1. 同じ内容のメールが複数届くのはなぜですか
2. 決裁処理後に確認用の経路を追加するときに気をつけることはありますか
3. 経路の担当者に指定したのに処理できません
4. 入力チェックの項目表示制御で複数の項目を制御するにはどうしたらいいですか
5. 外部システム実行自動処理で Power Automate を使って操作できるサービスやアクションは何がありますか
6. 添付ファイルアップロード自動処理が失敗してしまいます
7. 画面上から消したいボタンや機能がありますが、どれが消せますか
8. プレビュー画面の経路切替はどうやって使えばいいですか
9. 「スプレッドシート行追加自動処理」で値が出力されません
10. 計算式で画面表示時にエラーになります
11. モデルの並び順は変えられますか
12. ユーザーに件名を変更させない方法はありますか
13. 処理依頼メール・処理完了メール・フォローメールは誰に送られますか
14. 申請以外の経路で入力させたい項目がありますが、どうしたらいいですか
15. 各経路で処理はしないが、タスクを閲覧させたい場合どうすればいいですか
16. 親子リストのそれぞれの項目を別々に表示したい
17. 親子リスト（他項目連携）の値をプレースホルダーで表示するとずれてしまいます
18. 削除したモデルを復活できますか
19. 入力項目の内容により、経路を分岐したい
20. 自動処理結果の一覧で実行結果が「未完了」で実行回数が「0」のものがありますがこれはなぜですか
21. ユーザーの所属情報などを自動的に表示する方法はありますか
22. 「親子リスト（他項目連携）」の用途や使用方法がわかりません
23. Google ドライブ項目の検索を有効に使う方法はありますか
24. 宛先・経路の担当者にグループを指定してもメールがメンバーに届きません
25. 「確認経路」の用途がわかりません
26. 経路の担当者を指定時に特定のグループを選択させないようにできますか
27. 選択肢はマスターデータ・テキスト・スプレッドシートのどれを使うべきですか
28. モデルを保存したら単一チェックの項目表示切替のエラーが表示されます
29. 一部のモデルだけエラーとなり開けません
30. モデル一覧で「権限チェック」というエラーメッセージが表示されます
31. 自動処理と通知（処理完了・依頼・フォロー）の実行タイミングは決まっていますか
32. 次に進む(全) / 終了(全)で担当者にグループを追加した場合、どうなりますか
33. 入力フォームの文字色・文字サイズ等は変更できますか
34. HTMLレイアウトエディタ―でCSSを使えますか
35. 途中の経路で処理が終了してしまいます
36. フォームレイアウトの変更が反映されません
37. スキップした時、自動処理は実行されますか
38. 「添付ファイル」「ドライブ」でファイルを複数添付したい場合はどうすればいいですか
39. 項目表示切替と項目表示制御はどちらを使えばいいですか
40. 時刻を 1 分刻みにすることはできますか
41. 自動処理の実行回数が 1 回なのに処理が複数回実行されることがあります
42. あるタスクが終了したら、別のモデルで新しいタスクを作成することはできますか
43. スマートフォン用のレイアウトを設定できませんか
44. フォローメールにタスクの URL を表示できませんか
1. 同じ内容のメールが複数届くのはなぜですか
Gluegent Flow から送付するメールは、「メール送信自動処理」で送付されたメール、「処理完了メール」、「処理依頼メール」などがあります。
これらのメールが同じ内容で複数送付されることがあります。
Gluegent Flow からメールを送信するときは、メール送信用 API を使用しています。
この API の一時的な問題により、メール送信処理が失敗することがあります。
メール送信に失敗したときは、メール送信処理を再実行します。
この API の処理結果ではエラーとなっているものの、実際にはメールが正しく送信されていることがあり、結果的に同じメールが複数届くことになります。
※自動処理のリトライは 10 回行われますので、最大 10 通届くことがあります。
※一時的な問題の原因の 1 つに、添付ファイルが問題となっている場合があります。その場合は添付ファイルを添付せずに再送信する場合があります。たびたび同じメールが届く場合は、メールにファイルを添付しないよう設定してください。
2. 決裁処理後に確認用の経路を追加するときに気をつけることはありますか
例えば、申請→承認待ち→決裁待ちの経路の最後に申請者に確認をさせたい場合、決裁待ちの後ろに経路を追加します。このときに注意すべき点は以下の通りです。
実行可能な処理(ボタン)の調整
決裁待ちの「決裁」の処理を実行するとタスクは終了します。ただ経路を追加しただけだと、追加した経路に進みませんので、決裁待ち経路の「実行可能な処理(ボタン)」でボタンの種類の変更を行いましょう。
経路＞決裁待ちの経路＞実行可能な処理(ボタン)＞決裁の編集アイコンをクリックします。
「終了」が選択されているので「次に進む」をクリックし、「OK」をクリックします。
