの委譲設定」にて「現在のアカウント」に削除対象ユーザーのメールアドレス、「新しいアカウント」に上記でオーナーを譲渡されたユーザーのメールアドレスを入力し、「アクセスを委譲」をクリックします。
9. 管理者権限を付与したのに、Gluegent Flow の管理者権限がありません
付与された権限が異なっている
管理者権限は Google Workspace の場合は「特権管理者」、Microsoft 365 の場合は「グローバル管理者」に限られます。他の権限を付与しても Gluegent Flow の管理者権限は付与されません。
権限付与前から Gluegent Flow にログインしている
Google Workspace の特権管理者権限/ Microsoft 365 のグローバル管理者権限を付与されたユーザーは、一度 Gluegent Flow からログアウトしてください。
再ログイン後に、Gluegent Flow の管理者権限が付与されます。
管理者グループの反映はグループキャッシュの更新が必要
Gluegent Flow 管理者グループ（g-workflow-admin@example.com）のメンバーに追加されたユーザーは、グループキャッシュの更新後に Gluegent Flow の管理者権限が付与されます。
Gluegent Gate の管理者権限が付与されている
Gluegent Gate の特権管理者権限は Gluegent Gate の管理のみ行うものであり、Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Flow の管理者権限は付与されません。
Google Workspace / Microsoft 365 の管理者権限はそれぞれの管理画面で直接付与してください。Gluegent Flow Plus の場合は管理者グループのメンバーに追加してください。
10. プロフィール欄の写真が表示されません
グループ選択パネルのプロフィール欄にはユーザーまたは管理者が設定したプロフィール写真が表示されます。
この写真を表示するにはいくつかの条件があります。
1. Google アカウントでプロフィール写真が設定されている
Google アカウントでプロフィール写真を設定します。
2. Gmail の設定「自分の画像」でプロフィール写真が設定されている
Gmail の画面右上のギアアイコンをクリックし「設定」をクリックします。
「自分の画像」でプロフィール写真を設定します。
3. 管理コンソールでプロフィール写真が設定されている
管理者が管理コンソールでユーザーの詳細画面にてプロフィール写真を設定します。
4. Gluegent Flowの「ドメインの設定」でプロフィール写真が設定されている
Gluegent Flowの「ドメインの設定」＞「プロフィール写真の設定」にてプロフィール写真を設定します。
ここで設定されたものが 1 〜 3 で設定されたものより優先されます。
写真が設定されていない場合は以下のような表示になります。
※Microsoft 365 ではユーザー情報で設定された画像は表示されません。4 の方法で写真を設定してください。
プロフィール画像が表示されない場合の対処方法１
以下の Google 側の仕様変更により、以前より Google サービスを利用しており、Gmail の設定画面にてプロフィール写真を「チャットを許可した相手にのみ表示する」の設定を行っていたユーザーについては、こちらの設定が残っており、一部の Google サービスでプロフィール写真が使用できないようになっております。
→Gmail とその他すべての Google アプリでプロフィール写真が 1 つに
これにより、プロフィール写真を設定していても、グループ選択パネルにて表示できない場合があります。
この現象が発生しているユーザーにて、以下の URL にアクセスし、Google プロフィール写真を設定することで事象が解消するかお試しください。
こちらにアクセスした際に、「Google プロフィール写真を選択してください」というメッセージが表示された際には、「Gmail プロフィール写真をすべての Google サービスで使用する」を選択して「続行」を選択ください。
ただし、こちらを設定いただきますと、メッセージのとおり、すべての Google サービスでプロフィール写真が表示されるようになります。
この為、以前の「チャットを許可した相手にのみ表示する」の制限がなくなり、メールの送信先のユーザーが Google サービスを利用している場合、相手側にプロフィール写真が表示されます。
※ 上記アップデート後に作成されたユーザーについては、予め「Gmail プロフィール写真をすべての Google サービスで使用する」が有効な状態となっております。
プロフィール画像が表示されない場合の対処方法２
グループ選択パネルのプロフィール欄に表示するサムネイル画像は Google が提供する Directory API で取得しています。
この画像 URL はGoogle+ のプロフィール有無により変わるようです。
・プロフィール有：https://www.google.com/s2/photos/public/〜
・プロフィール無：https://www.google.com/s2/photos/private/〜
上記のように、Google+ プロフィールが存在している場合は、公開済みのため、表示できますが、プロフィールがない場合、公開されていないため、サムネイル画像 URL にアクセスしても表示できません。
