せっかくグルージェントフロー（Gluegent Flow）のモデルを作成し、全社公開したのに使われない、使いにくいと言われる、上司から別のサービスへの置き換えを打診されるといったことはありませんか。
もしかすると Gluegent Flow の機能を最大限活かし切れていないかもしれません。モデルの設定次第でユーザーの使いやすさが劇的に向上します。
ここでは実際にエンドユーザーからいただいたご意見を元に、モデルの使いやすさを向上するポイントをご紹介します。
目次
ルートグループに全員を追加していませんか？
「毎回、経路の担当者を自分で設定しなければいけない。しかもユーザーが縦一列に並んでいて探すのが大変」というご意見はありませんか？
各経路に担当者を割り当てるために、グループ選択パネルを使用します。グループ選択パネルの一番左にはルートグループがあり、右に所属しているユーザーが表示されます。
ここに全ユーザーを一律で追加していませんか？
機能としてはこれで十分使えますが、経路の担当者を割り当てる度に上から下までスクロールするのはとても大変です。検索機能も使えますが、「部長承認の経路では◯◯部の部長さんの名前を毎回入力して、社長決裁の経路では社長の名前を検索して・・・」というのをユーザーに強制していませんか？
特に毎日申請するようなモデルの場合、とても大変です。
Gluegent Flow をご利用いただく際は、実際の組織ツリーに準じて組織構造を作成いただくことを推奨しています。
経路の担当者をユーザー任せにしていませんか？
「課長承認の経路には自分の課長を入れなさい、部長承認の経路には部長を入れなさい、社長決裁の経路には社長を入れなさい。」という運用でモデルを作成していませんか？
確かに経路の担当者はユーザー自身が追加できます。だからといって上から下まで全部の経路の担当者をユーザーに追加させるのはユーザーにとっては大変です。自分の上司ならいいですが、「『ここには人事部の部長を入れなさい』と言われても、人事部の部長なんて知らないよ」という声が聞こえてきませんか？
経路の担当者はあらかじめ登録しておくことができます。
「人事部の部長」「社長」のようにあらかじめ担当する人が決まっている場合は、ここで設定しておくことをお勧めします。
また、組織ツリーが正しく作成されていれば、ロールを使って自動的に各経路の担当者を追加することもできます。
自分の上司が自動的に割り当てられていれば、ユーザーは間違えることもありません。
ボタンの設定が実際の運用と合っていますか？
「この内容、不備があるから差し戻ししたいのに、この経路では差し戻せないんだよな」「決裁まで行ったのに、ユーザーが勝手に中止しちゃった」なんてことはありませんか？
モデルの新規作成時や経路を追加した時は各経路に合わせたボタンがあらかじめ設定されています。ですが、各経路のボタンは自由に設定できます。
「運用上はこの経路では差し戻しが発生する」のであれば、「差し戻し」のボタンを追加しましょう。
「この経路では却下することはありえない」のであれば、「却下」のボタンは削除しましょう。
「この経路では『承認』じゃなくて『確認』なんだよね」ということなら、ボタン名を変更しましょう。
経路によっては申請者に「中止」や「やり直し」をして欲しくない時もあります。その場合は、実行できなくしましょう。
他にも、経路のボタンにはいろいろな表現ができます。
→スゴ技 - 3. 進むだけがすべてじゃない。同じ経路で複数の作業を行いたい
スゴ技 - 9. 「申請」と「差し戻し後の再申請」で押せるボタンを変えたい
紙の申請書では鉛筆でメモできたのに・・・
せっかくペーパーレス化したのに、「紙は良かった」という人いませんか？
紙の申請書の場合、鉛筆でうっすら書いておけば、後で消せるので、ちょっとしたメモやメッセージなどが書けます。電子化された稟議書ではそんなことはできません。
ですが、Business 以上のプランをお使いの場合「付箋（ふせん）」機能がご利用いただけます。
紙の付箋と同じように、貼ったり剥がしたり、移動したりメモを記述したりできます。
→付箋機能
最後の経路まで進んだタスクは変更などができませんが、付箋機能を使うことで終了したタスクにもメモを残すことができます。
ぜひ、ご利用ください。
同じ人が続けて処理をすることありませんか？
「俺が申請したものを俺が承認するの？めんどくさいなぁ」と言われることありませんか？
次の経路の担当者が、今の人と同じなら、一度に処理したいですよね。
そこで、次の経路の担当者が自分と同じだったらスキップできる方法があります。
この方法を使うことで、申請者の次の承認経路や、承認の次の決裁経路のように連続した経路の担当者が同じ人だった場合は自動的にスキップできます。
ボタンの押し間違いが多発していませんか？
「『承認』を押すつもりが『却下』を押してしまった！もう終了されちゃって取り消せない！」ということはありませんか？「却下」などの終了するボタンでは復活させることができないので、再申請してもらう必要があります。長い経路の終盤で発生すると前の経路の人に謝らなければいけなくなります。
そもそも、隣同士に同じ大きさ、同じ色で似たようなボタンがあるのがいけないのです。
Gluegent Flow では各経路のボタンの大きさ、色を変更できます。
また、アイコンも表示できますので、進む系のボタンなのか戻る系のボタンなのかも簡単に判別できます。
処理完了メールは本当に必要ですか？
「Gluegent Flow から届くメールがうっとおしい」「自分がやった操作なんだから、わかってるよ！」というご意見はありませんか？
モデルを作成した時、処理完了通知（メール）は「送信する」が選択されています。