確認経路は差し戻さない
これは運用次第ですが、通常、決裁まで進んだらそこで決定したことになります。その後の確認経路で差し戻すという行為は行われないものと思われます。
そのため、差し戻す処理は削除しましょう。
却下等の中止する処理も同様です。
「実行可能な処理(ボタン)」で却下や差し戻しなどの処理を選択しごみ箱アイコンをクリックします。
確認経路にする
決裁まで進んだらそこで決定したことになるわけなので、確認経路が終了していなくても終了として扱ってもいいという運用であれば、その他の設定で「確認経路にする」のチェックをオンにしましょう。
→確認経路
申請者による中止ややり直しをできなくする
決裁まで進んだらそこで決定したことになるため、その後で申請者がやり直しや中止をすることはありえないという運用であれば、その他の設定で「この経路では、作成者による中止を実行できなくする」「この経路では、作成者によるやり直しを実行できなくする」のチェックをオンにしましょう。
3. 経路の担当者に指定したのに処理できません
グループ選択パネルで経路の担当者に指定したい人を選択すると、その人宛に処理依頼メールが送信されますが、処理を実行しようとするとエラーになる場合があります。
これは、ユーザーのメールアドレスが 2 つ以上設定されていた場合、経路の担当者として 2 つ目のメールアドレスを指定していることが考えられます。（メールエイリアス・予備のメールアドレス・代理メールアドレスとして）
Gluegent Flow ではユーザーの識別は 1 つ目のメールアドレスを使用しています。（画面右上に表示されているメールアドレス）
そのため、それ以外のメールアドレスを経路に指定した場合、処理できません。
◯エイリアスの例
上の図の場合、kamiyacho@example.com がメールアドレス、kamiyacho@alias.com がエイリアスとして設定されています。経路の担当者には、kamiyacho@example.com を選択する必要があります。
どちらを選択すべきかはグループ選択パネルの右側のプロフィール欄でご確認ください。
なお、このように、2 つ目のメールアドレスを検索で表示させない方法があります。
ドメインの設定にて「ルートグループ配下以外も検索対象とする」のチェックをオフにすることで、ルートグループから辿ることができるユーザー・グループ以外を検索対象から外します。
全社
└営業部
└神谷町一郎(kamiyacho@example.com)
のような構成になっている場合、このチェックをオフにすると、kamiyacho@alias.com は検索対象となりません。
2 つ目のメールアドレスを多用している環境で、ユーザーがどちらを使うべきか迷うことがないようにするためには、こちらのチェックをオフにしておくことをおすすめします。
4. 入力チェックの項目表示制御で複数の項目を制御するにはどうしたらいいですか
項目表示制御では
if (${itemName1} == "Radio-1") {
return ["itemName2", "itemName3"];
}
return "itemName4";
というサンプルスクリプトが初期表示されます。
このスクリプトは
「itemName1」の入力もしくは選択内容が「Radio-1」という値だったら、「itemName2」と「itemName3」を非表示にせよ。それ以外だった場合は「itemName4」を非表示にせよ。
という意味になります。
項目の表示・非表示を制御する項目が 1 つの場合はこのスクリプトを参考にしていただければ十分実現できますが、もっと複雑な条件の場合は、このスクリプトでは難しいので、array (配列)型の push メソッドを使います。
下記のモデルを例に説明します。
このモデルでは「交通機関」で
「車」が選択された場合、「交通機関名」を非表示に、
「公共機関」が選択された場合、「車種」を非表示に、
「徒歩」が選択された場合、「車種」「交通機関名」を非表示にすることを想定しています。
また、同時に「性別」で
「男」が選択された場合、「婦人科検診希望」を非表示に、
「女」が選択された場合、すべて表示することを想定しています。
これを実現するために、項目表示制御で以下のスクリプトを使用します。
スクリプトの例
var result = new Array();
if (${交通手段} == "車") {
result.push("交通機関名");
} else if (${交通手段} == "公共機関") {
result.push("車種");
} else {
result.push("交通機関名");
result.push("車種");
}
if (${性別} != "女") {
result.push("婦人科検診希望");
}
return result;
5. 外部システム実行自動処理で Power Automate を使って操作できるサービスやアクションは何がありますか
現在、弊社にて確認しているサービス、アクションは以下の通りです。
| No | 連携先サービス | アクション |
