Gluegent Flow が運用をサポートする要件とは
令和３年度の税制改正において「電子帳簿保存法」の改正等が行われ（令和４年１月１日施行）、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について見直しがなされました。
※詳しい電子帳簿等保存制度の内容については、国税庁のページに特設サイトがありますので、そちらをご確認ください。
電子帳簿等保存制度特設サイト
制度は3つの区分に分かれており、それぞれについて改正事項が発表されています。 出典：国税庁 改正に関するもの パンフレット（電子帳簿保存法が改正されました（R3.12改訂））
さらに、上記の制度区分「③電子取引」について、下記の保存要件があります。 出典：国税庁 改正に関するもの パンフレット（電子帳簿保存法が改正されました（R3.12改訂））
特に「可視性の要件 検索機能の確保」は、次の3つの条件で検索できる状態にしておく必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
出典：国税庁 制度に関するもの パンフレット（電子取引データの保存方法をご確認ください）
保存要件の「真実性の要件 ②と③」と「可視性の要件 検索機能の確保」について、SharePoint の利用と格納される文書のラベルの適用を行う運用を想定しています。
具体的には、Gluegent Flow の自動処理「外部システム実行」を活用することにより、自動的に文書の格納や文書名の変更・ラベルの適用を実現します。
設定概要
Gluegent Flow で文書に関してワークフローをまわし、承認や決裁が行われた際に自動処理を使って SharePoint へ連携します。イメージは以下の通りです。
- 営業担当（申請者）が「取引日」「金額」「取引先」の情報を入力し、文書を添付して申請します。
- 上長（承認者）が申請内容を確認し、承認処理を行います。
- 2の承認処理が行われたタイミングで自動処理にて SharePoint に添付文書を格納 / 文書名のリネーム / ラベルの適用 を行います。
- 必要に応じて経理担当が対象文書の検索 / 閲覧を行います。
詳細な設定例
詳しい手順はこちらをご参照ください。
SharePointへファイルをアップロードした際に同時にプロパティを付与する(Microsoft365向け)
ご不明点等ございましたら、カスタマーサクセスまでご連絡下さい。