オーダーシートとは、グループ選択パネルに表示されるグループとメンバーの並び順を制御するための Google スプレッドシートおよび CSV ファイルです。
共有アドレス帳ではグループを使って組織ツリーを表現します。
グループ選択パネルに表示されるユーザーやグループは名前順に上から並びます。
企業では組織ごとに並び順や序列がありますが、グループには並び順は定義できません。
そこで、オーダーシートを使ってグループ選択パネルに表示されるユーザーやグループの並び順を制御します。
オーダーシートの作成
オーダーシートの設定内容
Google スプレッドシートで作成したオーダーシートへのアクセス方法
CSV ファイルで作成したオーダーシートへのアクセス方法
名前情報の追加
プロフィール情報の追加
非表示にしたい項目
チェックボックスを非表示にしたいユーザー・グループ
グループ選択パネルに名前を複数行表示する方法
オーダーシートの反映タイミング
オーダーシートの作成
スプレッドシートの場合は、ドメイン設定画面にて作成可能です。
CSV の場合は、この記事下部のサンプル（member.csv / group.csv）をご利用ください。
オーダーシートの設定内容
オーダーシートには「Member」「Group」があります。ドメイン設定画面で作成された Google スプレッドシートでは 1 つのスプレッドシートに「Member」「Group」シートが作成されています。CSV ファイルではそれぞれ別々にファイルを作成する必要があります。
「Member」には並び順を指定したいユーザーのメールアドレスを、「Group」にはグループのメールアドレスを入力します。
入力例(スプレッドシート)
Member
| name | |
|---|---|
| yamada@example.com |
「yamada@example.com」を一番上に表示したい
Group
| name | |
|---|---|
| eigyo@example.com |
「eigyo@example.com」を一番上に表示したい
入力例(CSV)
Member
email,name
yamada@example.com,
「yamada@example.com」を一番上に表示したい
Group
email,name
eigyo@example.com,
「eigyo@example.com」を一番上に表示したい
オーダーシートには全てのユーザー・グループの情報を記載する必要はありません。並び順を制御したいユーザー・グループの分のみを記載してください。オーダーシートに記載がないユーザー・グループ情報は記載があるユーザー・グループの後方に並びます。
→グループ選択パネルの並び順はどういうルールになっていますか
重要：
予め用意されている「email」「name」列のヘッダー名の変更、列の削除は行わないでください。グループキャッシュの更新処理時にオーダーシートの内容が共有アドレス帳に反映されません。
Google スプレッドシートで作成したオーダーシートへのアクセス方法
スプレッドシートで作成したオーダーシートへのアクセス方法は下記の 2 通りです。
- オーダーシートのオーナーとなっているユーザーの Google ドライブからアクセス
- 「ドメイン設定」画面の「現在有効なオーダーシート」のリンクからアクセス
重要：
- オーダーシートは共有ドライブには対応しておりません。スプレッドシートが共有ドライブに保存されている場合、グループキャッシュの更新処理が失敗します。
- オーダーシートはシステムユーザーに閲覧以上の権限が必要です。グループキャッシュの更新時にはシステムユーザーの権限でオーダーシートを参照します。システムユーザーにオーダーシートの閲覧権限がないとグループキャッシュの更新処理に失敗します。
CSV ファイルで作成したオーダーシートへのアクセス方法
CSV ファイルで作成したオーダーシートは画面上からダウンロードできません。
作成したオーダーシートは必ず任意の場所に保存しておき、更新時はそちらを更新してください。
◯未設定の状態
◯設定済みの状態
名前情報の追加
グループ選択パネルに表示されるユーザーやグループの名前は Google Workspace / Microsoft 365 で設定した名前が表示されます。
共有アドレス帳では Google Workspace / Microsoft 365 で設定した名前とは異なる表示にしたい場合に、「name」列に入力します。
入力例(スプレッドシート)
Member
| name | |
|---|---|
| yamada@example.com | 山田社長 |
Google Workspace / Microsoft 365 では「山田一郎」と設定されているが、共有アドレス帳では「山田社長」と表示したい
Group
| name | |
|---|---|
| eigyo@example.com | 営業部 |
Google Workspace / Microsoft 365 では「営業グループ」と設定されているが、共有アドレス帳では「営業部」と表示したい