|---|---|---|
|
1 |
Teams |
チーム作成 |
|
2 |
チームメンバー追加 |
|
|
3 |
チャンネルへの投稿 |
|
|
3 |
Outlook |
イベントの作成 |
|
4 |
Microsoft Entra ID |
ユーザーの作成 |
|
5 |
OneDrive |
ファイルの作成 |
|
6 |
Dropbox |
ファイルの作成 |
|
7 |
Excel |
タスクデータの出力 |
→豆知識 - Microsoft 365 版 Gluegent Flow で OneDrive にファイルをアップロードする方法
→豆知識 - Microsoft 365 版 Gluegent Flow で Excel に出力する方法
→豆知識 - Microsoft 365 版 Gluegent Flow で Teams に通知する方法
→豆知識 - Microsoft 365 版 Gluegent Flow で Sharepoint にファイルをアップロードする方法
6. 添付ファイルアップロード自動処理が失敗してしまいます
添付ファイルアップロード自動処理は対象の入力フォームで添付ファイルがない場合、「失敗」となります。これを避けるため、モデル編集画面で以下の設定を行います。
◯入力フォーム
以下の入力フォームを作成します。
1. タイプ：添付ファイル
名前：任意（ここでは「添付ファイル」とします）
2. タイプ：カスタムラベル
名前：任意（ここでは「添付ファイル存在チェック用」とします）
スクリプト：
if (${添付ファイル} != "") {
return ${添付ファイル};
}
return "未設定";
このスクリプトにより、添付ファイルが添付されている場合は、添付されたファイル名が表示され、添付されていない場合は「未設定」と表示されます。
◯経路
「添付ファイルアップロード自動処理」が設定されている経路で、この自動処理の前に「次の自動処理を飛ばす自動処理」を追加します。
自動処理の名前：任意
スキップする条件：「${添付ファイル存在チェック用}」「が次と同じ」「未設定」
スキップ数：1
この設定により、カスタムラベルの値が「未設定」の場合、後続の自動処理がスキップされます。添付されていれば添付ファイル名が表示されますので、後続の自動処理はスキップされず、ファイルがアップロードされます。
7. 画面上から消したいボタンや機能がありますが、どれが消せますか
Gluegent Flow の画面上に表示されるボタンや機能は管理者により制御できるもの、できないものがあります。
◯制御できるもの
- カテゴリ
- モデル
- 所属グループの初期表示
- 経路
- 入力フォーム
- フォロー
- 処理するボタン
- ワークフローの中止
- やり直し
- タスク一覧画面
- 作成ボタン
- 代理作成
- 作成ボタン
◯制御できないもの
- 全体
- ギアアイコン
- ギアアイコンの各メニュー
- タスク一覧画面
- 検索機能
- 検索ボックス
- オプション検索
- 作成ボタン
- 作成
- お気に入り（星アイコン）
- 未処理、処理済み、予定、参照可能、作成済み、下書き
- 表示メニュー
- ソート
- 検索機能
- モデル
- 所属グループ
- このタスクのURLを表示
- 経路を表示する/経路を表示しない
- 経路の一括設定
- 急ぎタスク
- コメント
- 履歴
- コピーして作成
- 現在の処理者に催促
- 印刷
8. プレビュー画面の経路切替はどうやって使えばいいですか
プレビュー画面では、各経路の表示状態を確認するために「プレビューする経路を切り替える」で経路を切り替えられるようになっています。
入力フォームを作成すると、最初の経路では「編集可能」、それ以降の経路では「表示」となっています。これをプレビューで表示すると、最初の経路では値が入力できますが、それ以降の経路を表示すると、最初の経路で入力した内容は消えてしまいます。
◯最初の経路
◯次の経路
値が入力された状態を確認したいときは、初期値設定で値を入力しておき、プレビュー表示します。
◯プレビュー時
注意：
プレビュー表示で入力内容を確認したあとは、設定した初期値のクリアを忘れないようお気をつけください。
9. 「スプレッドシート行追加自動処理」で値が出力されません
A1. スプレッドシートの 1 行目に入力フォーム名を入力してください
「スプレッドシート行追加自動処理」では出力対象のスプレッドシートの 1 行目に入力フォーム名を入力する必要があります。
入力フォーム名が入力されていない場合は、データが出力されません。
A2. 入力フォーム名に記号が使われていませんか
記号を含む入力フォーム名の場合、スプレッドシートの 1 行目にそのまま入力してもデータが出力されません。
記号を含む入力フォーム名はスプレッドシート側で「-(ハイフン)」に置き換えてください。
（例：開始日(1) → 開始日-1-）
これは、「スプレッドシート行追加自動処理」で Google API を使っているためです。API 側の仕様により上記の対応が必要となります。