そのため、代わりの画像が表示されます。
Google+ プロフィール有無は、Google Workspace の管理コンソールにてご確認いただけます。
1. 管理コンソールにて「アプリ」をクリックします。
2. 「Google Workspace」をクリックします。
3. 「Google+」をクリックします。
4. 「プロフィール」をクリックします。
5. 一覧の「プロフィールのステータス」で「アクティブ」となっているユーザーはプロフィール作成済みのため、画像が表示されます。
「未作成」となっているユーザーはプロフィールが作成されていないため、画像が表示されません。
11. ユーザーのメールアドレスを変更するときに注意することはありますか
ユーザーのメールアドレスを変更しても引き続きお使いいただけますが、以下の注意事項があります。
- タスクが表示できなくなり、承認等の処理も行えなくなります。
経路の担当者に割り当てられた個人宛のタスクが表示できなくなります。 - 過去に申請・処理したタスクが表示できなくなります。
- 個人設定で設定したデフォルトグループが初期状態（選択してください）に戻ります。
- グループ選択パネルの「マイグループ」「最近選択したグループ」がクリアされます。
- グループ選択パネルから経路の担当者を選択する場合、選択したユーザーのメールアドレスが古いメールアドレスの場合があります。
これは、Google Workspace の場合に限られますが、Google API の仕様上、グループのメンバーのメールアドレスを取得した際にグループメンバーに追加した当時のメールアドレスを取得するためです。グループのメンバーから一度削除し、再度新しいメールアドレスで追加し直してください。
1, 2 の対処方法
Gluegent Flow ではメールアドレスを変更すると、変更前のメールアドレスで担当者として登録されていた経路は処理ができなくなります。
また、変更前のメールアドレスで作成したタスクは閲覧できなくなります。
以下の方法で対応を行ってください。
◯方法1 管理者による代理処理
承認などの処理が行えなくなったタスクを管理者が代理で処理します。
- Gluegent Flow 管理者にて Gluegent Flow にログインします。
- 画面右上のギアアイコンをクリックし「設定」をクリックします。
- 「タスクデータ一覧」をクリックします。
- 対象のデータを検索し、一覧に表示されたデータの「i」アイコンをクリックします。
- 「代理処理」をクリックします。
- 代理で処理を実行します。
◯方法2 管理者による閲覧権限の付与
過去に担当したタスクや本人が作成したタスクの閲覧権限を付与します
- Gluegent Flow 管理者にて Gluegent Flow にログインします。
- 画面右上のギアアイコンをクリックし「設定」をクリックします。
- 「タスクデータ一覧」をクリックします。
- 対象のデータを検索します。
- 「一括参照権限変更」をクリックします。
- 参照権限を変更するタスクデータのチェックボックスをオンにします。
- 「選択したタスクの参照権限を変更」をクリックします。
- 「対象者を追加」をクリックします。
- グループ選択パネルから対象者（変更後のメールアドレス）を選択し「OK」をクリックします。
- 「参照権限を変更」をクリックします。
※この方法では閲覧のみを可能にします。権限を付与されたタスクはタスク一覧の「参照可能」に表示されます。
◯方法3 変更前のメールアドレスをグループにする
過去に担当したタスクを参照できるようにし、現在担当しているタスクを処理できるようにします。
- Google Workspace の管理コンソールにて対象のユーザーを検索します。
- ユーザーの詳細画面の「ユーザー情報」をクリックします。
- 「メールエイリアス」に登録されている変更前のメールアドレスを削除します。
- 管理コンソールの「グループ」をクリックします。
- 変更前のメールアドレスのグループを作成します。
※社外ドメインからのメールを受け取れるよう設定してください。
※3 〜 5 までの間は変更前のメールアドレス宛のメールが受け取れなくなります。 - メンバーに現在のメールアドレスを追加します。
- グループキャッシュの更新後、上記変更が Gluegent Flow に反映されます。
※ この方法では自身が作成したタスクは閲覧できませんが、自身が処理したもの、これから処理すべきものは確認でき、処理が実行できます。
なお、各モデルの経路で担当者として登録されているメールアドレスやロールに登録されているメールアドレスは Google Workspace / Microsoft 365 側のメールアドレスの変更が反映されません。メールアドレス変更後はこちらの修正も合わせて行ってください。
12. ブラウザ拡張機能をドメインのユーザー全員にインストールする方法はありますか
Gluegent Flow のブラウザ拡張機能「Gluegent Flow Status View」をドメインのユーザー全員にインストールする方法は以下の通りです。
【前提条件】
この設定は Google Chrome のみで有効です。また、Chrome にログインしている場合のみ有効です。
【設定方法】
- Google Workspace の管理コンソールにログインします。
- 「デバイス」>「Chrome 管理」>「アプリと拡張機能」をクリックします。
