ここでは自動処理について説明します。
自動処理とは
Gluegent Flow では、経路での各処理後に、自動で実行される処理を設定できます。処理(申請・承認など)のボタンが押され、タスク処理が終了した後に、システムが自動で実行します。
自動処理の実行結果は「自動処理結果」画面で確認できます。
自動処理は 1 つのボタンに複数設定できます。設定した自動処理は順番に実行されます。途中で失敗するとそれ以降の自動処理はすべて実行されません。次の経路のボタンに自動処理が設定されていた場合、これらの自動処理も実行されません。
一部を除き、自動処理はタスクの処理実行後非同期に実行されます。このため、処理完了通知・処理依頼通知などが先に実行される場合があります。
自動処理の設定
ボタンの説明
①追加ボタン
自動処理を追加します。
②編集ボタン
選択した自動処理を修正します。
③削除ボタン
自動処理を削除します。
④移動ボタン（上）
選択した自動処理の順番を上に移動します。
⑤移動ボタン（下）
選択した自動処理の順番を下に移動します。
自動処理の追加
モデル編集画面の「経路」にて任意の経路、「自動処理設定」をクリックします。表示された処理の「＋」アイコンをクリックします。
「自動処理の追加」画面が表示されます。
各自動処理のアイコンをクリックすると、各自動処理の設定画面が表示されます。アイコン右上のⓘをクリックすると自動処理の説明欄が表示されます。
設定が完了したら「OK」をクリックします。自動処理の追加をやめる場合は「キャンセル」をクリックします。
設定状況の確認と変更
設定された自動処理を確認・変更する場合は追加時同様、モデル編集画面の「経路」にて対象の経路をクリックし、「自動処理設定」をクリックします。
自動処理が設定された処理には自動処理のアイコンと名前が表示されます。
対象の自動処理をクリック（選択）し、編集アイコンをクリックします。
設定されている自動処理の内容が表示されます。変更する場合は設定内容を変更し「OK」をクリックします。変更しない場合は「キャンセル」をクリックします。
設定項目のうち「${}」が表示されているものはプレースホルダーが使用できます。
ここで使用できるプレースホルダーは「入力フォームのプレースホルダー」「予め用意されているプレースホルダー」です。
また直接入力することもできます。
例：宛先欄に ${入力フォーム名} と記述することで入力フォームに入力された値を自動処理で使用します。直接「user1@example.com」と記述することで常にこのメールアドレスを使用します。
注意：
メールアドレスを入力する場合、大文字・小文字の指定により正しく動作しないことがあります。
並び順を変更する
自動処理は表示されている順に実行されます。実行順序を変える場合は対象の自動処理をクリック（選択）し「∧」「∨」をクリックします。
削除する
対象の自動処理をクリック（選択）しゴミ箱アイコンをクリックすると自動処理が削除されます。
自動処理実行のルール
自動処理はその経路の処理を行ったタイミングで実行されます。
例えば、申請経路の「申請」の処理に自動処理を追加した場合、ユーザーがタスクを作成し「申請」をクリックした時に実行されます。
1つの処理に複数の自動処理が設定されていた場合、上から順番に処理されます。
設定されている自動処理が何らかの理由で失敗した場合、後続の自動処理は実行されません。
前の経路で自動処理がエラーになった場合、次の経路の自動処理は実行されません。
各エディションごとの自動処理
使用できる自動処理の種類はご契約のエディションおよびプランにより異なります。
Google Workspace版
Microsoft 365版
Gluegent Flow Plus
| タスクタイトル更新 | 入力フォーム更新 |
| メール送信 | 参照権限の追加 |
| 参照権限の削除 | 経路情報更新 |
| 次の自動処理を飛ばす | |
| 外部システム実行 |
Gluegent Flow for SB Edition
| タスクタイトル更新 | 入力フォーム更新 |
| メール送信 | 参照権限の追加 |
| 参照権限の削除 | 経路情報更新 |
| 次の自動処理を飛ばす | |
| ドキュメント作成 | 添付ファイルアップロード |
| ドライブ共有設定 | スプレッドシート行追加 |
| スプレッドシート複数行追加 | |
| 外部システム実行 |
各種自動処理
- Gluegent Flow で用意されている自動処理は以下の通りです。それぞれの詳しい説明は各自動処理のページでご確認ください。
