ここでは「全般」の各設定のうち、「通知設定」について説明します。
Gluegent Flow では申請や承認などの処理を実行した時、申請や承認などの処理を求められている時にメール・LINE WORKS・Slack・Chatwork で通知されます。
通知設定ではこれらの通知に関する設定を行います。
通知設定
「通知設定」をクリックすると以降の設定項目の表示/非表示が切り替わります。
ここではメールについてご紹介します。その他のツールでの通知については各マニュアルをご参照ください。
処理完了通知(メール)・処理依頼通知(メール)
Gluegent Flow は、タスクを処理した際、その経路の担当となっていたグループおよびユーザーにメールを送信する機能があります。これを処理完了メールと呼びます。
また、次の経路でタスクの担当となったグループおよびユーザーにメールを送信する機能があります。これを処理依頼メールと呼びます。
ここでの設定が、このモデルで処理された際の基本ルールとなります。設定内容は処理完了メール・処理依頼メール共に同じなので、ここでは処理完了メールを例に説明します。
「処理完了通知(メール)」にて「送信する」が選択されている場合、タスクを処理した際に処理をした人に以下のようなメールが送信されます。
情報：
処理したボタンが「次に進む」「終了」の場合は処理の担当となっていた人全員に送付されます。
「次に進む（全）」「終了（全）」の場合は処理を行なった人のみに送付されます。
→処理依頼メール・処理完了メール・フォローメールは誰に送られますか
件名
メールの件名をカスタマイズできます。
「デフォルト」を選択した場合、「モデル名-件名[タスク番号]」の形式で送信されます。
「個別に設定」を選択した場合、任意の件名を指定できます。ここではプレースホルダーが使用できます。
情報：
この例は、タスクの件名とタスクに割り振られた連番（＝タスク番号）をハイフンでつないだ形式の件名にしています。
→プレースホルダー
返信先（Reply-To）
メールの返信先(Reply-To)をカスタマイズできます。
「デフォルト」を選択した場合、「noreply@gluegent.net」となります。
ここで設定はメールへ返信した時の宛先であり、メールの送信者(From)は「noreply@gluegent.net」から変更できません。
From（名称）
メールの送信者名をカスタマイズできます。
「デフォルト」選択した場合、処理完了メールでは「経路名-処理名」の形式で送信されます。処理依頼メールでは「経路名」の形式で送信されます。
本文
メールの本文をカスタマイズできます。
メールを HTML 形式ではなく、テキスト形式で受け取りたい場合、「テキスト形式のデフォルト」を選択してください。
「Google ドキュメント」を選択した場合、メールの本文を Google ドライブのドキュメントで指定できます。（Google Workspace 版のみ）
「HTMLレイアウトエディター」を選択した場合、メールの本文を HTML で指定できます。
添付ファイル
タイプが「添付ファイル」の入力フォームに添付されたファイルを、メールに添付するかどうか選択できます。
「添付ファイル」の入力フォームに添付できるファイルの容量、個数に制限はありませんが、Gluegent Flow から送信するメールに添付されるファイルの容量は合計 10 MB に限られます。
1 つのファイルが 10MB を超える場合、添付されません。また、複数のファイルが有り、合計が 10MB を超える場合、10MB を超えない範囲で添付されます。
添付ファイル付きのメールを送信失敗した場合は、ファイルを添付せず再送します。
HTML レイアウトエディターを使用する
メールの本文で「HTMLレイアウトエディター」を選択し「＋レイアウトを追加」をクリックします。
HTML レイアウトエディターで本文を作成し、「OK」をクリックします。テンプレートとして指定されます。
HTML レイアウトエディターの使い方は「HTML レイアウトエディターの使い方」をご参照ください。
HTMLレイアウトエディタ―ではプレースホルダーが使用できます。
ここで使用できるプレースホルダーは「入力フォームのプレースホルダー」「予め用意されているプレースホルダー」です。
Google ドキュメントを使用する
注意：
Basic ではご利用いただけません。
テンプレートを Google ドライブのドキュメントで作成します。
メール本文の設定で「Google ドキュメント」を選択し、虫めがねアイコンをクリックします。
ドキュメントの選択画面にてテンプレートとなるドキュメントをクリックします。
テンプレートとして指定されます。
以下のようなメールが送信されます。
Google ドキュメントではプレースホルダーが使用できます。
ここで使用できるプレースホルダーは「入力フォームのプレースホルダー」「予め用意されているプレースホルダー」です。
注意：
Gluegent Flowから共有ドライブをご利用するに当たり、制限事項があります。詳細は下記リンクからご確認ください。
共有ドライブに関する制限事項
返信先と送信者名のカスタマイズ
Gluegent Flow から送信するメールは、送信者の返信先（Reply-To）と送信者名を変更できます。
設定可能なメールの種類と設定場所は以下の通りです。
- 処理依頼メール
- モデル編集画面の全般＞通知設定＞処理依頼通知(メール)および、経路＞経路名＞処理依頼通知(メール)
- 処理完了メール
- モデル編集画面の全般＞通知設定＞処理完了通知(メール)および、経路＞経路名＞処理完了通知(メール)
- フォローメール
- なし（※処理完了メールの設定と共通）
- メール送信自動処理
- 自動処理の設定
- 催促メール
- ドメイン設定＞催促処理設定（送信者名のみ）
重要：
・ドメイン設定でオーダーシートを指定している場合、送信者名はオーダーシートの列 name に設定した値となります。
・送信者のメールアドレス（noreply@gluegent.net）は変更できません。
・催促メールの返信先(Reply-To)は催促メール送信者のメールアドレス固定となります。
・これらの設定を行わない場合はシステム標準値で送付します。
処理依頼メールを直前の処理者から送信されたようにしたい場合
処理依頼メールについて前項のカスタマイズを利用し、返信先・送信者名を直前に処理した人から依頼メールを送信したかのようにしたい場合は、直前処理者のプレースホルダーを指定してください。
直前処理者プレースホルダーは以下の２種類です。
| プレースホルダー | 内容 | 出力例 |
|---|---|---|
|
${直前処理者} |
処理実行者のメールアドレス |
kamiyacho@cloudsol.jp |
|
${直前処理者名} |
処理実行者の名前 |
神谷町 太郎 |
例：処理依頼メールの返信先・送信者名を直前の処理者に設定する場合
1)受信したメールの宛先
（※直前の処理者が神谷町太郎（kamiyacho@cloudsol.jp）の場合）
2)返信時の宛先
制限事項：
・直前処理者プレースホルダーは、処理依頼メールの設定項目でのみ利用できます。その他の設定項目に指定しても空となります。
・処理完了メール（フォローメール含む）のFrom(名称)および返信先(Reply-To)を直前の処理者に変更したい場合は、上記プレースホルダーではなく、処理者プレースホルダー（${処理者}、${処理者名}）を利用してください。