オーダーシートとは、グループ選択パネルに表示されるグループとメンバーの並び順を制御するための Google スプレッドシートおよび CSV ファイルです。
Gluegent Flow ではグループを使って組織ツリーを表現します。
グループ選択パネルに表示されるユーザーやグループは名前順に上から並びます。
企業では組織ごとに並び順や序列がありますが、グループには並び順は定義できません。
そこで、オーダーシートを使ってグループ選択パネルに表示されるユーザーやグループの並び順を制御します。
オーダーシートの作成
オーダーシートの設定内容
Google スプレッドシートで作成したオーダーシートへのアクセス方法
CSV ファイルで作成したオーダーシートへのアクセス方法
名前情報の追加
プロフィール情報の追加
非表示にしたい項目
チェックボックスを非表示にしたいユーザー・グループ
グループ選択パネルに名前を複数行表示する方法
オーダーシートの反映タイミング
オーダーシートの作成
スプレッドシートの場合は、ドメインの設定画面にて作成可能です。
CSV の場合は、この記事下部のサンプル (member.csv / group.csv) をご利用ください。
オーダーシートの設定内容
オーダーシートには「Member」「Group」があります。ドメインの設定画面で作成された Google スプレッドシートでは 1 つのスプレッドシートに「Member」「Group」シートが作成されています。CSV ファイルではそれぞれ別々にファイルを作成する必要があります。
「Member」には並び順を指定したいユーザーのメールアドレスを、「Group」にはグループのメールアドレスを入力します。
入力例
Member
| name | |
|---|---|
| yamada@example.com |
「yamada@example.com」を一番上に表示したい
Group
| name | |
|---|---|
| eigyo@example.com |
「eigyo@example.com」を一番上に表示したい
オーダーシートには全てのユーザー・グループの情報を記載する必要はありません。並び順を制御したいユーザー・グループの分のみを記載してください。オーダーシートに記載がないユーザー・グループ情報は、記載のあるユーザー・グループの後方に並びます。
→グループ選択パネルの並び順はどういうルールになっていますか
Google スプレッドシートで作成したオーダーシートへのアクセス方法
スプレッドシートで作成したオーダーシートへのアクセス方法は下記の 2 通りです。
- オーダーシートのオーナーとなっているユーザーの Google ドライブからアクセス
- 「ドメインの設定」画面の「現在有効なオーダーシート」のリンクからアクセス
重要：
オーダーシートは共有ドライブには対応していません。スプレッドシートが共有ドライブに保存されている場合、グループキャッシュの更新処理が失敗します。 オーダーシートはシステムユーザーに閲覧以上の権限が必要です。
グループキャッシュの更新時にはシステムユーザーの権限でオーダーシートを参照します。システムユーザーにオーダーシートの閲覧権限がないとグループキャッシュの更新処理が失敗します。
CSV ファイルで作成したオーダーシートへのアクセス方法
CSV ファイルで作成したオーダーシートは画面上からダウンロードできません。
作成したオーダーシートは必ず任意の場所に保存しておき、更新時はそちらを更新してください。
◯未設定の状態
◯設定済みの状態
名前情報の追加
オーダーシートには「name」列がありますが、通常は使用しません。
注意：
「name」列は削除しないでください。「name」列を削除するとグループキャッシュの更新処理が失敗します。
グループ選択パネルに表示されるユーザーやグループの名前は Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Gate で設定した名前が表示されます。
Gluegent Flow では Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Gate で設定した名前とは異なる表示にしたい場合に、「name」列に入力します。
入力例
Member
| name | |
|---|---|
| yamada@example.com | 山田社長 |
Google Workspaceでは「山田一郎」と設定されているが、Gluegent Flowでは「山田社長」と表示したい
Group
| name | |
|---|---|
| eigyo@example.com | 営業部 |
Microsoft 365 では「営業グループ」と設定されているが、Gluegent Flowでは「営業部」と表示したい
プロフィール情報の追加
オーダーシートには「email」「name」以外の列を追加できます。任意の列を追加することで、グループ選択パネル右側に表示されるプロフィール欄に表示されます。
入力例
社員番号、電話番号（内線）、携帯電話番号列を追加し、それぞれに表示したい情報を入力します。
グループ選択パネルのプロフィール欄にオーダーシートに入力した項目名と情報が表示されます。
情報：
データが空白の場合は、列が追加されていても、プロフィール欄には表示されません。
非表示にしたい項目
プロフィール情報のうち、グループ選択パネルのプロフィール欄には表示したくない項目は、列名を「<>」で囲みます。
チェックボックスを非表示にしたいユーザー・グループ
誤選択を防止する目的で特定のグループやユーザーのチェックボックスを非表示にしたい場合は、列名を「<selectable>」としてください。また、非表示にしたいユーザーやグループには「no」と記入してください。
入力例
<selectable>列を追加し、チェックボックスを非表示にしたいユーザーやグループの行に「no」と入力します。
グループ選択パネルではチェックボックスが表示されません。
注意：
チェックボックスを表示したい場合は <selectable> には値を入力しません。
チェックボックスを非表示にしたいグループのみオーダーシートに入力すると、対象グループが一番上に表示されます。並び替えが必要な場合は、他のグループもオーダーシートに入力してください。
グループ選択パネルに名前を複数行表示する方法
海外拠点などもあり、名前を日本語と英語で併記したい場合、オーダーシートに「exname」という項目の列を追加します。「exname」列で複数行で入力するとグループ選択パネル上で氏名やグループ名を複数行表示できます。
オーダーシートの設定例
グループ選択パネルでの表示例
オーダーシートの「exname」列に入力された値は上図の①、③で表示されます。
②は Google Workspace から取得した氏名・グループ名を表示します。
「name」列に入力された値はタスク作成者や経路の担当者の表示名として使われます。
（例：神谷町一郎 <kamiyacho@example.com>）
オーダーシートの反映タイミング
作成したオーダーシートがグループ選択パネルに反映されるのは、グループキャッシュの更新後です。
グループキャッシュの更新処理は 1 日に 1 回実行されるので、最大 1 日お待ちいただくか、「開始時刻設定」で直近の時刻を選択するか、「グループキャッシュ更新実行」をクリックしてください。