- 画面右下の「＋」をクリックし、「Chrome アプリや拡張機能を ID で追加します」をクリックします。
- 拡張機能 ID に bmbpnkbbpgcabdhoanbbpgpnpdpdbidd を追加し「保存」をクリックします。
- 一覧画面に戻り、追加されたアプリの「インストールを許可する」を「自動インストールして固定する」をクリックします。「保存」をクリックします。
なお、画面左に表示されている組織を選択すると、対象の組織のみに設定できます。
※拡張機能の設定画面にて本アプリケーションの追加が確認できるまでには、24 時間程かかる場合があります。
13. 画面左上のアイコンは変更できますか
画面左上のアイコンは固定のため変更はできません。
Gluegent Flow Plus および Microsoft 365 で Gluegent Flow をお使いの場合は、変更はできません。
Google Workspace で Gluegent Flow をお使いの場合は、Google Workspace で設定したロゴを使用します。
14. 「アプリケーションが制限されています」と表示され、利用できません
Gluegent Flow の利用が制限されています。Gluegent Flow の管理者に確認してください。
Gluegent Flow の管理者は「利用ユーザー選択」にて対象ユーザーが利用対象外になっていないか、もしくは Allow / Deny グループの設定が正しいか確認してください。
→利用ユーザの管理方法(Google Workspace 編)
利用が制限されていないユーザーの場合、他のユーザーの Gluegent Flow へのログイン履歴が残っている可能性があります。
https://gluegent-workflow.appspot.com/logout
にアクセスし、再度お試しください。
15. Active Directory や Google Workspace の管理コンソール、Microsoft 365 や Gluegent Gate の管理画面で変更したユーザー・グループ名が Gluegent Flow に反映されません
変更して間もない時
AD、Google Workspace、Microsoft 365、Gluegent Gate のユーザー・グループ情報はグループキャッシュの更新処理により Gluegent Flow に同期されます。
即時反映されませんので、グループキャッシュの実行をお待ちください。
グループキャッシュ更新後も反映されない時
オーダーシートでユーザー・グループ名を指定しているため、AD、Google Workspace、Microsoft 365、Gluegent Gate 側の変更が Gluegent Flow に反映されません。
オーダーシートに対象データが記載されていないかご確認ください。
オーダーシートの name 列への指定はユーザー・グループ名を AD / Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Gate と異なる名称で表示したいときのみ設定してください。
16. 電子帳簿保存法には対応していますか
Gluegent Flow では電子帳簿保存法には対応しておりません。また、今後の対応に関しても未定です。
17. 1 ユーザーを複数人で使いまわしできますか
技術的に可能ではありますが、以下の観点からユーザーの使い回しはお控えください。
- 1. ID / パスワードの使いまわしによる情報漏えいリスク
- 複数人で同じユーザーを使うということは、ID / パスワードを複数人で共有することになります。もし、このうちの 1 人が異動や退職した際に、ID / パスワードを変更しなかった場合、その人が引き続きログインできる状況となっています。
- 社外秘の情報を扱うフローがあった場合、持ち出されてしまうリスクが生じます。
- 2. ログイン地点が離れていることによるアカウントブロックのリスク
- Gluegent Flow では Google Workspace / Microsoft 365 のユーザーを使用しますが、Google Workspace / Microsoft 365 のセキュリティの観点から、乗っ取りのリスク回避のため、離れた場所からの同時ログインができない場合があります。
- 場合によってはアカウントがブロックされる可能性があります。
18. Gluegent Flow で作成された各種データはどのぐらい保存されますか
Gluegent Flow で作成された各種データ（モデル・タスクなど）はご解約いただかない限り、永久に保存しております。
一定期間経過後に削除されるということはありません。
※システムとして保存しているログは一定期間経過後に削除されます。
19. Allow / Deny グループと利用ユーザー選択は併用できますか
Allow / Deny グループと利用ユーザー選択の併用は可能ですが、運用する上で混乱の元になりますので、できればどちらか一方をご利用ください。
なお、Gluegent Flowへのアクセス時は以下のような判定が行われています。
1. Deny グループが作成されているか？
作成されている場合は 2 へ。
作成されていない場合または、作成されているがメンバーが 0 人の場合は 3 へ。
2. Gluegent Flow にログインしたユーザーがDeny グループのメンバーか？
メンバーの場合は利用できません。