Member（ドメイン外のメールアドレス）
| name | |
|---|---|
| yamada@example.com | |
| tanaka@example.net | 株式会社◯◯の田中様 |
共有アドレス帳ではドメイン外のユーザーを表示できます。Google Workspace / Microsoft 365 では、ドメイン外のユーザーの氏名情報を取得できないため、オーダーシートの「name」列に氏名などを入力します。
入力例(CSV)
Member
email,name
yamada@example.com,山田社長
Google Workspace / Microsoft 365 では「山田一郎」と設定されているが、共有アドレス帳では「山田社長」と表示したい
Group
email,name
eigyo@example.com,営業部
Google Workspace / Microsoft 365 では「営業グループ」と設定されているが、共有アドレス帳では「営業部」と表示したい
Member（ドメイン外のメールアドレス）
email,name
yamada@example.com,
tanaka@example.net,株式会社◯◯の田中様
共有アドレス帳ではドメイン外のユーザーを表示できます。Google Workspace / Microsoft 365 では、ドメイン外のユーザーの氏名情報を取得できないため、オーダーシートの「name」列に氏名などを入力します。
重要：
- グループ選択パネルのプロフィール欄に表示される名前は Google Workspace / Microsoft 365 で設定されたものが表示されます。
- 「name」列に入力した場合、Google Workspace / Microsoft 365 での変更内容は反映されません。「name」列は共有アドレス帳で表示される名前を意図的に変更する場合のみ使用してください。
- 「name」列は削除しないでください。「name」列を削除するとグループキャッシュの更新処理時にオーダーシートの内容が共有アドレス帳に反映されません。
プロフィール情報の追加
オーダーシートには「email」「name」以外の列を追加できます。任意の列を追加することで、グループ選択パネル右側に表示されるプロフィール欄に表示されます。
入力例
社員番号、電話番号（内線）、携帯電話番号列を追加し、それぞれに表示したい情報を入力します。
グループ選択パネルのプロフィール欄にオーダーシートに入力した項目名と情報が表示されます。
情報：
データが空白の場合は、列が追加されていても、プロフィール欄には表示されません。
オーダーシートで設定した電話番号や内線番号を使って、iOS 向けの「Gluegent モバイル共有アドレス帳」アプリや Android 向けの「Gluegent Apps」から電話をかけることができます。
また、iOS向けアプリでは着信時の氏名表示にも使用できます。
使用するには、ドメイン設定画面での設定が必要です。
非表示にしたい項目
プロフィール情報のうち、グループ選択パネルのプロフィール欄には表示したくない項目は、列名を「<>」で囲みます。
チェックボックスを非表示にしたいユーザー・グループ
誤選択を防止する目的で特定のグループやユーザーのチェックボックスを非表示にしたい場合は、列名を「<selectable>」としてください。また、非表示にしたいユーザーやグループには「no」と記入してください。
入力例
<selectable>列を追加し、チェックボックスを非表示にしたいユーザーやグループの行に「no」と入力します。
グループ選択パネルではチェックボックスが表示されません。
注意：
チェックボックスを表示したい場合は <selectable> には値を入力しません。
チェックボックスを非表示にしたいグループのみオーダーシートに入力すると、対象グループが一番上に表示されます。並び替えが必要な場合は、他のグループもオーダーシートに入力してください。
グループ選択パネルに名前を複数行表示する方法
海外拠点などもあり、名前を日本語と英語で併記したい場合、オーダーシートに「exname」という項目の列を追加します。「exname」列で複数行で入力するとグループ選択パネル上で氏名やグループ名を複数行表示できます。
オーダーシートの設定例
グループ選択パネルでの表示例
オーダーシートの「exname」列に入力された値は上図の①、③で表示されます。
②は Google Workspace / Microsoft 365 から取得した氏名・グループ名を表示します。
オーダーシートの反映タイミング
作成したオーダーシートがグループ選択パネルに反映されるのは、グループキャッシュの更新後です。
グループキャッシュの更新処理は 1 日に 1 回実行されるので、最大 1 日お待ちいただくか、「開始時刻設定」で直近の時刻を選択するか、「グループキャッシュ更新実行」をクリックしてください。