使用できない記号は「自動処理 スプレッドシート行追加」の「注意事項」をご参照ください。
10. 計算式で画面表示時にエラーになります
計算式で固定フォーマットを使用する際は、計算対象となる入力フォームに値が入っていないとエラーになります。
◯レイアウトなしのとき
◯レイアウトありのとき
計算対象となる入力フォームに 0 などの初期値を設定することで解消します。
モデルの運用により初期値を設定することが難しい場合や、わり算の場合は、カスタムフォーマットをご利用ください。
スクリプトの例
return ${数値1} + ${数値2};
掛け算は「*」、割り算は「/」を使ってください。
11. モデルの並び順は変えられますか
モデルの並び順は管理者が変更できます。
「モデル一覧」で「≡」をドラッグして並び替えます。
12. ユーザーに件名を変更させない方法はありますか
タスクの新規作成時に件名欄が編集可能状態になっており、作成者が件名を変更して申請できます。
また、次以降の経路でも件名欄をクリックすると件名を変更できます。
これを編集不可にすることはできませんが、入力内容を無効化することができます。
1. モデル編集画面の「経路」をクリックし、申請などの一番最初の経路の「自動処理設定」をクリックします。
2. 「＋」をクリックします。
3. 「タスクタイトル更新」をクリックします。
4. 自動処理の名前に任意の値、更新後のタイトルに変更したい件名を入力します。
5. 「OK」をクリックします。
こうすることで、タスク作成時に件名に入力された内容を本来の件名で上書きします。
次以降の経路でも変更を無効化する場合は同様に自動処理を追加してください。
13. 処理依頼メール・処理完了メール・フォローメールは誰に送られますか
それぞれの処理を行った時に処理依頼メール・処理完了メール・フォローメールは下記のように送信されます。
- ◯次に進む（申請、承認など）
-
処理依頼メール → 次の担当者
処理完了メール → 処理を実行したユーザー
フォローメール（すべて） → フォロワー
フォローメール（ワークフロー完了時のみ） → なし
- ◯前に戻る（差し戻しなど）
-
処理依頼メール → 次（戻り先）の担当者
処理完了メール → 処理を実行したユーザー
フォローメール（すべて） → フォロワー
フォローメール（ワークフロー完了時のみ） → なし
- ◯中止（却下など）・終了（決裁など）
-
処理依頼メール → なし
処理完了メール → 処理を実行したユーザー
フォローメール（すべて） → フォロワー
フォローメール（ワークフロー完了時のみ） → フォロワー
- ◯やり直し（申請者によるやり直し）
-
処理依頼メール → なし
処理完了メール → 処理の担当者だったユーザー
フォローメール（すべて） → フォロワー
フォローメール（ワークフロー完了時のみ） → なし
- ◯ワークフローの中止（申請者による中止）
-
処理依頼メール → なし
処理完了メール → 処理の担当者だったユーザー
フォローメール（すべて） → フォロワー
フォローメール（ワークフロー完了時のみ） → フォロワー
- ◯次に進む（次の経路が「確認経路」の場合）
-
処理依頼メール → 次の担当者
処理完了メール → 処理を実行したユーザー
フォローメール（すべて） → フォロワー
フォローメール（ワークフロー完了時のみ） → フォロワー*
(*)次の経路が「確認経路」の場合、この経路で処理された時点で終了扱いとなるため、ここでフォローメールが送付されます。
- ◯次に進む（次の経路をスキップした場合）
-
処理依頼メール → 次の担当者
処理完了メール → 処理を実行したユーザー
フォローメール（すべて） → フォロワー
フォローメール（ワークフロー完了時のみ） → なし
なお、処理完了メールとフォローメールが同じ宛先に届く場合は処理完了メールのみ届きます。
代理作成をした場合、代理で申請を行ったユーザーには処理完了メール、処理依頼メールは届きません。モデルのフォロワーの設定が{申請者}になっていた場合、フォローメールの宛先は代理で申請を行ったユーザーになります。
LINE WORKS、Chatwork、Slack の通知も同様です。
経路の担当者が複数設定されていた場合、送信対象者はクリックしたボタンの種類により異なります。
- ◯次に進む
-
処理依頼メール → 次の担当者が複数の場合は全員
処理完了メール → 処理した経路の担当者が複数の場合は全員
- ◯次に進む（全）
-
処理依頼メール → 次の担当者が複数の場合は全員
「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要」
→チェックがオンで次の担当者にグループが選択された場合は、グループメンバー個別に送信
→チェックがオフで次の担当者にグループが選択された場合は、グループ宛に送付
処理完了メール → 処理した経路の担当者が複数の場合は処理した人のみ
14. 申請以外の経路で入力させたい項目がありますが、どうしたらいいですか
承認者から決裁者への申し送り事項など、申請時以外にも入力したい項目がある場合、「経路ごとの表示」で切り替えます。
