ここでは自動処理について説明します。
自動処理とは
自動処理の設定
自動処理実行のルール
各エディションごとの自動処理
各種自動処理
自動処理とは
Gluegent Flow では、経路での各処理後に、自動で実行される処理を設定できます。処理(申請・承認など)のボタンが押され、タスク処理が終了した後に、システムが自動で実行します。
自動処理の実行結果は「自動処理結果」画面で確認できます。
自動処理は 1 つのボタンに複数設定できます。設定した自動処理は順番に実行されます。途中で失敗するとそれ以降の自動処理はすべて実行されません。次の経路のボタンに自動処理が設定されていた場合、これらの自動処理も実行されません。
一部を除き、自動処理はタスクの処理実行後非同期に実行されます。このため、処理完了通知・処理依頼通知などが先に実行される場合があります。
自動処理の設定
自動処理の追加
モデル編集画面の「経路」にて任意の経路、「自動処理設定」をクリックします。表示された処理の「＋」アイコンをクリックします。
「自動処理の追加」画面が表示されます。
各自動処理の「＋」アイコンをクリックすると、各自動処理の設定画面が表示されます。（自動処理の説明欄をクリックしても設定画面が表示されます）設定が完了したら「OK」をクリックします。自動処理の追加をやめる場合は「キャンセル」をクリックします。
設定状況の確認と変更
設定された自動処理を確認・変更する場合は追加時同様、モデル編集画面の「経路」にて対象の経路をクリックし、「自動処理設定」をクリックします。
自動処理が設定された処理には自動処理のアイコンと名前が表示されます。
対象の自動処理をクリック（選択）し、編集アイコンをクリックします。
設定されている自動処理の内容が表示されます。変更する場合は設定内容を変更し「OK」をクリックします。変更しない場合は「キャンセル」をクリックします。
並び順を変更する
自動処理は表示されている順に実行されます。実行順序を変える場合は対象の自動処理をクリック（選択）し「∧」「∨」をクリックします。
削除する
対象の自動処理をクリック（選択）しゴミ箱アイコンをクリックすると自動処理が削除されます。
自動処理実行のルール
自動処理はその経路の処理を行ったタイミングで実行されます。
例えば、申請経路の「申請」の処理に自動処理を追加した場合、ユーザーがタスクを作成し「申請」をクリックした時に実行されます。
1つの処理に複数の自動処理が設定されていた場合、上から順番に処理されます。
設定されている自動処理が何らかの理由で失敗した場合、後続の自動処理は実行されません。
前の経路で自動処理がエラーになった場合、次の経路の自動処理は実行されません。
自動処理にはタスク処理後に連続して行われるものと、非同期で実行されるものがあります。
連続して実行されるもの：タイトルのアップデート、入力フォームアップデートなど
非同期で実行されるもの：メール送信、参照許可設定の追加など
1 つのボタンに複数の自動処理が追加されていた場合、非同期で実行されるものだけの場合は、全て非同期で実行されます。
非同期で実行される自動処理の後ろに連続して行われる自動処理が追加されていた場合は、これらの自動処理もタスク処理後に連続して実行されます。
自動処理が全て終了するまでタスクの処理が完了しないため、処理に時間がかかります。連続した自動処理同士に関連がない場合は、自動処理の順序を入れ替えてください。
情報：
非同期の自動処理実行中に次の経路に進み、次の経路の担当者が処理を実行した場合、処理が実行できない場合があります。自動処理が終わるまで待ってから処理を実行してください。
各エディションごとの自動処理
使用できる自動処理の種類はご契約のエディションにより異なります。
Google Workspace版
| メール送信 | 参照許可設定の追加 |
| ドキュメント作成 | 参照許可設定の取り消し |
| 添付ファイルアップロード | タイトルのアップデート |
| ドライブアクセスコントロール | 次を飛ばす |
| スプレッドシート行追加 | 経路情報更新 |
| スプレッドシートバッチ追加 | 入力フォームアップデート |
| ドライブファイルのコピー | 外部システム実行 |
| ドライブファイルの移動 |
Microsoft 365版
| メール送信 |
| 参照許可設定の追加 |
| 参照許可設定の取り消し |
| タイトルのアップデート |
| 次を飛ばす |
| 経路情報更新 |
| 入力フォームアップデート |
| 外部システム実行 |
Gluegent Flow Plus
| メール送信 |
| 参照許可設定の追加 |
| 参照許可設定の取り消し |
| タイトルのアップデート |
| 次を飛ばす |
| 経路情報更新 |
| 入力フォームアップデート |
| 外部システム実行 |
Gluegent Flow for SB Edition
| メール送信 | タイトルのアップデート |
| ドキュメント作成 | 次を飛ばす |
| 添付ファイルアップロード | 経路情報更新 |
| ドライブアクセスコントロール | 入力フォームアップデート |
| スプレッドシート行追加 | 外部システム実行 |
| スプレッドシートバッチ追加 | |
| 参照許可設定の追加 | |
| 参照許可設定の取り消し |
各種自動処理
- Gluegent Flow で用意されている自動処理は以下の通りです。それぞれの詳しい説明は各自動処理のページでご確認ください。
- メール送信
- 経路や入力フォームの情報を、任意の宛先に送信します。
- 参照許可設定の追加
- 任意のユーザー・グループにタスクの参照権限を追加します。
- 参照許可設定の取り消し
- 任意のユーザー・グループからタスクの参照権限を削除します。
- タイトルのアップデート
- タスクのタイトル（件名）を変更します。
- 次を飛ばす
- 経路や入力フォームの情報を使って条件判定し、合致した場合にこの自動処理以降に設定されている自動処理をスキップします。
- 経路情報更新
- モデルで設定された経路の設定値を上書き変更できます。
- 入力フォームアップデート
- 指定した入力フォームの値を任意の値に更新できます。
- 外部システム実行
- 指定された URL へ HTTP リクエストを送信します。経路や入力フォームの情報を外部のシステムへ送信できます。
- GMOサイン契約文書追加
- GMO サインに対して Gluegent Flow の入力フォーム値を送信します。
- 別途お申し込みが必要です。
- クラウドサイン契約文書追加
- クラウドサインに対して Gluegent Flow の入力フォーム値を送信します。
- 別途お申し込みが必要です。
- ドキュメント作成
- Google ドライブのドキュメントに経路や入力フォームの内容を埋め込みます。
- 添付ファイルアップロード
- 入力フォームの「添付ファイル」で添付されたファイルを、Google ドライブにアップロードします。
- ドライブアクセスコントロール
- Google ドライブのアクセスコントロール（共有設定）を変更します。
- スプレッドシート行追加
- 経路やフォームの情報を Google ドライブのスプレッドシートへ１行ずつ追加します。
- スプレッドシートバッチ追加
- 経路や入力フォームの情報を Google ドライブのスプレッドシートへ追加します。
- ドライブファイルのコピー
- Google ドライブのファイルをコピーします。
- ドライブファイルの移動
- 種別が「ドライブ」の入力フォームに指定された項目を移動します。
- サイトのページ追加
- 経路や入力フォームの内容を埋め込んだページを Google サイトに追加します。
- 新しい Google サイトではお使いいただけません。
- 2022 年 5 月に廃止され、新規追加は行なえません。
- お知らせページへの投稿
- Google サイト上のお知らせページに自動で投稿します。
- 新しい Google サイトではお使いいただけません。
- 2022 年 5 月に廃止され、新規追加は行なえません。