そのままモデルを作成すると、申請者が申請すると申請者にメールが送信され、承認者が処理をすると承認者にメールが送信され、決裁者が処理をすると決裁者にメールが送信されます。
特に、承認者や決裁者は一日に大量の処理を行うと、その分だけ大量にメールが送信されてしまいます。
処理依頼メールは処理をしてもらうために必要ですが、処理完了メールは立場によっては不要な場合があります。
モデルを作成する際、それぞれの経路の担当者になる人に意見を聞きましょう。
確認用の経路は本当に必要ですか？
決裁後に社内共有のために関係者全員を確認用の経路の担当者に追加し、「確認」ボタンを押してもらう、という運用をしていませんか？
もちろん、関係者全員が確実に確認したことを把握する必要がある場合は、この方法が有効です。
しかし、「見ておいてくださいね」程度の確認であれば、確認経路にする必要はありません。
参照権限を付与して、メール通知すれば、関係が深い人はタスクを確認しますし、浅い人は見なくても良くなります。
どれを使って申請すればいいかわからない！
業務に合わせて、モデルを作っていくと、似たようなモデルが作成され、ユーザーにとってどのモデルを使って申請すればいいかわからなくなってしまいます。
モデルの名前の下に「説明」欄があります。
ここに「このモデルはこういう時に使います。」といった説明を書いて、わかりやすくしましょう。
また、Business 以上のプランをお使いの場合「スマートモデル検索」機能がご利用いただけます。
この機能はモデル名や説明から判断して、ユーザーに適切なモデルを提案する機能です。
いつも「こういう時、どの申請を使えばいいですか？」と質問を受けているご担当者様の代わりに答えてくれる強力な機能ですので、ぜひご利用ください。
入力欄に何を書けばいいか、わかりにくくないですか？
「この入力欄には何を書けばいいの？」「これってどっちを選べばいいの？」といった質問をよく受けることはありませんか？
入力フォームの名前だけでわかるようにするのはなかなか難しいものです。
入力フォームの名前の下に「説明」欄があります。
ここに「この入力フォームにはこういった内容を入力してください」といった説明を書いて、わかりやすくしましょう。
入力した説明は入力フォーム名をクリックするとバルーン表示されます。
また、入力フォームの「説明文」を使うともっと詳しい内容を入力できます。ユーザーに見てもらいたい情報をクリックすることなく表示することができます。
経路の担当者が複数の場合、どう扱うか決めていますか？
Gluegent Flow では経路の担当者を複数人追加することができます。また、グループを指定することもできます。
では、複数の担当者が処理するときはどうするか決めていますか？
運用に合わせてボタンの種類を選びましょう。
「誰かが代表して処理をする」という場合は「次に進む」「終了」というボタンの種類を選びましょう。
「全員が処理をする」という場合は「次に進む（全）」「終了（全）」を選びましょう。
経路の担当者にグループが選択された場合のことも考えましょう。
「グループの誰か一人が処理をする」という場合は上の4種類のうちのどれかを選びましょう。
「グループメンバー全員が処理をする」という場合は「次に進む（全）」「終了（全）」を選び「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要」のチェックをオンにしましょう。
業務によって色々なパターンがありますので、運用に合わせて適切なボタンを選択しましょう。
申請された申請書を共有したい
紙で運用していたときは、申請書は全てファイルに挟んでキャビネットにしまっていたので、見たい時には誰でも見ることができていた。ペーパーレスになって、誰がどんな申請をしたのかわからなくなってしまった、ということはありませんか？
実は、Gluegent Flow では参照権限を付与することができます。
全員に共有することもできますし、適切な対象に共有することもできます。
→スゴ技 - 6. 申請者の所属部署メンバーに自動的に参照権限を付与したい
その経路、本当に必要ですか？
会社の慣例として、稟議書を作成したら、リーダー・係長・課長・部長・事業部長・社長に承認してもらわないといけない、なので Gluegent Flow でもそれだけ経路を作る必要があります。ですが、これらの経路、本当に必要でしょうか。
経路が長ければ、それだけ関わる人も多くなり、完了まで時間がかかってしまいます。
例えば、1 万円の接待費に社長の決裁が必要か、確認してみましょう。実は、部長決裁まで十分だったりしませんか？
経路の長さは必要に応じて、調整しましょう。
金額やさまざまな条件によって分岐することもできます。
適切な経路設計で、スピーディーに処理を進められるようにしましょう。
画面表示が遅い！
Google Workspace 版では、選択式の入力フォーム（リスト・テキストとリスト・複数チェック・単一チェック・親子リスト・親子テキスト・親子リスト（他項目連携））はマスターデータとして、スプレッドシートが選択できます。
画面表示が遅いのはそれが原因かもしれません。
スプレッドシートをマスターデータにしている入力フォームは、スプレッドシートの内容を取得して入力フォームを表示するために 1 回ずつ Google API を実行しています。
入力フォームが 10 個あれば、10 回 API を実行しますので、それだけ表示に時間がかかります。
マスター管理でスプレッドシートを使い、入力フォームではマスターデータを使うよう変更してみてください。
マスターデータは Gluegent Flow 側にデータを保持するので、画面表示のために Google API を実行する必要がありません。
画面表示が遅くて、ユーザーがイライラしているようでしたら、ぜひお試しください。