申請→承認待ち→決裁待ちという経路があり、項目A、B、Cという入力フォームを例に説明します。
項目Aは申請時に、項目Bは承認時に、項目Cは決裁時に入力したいというルールの場合、以下のように設定します。
◯項目A
「経路ごとの表示・編集設定」で申請が編集可能、承認待ち・決裁待ちが表示になっています。
◯項目B
申請時には表示する必要がないので非表示にします。承認待ちで入力するので編集可能にします。決裁待ちでは入力しないので表示のままです。
◯項目C
申請、承認待ち時には表示する必要がないので非表示にします。決裁待ちで入力するので編集可能にします。
◯申請時
◯承認時
◯決裁時
15. 各経路で処理はしないが、タスクを閲覧させたい場合どうすればいいですか
申請 → 承認 → 決裁などのそれぞれの経路には直接携わらないが、作成されたタスクを監視する立場の人がいる場合は「参照権限の追加」自動処理を使用します。
この例では「メンバー」にグループを設定しています。
また、既に作成されている個別のタスクに参照許可設定を追加する場合は、タスクデータ一覧で設定します。
1. Gluegent Flowの画面右上のギアアイコンをクリックし、「設定」をクリックします。
2. 「タスクデータ一覧」をクリックします。
3. 検索条件を設定し、対象のタスクを検索します。
4. 「一括参照権限変更」をクリックします。
5. 一覧表から対象のタスクのチェックボックスをオンにします。
6. 「選択したタスクの参照権限を変更」をクリックします。
7. 対象者を追加し、「参照権限を変更」をクリックします。
参照許可設定されたタスクを閲覧する場合は、タスク一覧の「参照可能」をクリックします。
16. 親子リストのそれぞれの項目を別々に表示したい
親子リスト、親子テキスト、親子リスト（他項目連携）は複数の入力項目、選択項目からなりますが、HTML レイアウトエディターやGoogle ドキュメントでレイアウトを作成した場合はそれぞれの項目を単独で表示できます。
◯通常の表示
◯レイアウトを使用
◯上記の例で使用した文書
親子リストなどの入力項目は${項目名.1}、${項目名.2}という表記方法が使えます。
1、2はそれぞれ 1 個め、2 個めの項目となります。
例えば、${項目名.1}ならばメールアドレスを表示します。
注意：
「親子リスト（他項目連携）」の場合、親項目は他の入力フォームになるため、${項目名.1}は子項目に当たります。
17. 親子リスト（他項目連携）の値をプレースホルダーで表示するとずれてしまいます
「親子リスト（他項目連携）」の 1 項目めを出力するために、出力対象のプレースホルダーを「${項目名.1}」と記入していませんか？
「親子リスト（他項目連携）」は親項目のリストは他の項目の値を参照するため標準のレイアウトや${項目名}}のときは画面上では出力されません。
子項目が 1 番目に表示されているので、プレースホルダーで項目を分けて表現するときには「${項目名.1}」となりそうですが、実際の 1 項目めは「隠れた親項目」です。
プレースホルダーは「${項目名.2}」と記入して下さい。
例
・入力フォームイメージ
都道府県：リスト
都道府県市区町村：親子リスト（他項目連携）
連携する項目＝都道府県
・メール送信自動処理の本文イメージ
・受信メールイメージ
※プレースホルダーのほか、スプレッドシートについても同様です。
18. 削除したモデルを復活できますか
削除したモデルは復活できません。
削除する際は十分注意してください。
※終了していないタスクが残っている場合、モデルを削除してもタスクは削除されませんのでご安心ください。
※削除してしまったモデルを復元する場合、エンジニアによる対応が必要となるため、お客様から別途費用をいただいた上で対応を行っております。必要な場合は営業担当者にご相談ください。
19. 入力項目の内容により、経路を分岐したい
特定の入力項目の内容により進む経路が変わるといったモデルを作成できます。
実現方法は経路の処理の設定にて「ボタン表示切替」を使用します。
ご参照ください。
20. 自動処理結果の一覧で実行結果が「未完了」で実行回数が「0」のものがありますがこれはなぜですか
自動処理を複数設定している場合、前の処理で失敗すると、後続の処理が「未完了」となります。
例えば、
①ドキュメントを作成する → ②作成したドキュメントのアクセス権限を付与する
といった処理を行う場合、ドキュメントの作成に失敗するとアクセス権限を付与する対象がないため、正しく処理が実行されません。
これが「未完了」として表現されます。
自動処理が失敗した場合、次の処理を実行してしまうと意図しない操作となることがあります。
そのため、Gluegent Flowでは自動処理の実行に失敗した場合は後続の自動処理は「未完了」となります。
これは、別の経路の自動処理でも同様です。
（例）申請でスプレッドシート行追加自動処理が失敗 → 承認待ちでメール送信自動処理が未完了
21. ユーザーの所属情報などを自動的に表示する方法はありますか
たとえば、マスターデータを使って所属部門を選択する親子リストの場合、部を選択→課を選択となります。
