Gluegent Flow のタスク内容を社内システムに連携したいと思ったことはありませんか？
自動で連携できたら入力ミスなどが少なくなりますし、転記する時間を本来やるべき時間に振り分けることができますね。ここでは、Gluegent Flow にあるデータを社内システムへ連携する方法についてお伝えします。
Gluegent Flow のタスクデータを外部に出す方法
タスクデータをGluegent Flow から外に出す方法は様々ありますが、他システムに連携することを前提としたデータ出力を行う方法は次の4つございます。
- Gluegent Flow 管理者でログインし、タスクデータ一覧からCSV出力する
- スプレッドシートに自動処理で出力する ※Gluegent Flow for Google Workspace をお使いの方
- Excelに自動処理出力する ※Gluegent Flow for Microsoft365 をお使いの方
- 自動処理の外部システム実行を使って、社内システムに直接データを送る
1～3に関しては、CSVデータや表計算サービスにデータを出力し、取り込み先の社内システムが取り込めるフォーマットに変更することでデータを連携します。
4に関しては、連携先のシステムがインターネットを経由したデータの受け渡しの窓口（API）を用意していることが前提ですが、Gluegent Flow から直接データの連携を行います。
2023年6月のリリース以前は、Excelへは外部システム実行とPowerAutomate を使って出力する形でしたが、自動処理のExcel最終行追加がリリースされた以降は、より簡単な設定で実現することができます。
ご契約のGluegent Flow によって使える方法が異なります
ご契約中のGluegent Flow によって出力可能な方法が異なりますので、ご確認下さい。
選ぶ基準
連携に際してどの方法を採用するかの判断情報を記載します。
1.タスクデータ一覧でCSV出力
メリット：タスクデータ一覧で検索した結果がCSVで出力できますので、連携対象のタスクをあらかじめ絞った状態でCSVに出力できます。
注意点：データの並び順が定まっていなかったり、タスクのデータをすべて出力するため、出力の都度並び順などの確認を行う必要があります。
2.スプレッドシートに自動処理で出力
メリット：適切な経路の処理を行ったタイミングで、指定した入力フォームのデータがスプレッドシートに出力されるので、連携すべき処理のデータのみ一覧化できます。また、並び順もスプレッドシートの1行目に書かれている通りに出力されるので、連携先の並び順にしておけば最小限の操作で連携用データができます。
注意点：自動処理のスプレッドシート行追加を使用していますので、定期的に自動処理が正常終了しているか確認が必要です。もし失敗していたら、データをご確認いただき、再実行を行ってください。
3.Excelに自動処理で出力
メリット：2の方法と同様、適切な経路の処理を行ったタイミングで、指定した入力フォームのデータがExcelに出力されますので、連携すべき処理のデータのみ一覧化できます。また、並び順も自動処理に設定した通りに出力されるので、連携先の並び順にしておけば最小限の操作で連携用データができます。
注意点：自動処理のExcel最終行追加を使用していますので、定期的に自動処理が正常終了しているか確認が必要です。もし失敗していたら、データをご確認いただき、再実行を行ってください。
4.自動処理の外部システム実行を使って、直接社内システムに直接データを送る
メリット：適切な経路の処理を行ったタイミングでデータの連携が行われますので、処理の都度連携先の情報が更新されることになります。
注意点：連携先のシステムにAPIが用意されていることが必要です。また、連携先のシステムによっては、別途利用料金が発生するサービスもございますので、よくご確認ください。また、APIの連携は多少のIT知識が必要となる設定箇所がございますので、それを踏まえてご自身で設定ができる方である必要があります。
Gluegent Flow のデータを社内システムに連携する方法についてご案内しました。
皆様の業務効率化に貢献しましたら幸いです。