- メール送信
- 経路や入力フォームの情報を、任意の宛先に送信します。
- Excel 行追加
- SharePoint に保存された Excel にタスクの内容等を追加します。
- 参照権限の追加
- 任意のユーザー・グループにタスクの参照権限を追加します。
- 参照権限の削除
- 任意のユーザー・グループからタスクの参照権限を削除します。
- タスクタイトル更新
- タスクのタイトル（件名）を変更します。
- 次の自動処理を飛ばす
- 経路や入力フォームの情報を使って条件判定し、合致した場合にこの自動処理以降に設定されている自動処理をスキップします。
- 経路情報更新
- モデルで設定された経路の設定値を上書き変更できます。
- 入力フォーム更新
- 指定した入力フォームの値を任意の値に更新できます。
- 外部システム実行
- 指定された URL へ HTTP リクエストを送信します。経路や入力フォームの情報を外部のシステムへ送信できます。
- GMOサイン契約文書追加
- GMO サインに対して Gluegent Flow の入力フォーム値を送信します。
- 別途お申し込みが必要です。
- クラウドサイン契約文書追加
- クラウドサインに対して Gluegent Flow の入力フォーム値を送信します。
- 別途お申し込みが必要です。
- DocuSign契約文書追加
- DocuSignに対して Gluegent Flow の入力フォーム値を送信します。
- 別途お申し込みが必要です。
- ドキュメント作成
- Google ドライブのドキュメントに経路や入力フォームの内容を埋め込みます。
- 添付ファイルアップロード
- 入力フォームの「添付ファイル」で添付されたファイルを、Google ドライブにアップロードします。
- ドライブ共有設定
- Google ドライブのアクセスコントロール（共有設定）を変更します。
- スプレッドシート行追加
- 経路やフォームの情報を Google ドライブのスプレッドシートへ１行ずつ追加します。
- スプレッドシート複数行追加
- 経路や入力フォームの情報を Google ドライブのスプレッドシートへ追加します。
- ドライブファイルのコピー
- Google ドライブのファイルをコピーします。
- ドライブファイルの移動
- 種別が「ドライブ」の入力フォームに指定された項目を移動します。
- ドライブラベルの適用
- 種別が「ドライブ」の入力フォームにドライブラベルを付与します。
- 外部ユーザー招待
- Microsoft 365 の組織外のユーザーを Microsoft Azure に招待します。
- サイトストレージ上限更新
- Microsoft 365 SharePoint サイト ストレージ上限を更新します。
- チーム作成
- Microsoft Teams のチームを新規作成します。
- チーム更新
- Microsoft Teams のチームを更新します。
- チームアーカイブ / 復元
- Microsoft Teams のチームをアーカイブ、またはアーカイブ状態のチームを復元します。
- チーム削除
- Microsoft Teams のチームを削除します。
- メンバー追加
- Microsoft Teams のチームに所有者やメンバーを追加します。
- ゲスト追加
- Microsoft Teams のチームにゲストを追加します。
- メンバーロール更新
- Microsoft Teams のチームのメンバーを所有者へ、または所有者をメンバーへロール変更します。
- ユーザー削除
- Microsoft Teams のチームからユーザーを削除します。
- 有効期限設定
- Microsoft 365 Teams の有効期限を設定します。
- 有効期限更新
- Microsoft 365 Teams の有効期限を更新します。
- 有効期限削除
- Microsoft 365 Teams の有効期限を削除します。
- サイトのページ追加
- 経路や入力フォームの内容を埋め込んだページを Google サイトに追加します。
- 新しい Google サイトではお使いいただけません。
- 2022 年 5 月に廃止され、新規追加は行なえません。
- お知らせページへの投稿
- Google サイト上のお知らせページに自動で投稿します。
- 新しい Google サイトではお使いいただけません。
- 2022 年 5 月に廃止され、新規追加は行なえません。