選択肢から部や課をユーザーに入力させると間違える場合があります。
このように予めユーザー単位で決まっているものを選択させる場合は、ユーザーとそれに紐づく所属情報をマスターデータとして作成し、親子リストで使います。
「ログインユーザでフィルターする」も併せて使用するとユーザーが自分のメールアドレスを選択しなくても自動的に選択してくれます。
スプレッドシートで下記のようにメールアドレスをA列に記入し、B列以降に表示したい項目を記入します。
（CSV で作成する場合も同様です）
モデル編集画面で入力フォームを作成します。
選択肢設定の、「スプレッドシートで定義」を選択し、上記のスプレッドシートを選択します。
「ログインユーザーでフィルター」をチェックします。
情報：
ここでは直接スプレッドシートを使っていますが、マスター管理でマスターデータとして作成する方法もあります。
→マスターデータとは
こうすることにより、タスクの新規作成時に選択肢には「ログインしたユーザーのメールアドレス」が選択された状態になります。
情報：
所属部署を兼任している場合は、スプレッドシートに同じメールアドレスで 2 行記入します。
22. 「親子リスト（他項目連携）」の用途や使用方法がわかりません
「親子リスト（他項目連携）」は「親子リスト」の親（1階層め）に当たる部分を、他の入力フォームの値にすることができます。
連携先の入力フォームの値によって、親子リスト（他項目連携）の選択肢の内容が自動的に切り替わります。
◯親子リストの場合
通常の親子リストの場合、1 つの入力フォームで親子関係のある選択肢を表現します。
都道府県で「東京都」を選択すると市区町村の内容が絞りこまれます。
設定方法は以下の通りです。
※この他、マスター管理でマスターデータを作成し、使用する方法があります。
◯親子リスト（他項目連携）の場合
この例の都道府県を別の項目として表現するのが親子リスト（他項目連携）です。
設定方法は以下の通りです。
・都道府県
・都道府県市区町村
この例では都道府県がリストなので、親子リストと使い方は変わりませんが、連携先項目に使用できる入力フォームのタイプはこの他にも複数あります。
- 単行テキスト
- 数値
- リスト
- テキストとリスト
- 単一チェック
- 親子リスト
- 親子テキスト
- 親子リスト（他項目連携）
連携先が親子リスト、親子テキストの場合、親（1階層め）の値のみに連携します。
親子リスト（他項目連携）の場合、子（2階層め）の値のみに連携します。
23. Google ドライブ項目の検索を有効に使う方法はありますか
モデル編集画面（処理完了・依頼メールの本文、入力フォームのレイアウト、自動処理など）やタイプが「ドライブ」の入力フォームで表示される Google ドライブの選択画面では、「タイトル」「オーナー」で検索ができます。
この検索欄では、入力した値により検索にヒットしない場合があります。
1. タイトルの検索について
検索は Google が提供するドキュメント検索機能を用いております。Google の検索では 1 字単位ではなく単語単位となっているため、タイトルに含まれていても検索結果にあらわれない場合があります。
尚、どの組み合わせで単語となるかについてはお答えできかねますのでご了承ください。
2. オーナーの検索について
メールアドレスの一部または名前の一部が含まれているオーナーを対象とします。
なお、この画面は最終更新日順に並びます。この画面で選択する前に対象のドキュメントを変更することでリストの最上位に表示されます。
24. 宛先・経路の担当者にグループを指定してもメールがメンバーに届きません
経路の担当者にグループを割り当てた場合や、フォロー対象にグループを選択した場合や、「メール送信自動処理」で宛先にグループを指定した場合、グループ宛にメールが送付されます。
（経路に割り当てた場合は「処理依頼メール」「処理完了メール」、フォローの場合は「フォローメール」）
Gluegent Flow から送信されるメールの送信元は noreply@gluegent.net です。グループの設定により外部からのメールの受信が制限されている場合、メールを受け取ることができません。
グループの設定を変更し、外部からメールを受信できるようにしてください。
重要：
この設定を行うことで、グループのメンバーとして追加されているグループ宛にもメールが送信されます。
Google Workspace の場合
Google Workspace の管理コンソールにログインします。
画面左のメニューで「ディレクトリ」＞「グループ」をクリックします。
対象グループをクリックし、詳細画面を表示します。
「アクセス設定」をクリックします。
「アクセスタイプ」をクリックします。
「組織外のメンバーの許可」をクリックし、オンの状態にします。
「保存」をクリックします。
上記の方法の他に、Google グループの設定画面からも変更が可能です。
Microsoft 365 の場合
Microsoft 365 管理センターにログインします。
