「外部メール通知機能」はオーダーシートに通知先メールアドレスを記載することで、Gluegent Flow からの通知を通知先メールアドレス宛に送付する機能です。
Gluegent Flow Plus では処理依頼・完了・フォロー・催促はブラウザ拡張の通知を使用しており、各ユーザー・グループ宛のメールは送付していません。メールでの通知を行いたい場合は、こちらの機能をご利用ください。
情報：
この機能をご利用いただく場合は、ドメイン設定の追加機能で「外部メール通知」のチェックをオンにしてください。
→ドメインの設定画面
Gluegent Flow Plus / Gluegent Flow Legacy プランをご契約のお客様で「外部メール通知」機能のご利用を希望される場合は、当サポートへご依頼ください。
オーダーシートの設定
外部メール機能をご利用いただく場合は、オーダーシートに送信対象のメールアドレスを指定する必要があります。
オーダーシートとは、Gluegent Flow Plus を使用するユーザー・グループの並び順を設定する CSV ファイルです。
情報：
他に、プロフィール情報を設定することも可能です。詳しくは「オーダーシートとは」をご参照ください
オーダーシートのサンプルはこの記事下部の member.csv / group.csv をご参照ください。
ユーザー情報は member.csv に記載します。
「email」列にはユーザーの Gluegent Flow Plus 用メールアドレス (user1@xxx.gluegent.biz) を入力します。
「name」列には何も入力しません。
「<EXTERNAL_EMAIL>」列には送信対象のメールアドレスを入力します。
email,name,<EXTERNAL_EMAIL>
user1@xxx.gluegent.biz,,user1@example.com
グループに対してもメールを送信する場合は group.csv にも同様に記載します。
email,name,<EXTERNAL_EMAIL>
group1@xxx.gluegent.biz,,group1@example.com
情報：
1人(1グループ)に対して複数の送信先を指定する場合は、""で囲み、カンマ区切りで記載してください。
例：user1@xxx.gluegent.biz,,"user1@example.com,user1_alias@example.com"
オーダーシートのアップロード
オーダーシートを作成したら、Gluegent Flow Plus に適用します。ドメインの設定画面にアクセスし、作成したオーダーシートをアップロードしてください。
グループキャッシュ更新処理後、各通知が「<EXTERNAL_EMAIL>」列に記載したメールアドレス宛に送付されます。
情報：
この操作はユーザーの追加・削除・変更の都度実施いただく必要があります。
外部メール通知のデフォルト設定
ドメインの設定画面にて「外部メール連携設定」の「外部メールと連携」をクリックしてください。
メッセージ（処理完了通知 / 処理依頼通知）には予めメッセージが設定されています。必要に応じて変更してください。このメッセージは、各モデルの初期値として設定されます。モデル単位、経路単位でもメッセージは変更できます。
情報：
- この操作は、外部メール通知機能を有効にした後、必ず実施いただく必要があります。
- メッセージの変更があった際に「外部メールと連携」をクリックする必要があります。
- ユーザーの追加・削除・変更の都度クリックする必要はありません。
送信対象の通知
この機能によるメール送信対象の通知は以下の通りです。
- 処理完了通知
- 処理依頼通知
- フォロー通知
- 催促
メール送信自動処理の宛先には適用されません。
通知設定
モデル編集画面の「全般」をクリックし、「通知設定」をクリックしたときの設定画面は以下の状態になります。
Gluegent Flow (Google Workspace / Microsoft 365) と異なり、以下の制限があります。
- 件名、返信先、Fromの設定は行なえません。
- 本文はテキスト形式のみとなります。
- 添付ファイルは添付されません。