Gluegent Flow にはさまざま自動処理が用意されています。
ここでは、どういう時にどの自動処理を使うべきかご紹介します。
特定の処理を実行した時にメールを送りたい
この自動処理は特定の経路・処理に追加できます。
経路の担当者には設定されていないが、タスクの内容を共有したい場合などに使用します。
タスクの情報を一覧にまとめたい
これらの自動処理は、 Excel やスプレッドシートにタスクの入力フォームの内容や、タスクに関する情報を出力します。
タスクの内容はタスクデータ一覧で確認できますが、管理者権限が必要です。
また、すべてのタスクデータの内容が参照できてしまいますので、一般ユーザー向けには使用させられません。
そこで、タスクのデータを Excel やスプレッドシートに出力することで一般ユーザーにも提供可能です。
タスクの内容を別サービスで使用したい
タスクデータを別のサービスのデータとして使用する場合、Excel やスプレッドシートに出力されたデータを使用することができれば、これらの自動処理を使って実現可能です。
この自動処理は、指定された URL へ HTTP リクエストを送信します。別のサービス側にそういった受け口があれば、使用可能です。
経路外のユーザーにタスクの内容を参照させたい
監査などでタスクの内容を第三者に公開する必要がある場合に使用します。
参照権限付与対象はユーザーを指定できますが、グループを指定するとそのグループのメンバーに追加されると過去に作成されたものも含めて参照できるようになり、削除されると参照できなくなります。
入力フォームの内容を件名（タイトル）に追加して視認性を良くしたい
一覧に「交通費申請」だけ表示されていても誰のどういった内容かわかりません。そこで、この自動処理を使い、入力フォームに入力された内容や、申請者名など自由にカスタマイズしましょう。
入力フォームの内容によって自動処理を実行する・しないを制御したい
経路・処理に追加された自動処理は必ず実行されます。入力フォームの内容によっては実行したくない場合もあります。
そういう場合は、この自動処理を使い、条件を指定します。
条件に合致した時は次の自動処理をスキップします。
複数設定することで、条件により実行する自動処理を切り替えることも可能です。
例：入力フォームの内容が A なら、参照権限の追加自動処理を実行する、B ならメール送信自動処理を実行する
経路の担当者を変更できるようにしたい、経路のスキップ設定を変更したい
この自動処理単体では意味がないので、次の自動処理を飛ばす自動処理と組み合わせて使用します。
入力フォームなどの条件により特定の経路の担当者の変更可否を切り替える、作成者による中止可否を切り替える、スキップ可否を切り替えるといったことができます。
申請者名や申請日を入力フォームに入力したい
この自動処理を使うことで、他の入力フォームの内容を組み合わせて別の入力フォームに入力したり、申請者名や申請日などプレースホルダーから取得できる内容を入力フォームに入力できます。
スクリプトで使えないプレースホルダーを使えるようにしたい
${作成者}などのプレースホルダーはカスタムバリデーションやボタン表示切替などの各種スクリプトでは使えません。この自動処理を使って入力フォームに入力し、スクリプトで使えるようにします。
添付ファイルを Google ドライブにアップロードして他者に共有したい
添付ファイルを Google ドライブにアップロードするだけであれば、添付ファイルアップロード自動処理だけで完結しますが、アップロードしたファイルを経路の担当者が参照したり、別のユーザーやグループに編集権限を付与したり、特定のフォルダに移動したり、コピーする必要がある場合は、これらの自動処理を組み合わせて使用します。
「ドライブ」タイプの入力フォームを作成し、添付ファイルアップロード自動処理の「ドライブ項目名」で指定します。
アップロードしたファイルが「ドライブ」タイプの入力フォームに指定されますので、他の自動処理を使う際にご利用ください。
スプレッドシートに出力したタスクデータを更新したい
この自動処理の「キーとする項目の名前」に「タスク番号」などのユニークとなる値を指定します。
各経路にこの自動処理を追加することで、処理ボタンをクリックするたびにスプレッドシートに出力されたデータを更新します。
各タスクのステータス管理などに利用できます。