画面左のメニューで「チームとグループ」＞「アクティブなチームとグループ」をクリックします。
対象グループをクリックし、詳細画面を表示します。
「設定」をクリックします。
「外部の送信者がこのグループへメールを送信することを許可する」のチェックをオンにし、「保存」をクリックします。
→Exchange Online で配布リストを作成および管理する
→Exchange Onlineでメールが有効なセキュリティ グループを管理する
25. 「確認経路」の用途がわかりません
この経路から後の経路を「確認用の経路」として扱うことを意味しています。
例えば、申請 → 承認 → 決裁 → 回覧という経路のモデルを作成し、決裁処理が完了した時点でタスクとしては終了しているものとして扱いたいとします。
この場合、「回覧」の経路で「確認経路」のチェックをオンにすると、決裁処理後も処理すべき経路は残っていますが、タスクは完了したという扱いになります。
完了扱いになると以下の状態になります。
- 完了時のフォローメールが送信されます。
- タスク一覧の「作成済み」で「終了したタスク」に表示されます。
- タスク一覧の「処理済み」で一覧からの削除が可能となります。
26. 経路の担当者を指定時に特定のグループを選択させないようにできますか
オーダーシートにてグループを選択させない（チェックボックスを表示しない）方法があります。
→オーダーシートとは(チェックボックスを非表示にしたいユーザー・グループ)
27. 選択肢はマスターデータ・テキスト・スプレッドシートのどれを使うべきですか
「リスト」「テキストとリスト」「複数チェック」「単一チェック」「親子リスト」「親子テキスト」「親子リスト（他項目連携）」では「選択肢設定」で「マスターデータを使用」「テキストで直接定義」「スプレッドシートで定義」のいずれかを選択します。
Microsoft 365 / Gluegent Flow Plus では「マスターデータを使用」「テキストで直接定義」のいずれかを選択します。
それぞれにメリット・デメリットがあるので、どれを使うかは選択肢の運用により使い分けてください。
マスターデータを使う
マスターデータのメリットは、同じ選択肢を複数のモデルで一括管理できる点です。
例えば、ユーザー名や所属部署のデータを複数のモデルで使用している場合、マスターデータを修正することで、すべてのモデルに反映されます。
また、データ量が膨大な場合、「スプレッドシートで定義」を使うとスプレッドシートのデータ読み込みに時間がかかり、タスク作成時に画面が表示されるまでに時間がかかってしまいます。
マスターデータではスプレッドシートの内容を予め Gluegent Flow に取り込みますので、タスク作成時の画面表示が早くなります。
テキストを使う
テキストのメリットは、モデル編集画面内で完結している点です。
同じ選択肢を他のモデルで使用しない場合や、「はい」「いいえ」のような簡単なもの・変化がないものはわざわざマスターデータを作る必要はなく、テキストを使用したほうが簡単です。
スプレッドシートを使う
スプレッドシートのメリットは、変更が即時反映される点です。
マスターデータの場合は、自動的にリフレッシュする設定を使っても 1 時間に 1 回です。変更内容を即時にモデルに反映させたい場合は、スプレッドシートを利用してください。
なお、マスターデータで紹介しましたが、スプレッドシートは、タスク作成時に毎回 Google API を使っているので、読み込みに時間がかかります。また、まれに API の不調により選択肢が表示できないことがありますのでご注意ください。
28. モデルを保存したら単一チェックの項目表示切替のエラーが表示されます
このエラーは、2022 年 7 月 26 日のリリースで対応した制御によるものです。
Gluegent Flow リリースのお知らせ(2022/07/26)
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このチェックは既存のモデルに対しても適用されます。
複数の「単一チェック」で「項目表示切替」が設定されていないか確認してください。
このチェックが追加された目的
複数の単一チェックで「項目表示切替」を利用した場合、画面表示の前後関係で意図した動作とならない場合があります。
例：以下の入力フォームでは「交通手段」で「車」が選択された場合は、「車種」を表示し、「公共交通機関」が選択された場合は「交通機関名」を表示します。「徒歩」が選択された場合は、両方を非表示にします。
「性別」で「男」が選択された場合は「婦人科検診希望」を非表示にします。
こういう条件の場合、それぞれの単一チェックで項目表示切替を使用して実現できていました。
しかし、申請時は設定の通りに動作しますが、承認経路では設定通りに動作しないということがあり、度々お問い合わせをいただいていました。
原因は項目表示切替の設定にあります。
「交通手段」の設定は以下のように行います。
ここでは「婦人科検診希望」はどの条件でも「表示」の設定になっております。
同様に、性別の設定は以下のように行います。