メンバーでない場合は 3 へ。
3. Google Workspace の特権管理者 / Microsoft 365 のグローバル管理者か？
管理者の場合は利用できます。
管理者でない場合は 4 へ。
4. 利用ユーザー選択を行うか？
行う場合は 5 へ。
行わない場合は、6 へ。
5. ログインしたユーザーが利用ユーザー選択設定シート / CSV に記述されているか？
記述されていない場合は利用できません。
記述されている場合は 6 へ。
6.Allow グループが作成されているか？
作成されている場合は 7 へ。
作成されていない場合は 8 へ。
7. ログインしたユーザーが Allow グループのメンバーか？
メンバーでない場合は利用できません。
メンバーの場合は 8 へ。
8. 利用ユーザー数上限に達しているか？
達している場合は利用できません。
達していない、または、以前ログインしたことがある場合は利用できます。
20. Microsoft 365 のライセンスを付与しないユーザーでも Gluegent Flow を利用できますか
Microsoft 365 のライセンスを付与しないユーザーでも、Gluegent Flow でログイン、申請・承認等の操作が行えます。
ただし、Exchange Online のライセンスがないユーザーはグループメンバーに追加できません。
ルートグループから辿れる各グループへ所属させたい場合は、一度 Exchange Online のライセンスを付与し、グループメンバーに追加してください。
21. Microsoft 365 のグローバル管理者が変わる時、API認可とSharePoint認可をやり直す必要がありますか
初期設定時に実施いただく「API認可」と「SharePoint認可」は Microsoft 365 のグローバル管理者には紐づきません。
したがって、グローバル管理者が変わった時に改めて「API認可」「SharePoint認可」を実行していただく必要はありません。
22. Excel で作成した CSV ファイルが正常に読み込めません
ロール管理・マスター管理・オーダーシートなどで CSV ファイルを使ってインポートする際は、ファイル形式・文字コードにご注意ください。
Excel から CSV を作成する際、ファイル形式を「CSV UTF-8(コンマ区切り)」で保存すると、CSV ファイルのインポート時に失敗します。
保存する際は「CSV(コンマ区切り)」で保存してください。この方法で保存すると Shift-JIS 形式になりますので、インポートする際は「ShiftJIS」を選択してください。
機種依存文字を含むデータの場合は、文字化けすることがあります。
テキストエディタで開き、UTF-8形式に置換後して保存してください。
その場合は、インポートする際に「UTF-8」を選択してください。
また、BOM 付きファイルの場合もエラーになることがあります。
23. プライマリドメイン・既定のドメインの確認方法を教えてください
Gluegent Flow をインストールする際は、Google Workspace のプライマリドメインの特権管理者権限を持つユーザー・Microsoft 365 の既定のドメインのグローバル管理者権限を持つユーザーで操作を行なっていただく必要があります。
プライマリドメイン・既定のドメインの確認方法は以下の通りです。
Google Workspace のプライマリドメインの確認方法
Google Workspace の管理コンソールにログインします。
画面左上の「≡」＞「アカウント」＞「ドメイン」＞「ドメインの管理」をクリックします。
種類で「プライマリドメイン」と書かれているドメインがプライマリドメインです。
Microsoft 365 の既定のドメインの確認方法
Microsoft 365 管理センターにログインします。
画面左メニューの「設定」＞「ドメイン」をクリックします。
ドメイン名に「(既定)」と記載されているドメインが既定のドメインです。
24. Microsoft 365 で作成するグループはなぜ配布リストかメールが有効なセキュリティ グループなのですか
Microsoft 365 で組織ツリー用のグループを作成する際は「配布リスト」または「メールが有効なセキュリティ グループ」を推奨しています。
Gluegent Flow で組織ツリーを作成するためにはグループのメンバーにグループを追加して組織構造を表現しています。「Microsoft 365 のグループ」「Teamsチーム」はグループのメンバーにグループを追加することができません。ルートグループにグループを追加できますが、組織ツリーを表現できないため、Gluegent Flow の機能を十分に活かすことができません。組織ツリーが存在しない・ロールを使用しない・担当者はユーザーが直接割り当てるという運用でしたら「Microsoft 365 のグループ」「Teamsチーム」でご利用いただいても問題ありません。
Gluegent Flow では経路の担当者としてグループを割り当てることができます。グループを割り当てた場合、グループ宛にメールを送付して処理を促します。（メールが有効でない）「セキュリティグループ」を担当者として割り当てた場合、メールが送付されないため、グループのメンバーは処理するタスクがあることを知ることができません。ブラウザ拡張機能やタスク一覧で確認するという運用でしたら「セキュリティグループ」でご利用いただいても問題ありません。