ここでも男女どちらの設定でも「車種」「交通機関名」が「表示」の設定になっています。
入力時の操作では上に表示されている「交通手段」から選択します。
「車」を選択した場合、「交通手段」の設定が適用され、「車種」が表示され、「交通機関名」は非表示になります。
続けて、「性別」を選択しますが、「男」を選択すると「性別」の設定が適用され、上で消えていた「交通機関名」が表示されてしまいます。
こういった意図しない動作を避けるため、今回の仕様変更を行い、こういった問題の発生を未然に防ぐことといたしました。
エラーの解消方法
2 つ以上の単一チェックで項目表示切替を使うことができなくなりましたので、入力チェックの「項目表示制御」をご利用ください。
上の例の場合、項目表示制御のスクリプト例は以下の通りです。
var result = new Array();
if (${交通手段} == "車") {
result.push("交通機関名");
} else if (${交通手段} == "公共機関") {
result.push("車種");
} else {
result.push("交通機関名");
result.push("車種");
}
if (${性別} != "女") {
result.push("婦人科検診希望");
}
return result;
解説
- 非表示にする入力フォーム名を格納するため、配列型変数 result を定義します。
- 「交通手段」で選択された内容により、非表示にする入力フォーム名を result に追加しています。
- さらに、「性別」で選択された内容により、非表示にする入力フォーム名を result に追加しています。
- 最後に、result を返して、非表示にする入力フォームが確定します。
スクリプトを使わない方法
残念ながら現時点でスクリプトを使わずにこのエラーを解消する方法はありません。
単一チェックでの設定は、入力チェックの項目表示制御でスクリプトをご入力いただくより、はるかに楽であることは認識していますが、現在の UI の仕様上、2 つ以上の単一チェックで項目表示切替の設定を行うことが難しい状況となっています。また、項目表示制御をもっと簡単に行いたいというご要望は複数のお客様からいただいており、現在技術検証中となっています。
29. 一部のモデルだけエラーとなり開けません
モデルが開けない原因は複数あります。
Google Workspace で Gluegent Flow をお使いの場合によく発生するエラーがあります。
- 高い頻度で使用されるモデル
- スプレッドシートを利用している
- エラーが発生した後、しばらくすると自然に解消する
エラーとなるモデルにこういった特徴がある場合は、Google API の仕様による影響の可能性があります。
例えば、リストなどのデータをスプレッドシートで定義している場合、タスクを作成するためにモデルを開くときにスプレッドシートの内容を取得するために Google API が実行されます。
Google API は一定期間に実行する処理数が決まっています。その時間内に規定の回数を超える処理を実行した場合、エラーとなります。このエラーは時間の経過とともに解消されます。
複数の入力フォームでスプレッドシートを使用している、また一時的に複数のユーザーが一度にタスクを作成する、処理するといった操作を行いますと、API の制限により一定期間モデルが開けなくなります。
このエラーを回避するには、マスターデータを使用してください。
マスターデータを使った場合、Google API を使ってスプレッドシートの内容を取得するのは、マスターを作成したときと、更新したときのみです。モデルを開くときは Gluegent Flow に保存されたマスターデータを参照するため、Google API は実行されません。
頻繁にエラーが発生するため、運用に支障が出る場合は、マスターデータの使用をご検討ください。
30. モデル一覧で「権限チェック」というエラーメッセージが表示されます
モデル一覧を開くと、「権限チェック」というタイトルのエラーメッセージが表示されることがあります。
設定されているドライブファイルに正しくアクセスできませんでした[モデル名]
このメッセージは、モデルで使用されている Google ドライブのファイルにアクセスができなくなったために表示されます。
対象：処理完了・依頼メールの本文
自動処理（スプレッドシート行追加自動処理など）
入力フォームのレイアウト
入力フォームの選択肢
など
原因：モデルで使用されている Google ドライブのファイルが削除された
ファイルへのアクセス権限が剥奪された
モデル一覧では上記の原因はわからないため、詳しい原因はモデル編集画面を開いて確認してください。
原因となった経路や入力フォームの色が赤く表示されます。
Google ドライブのファイルが削除された場合は、復元や再作成を行い、モデル側で再設定してください。
権限が剥奪された場合は、対象ファイルを再選択(*)してください。
(* 「×」をクリックし、再度ファイルを選択し、モデルを保存します）
また、Google API の一時的な不具合が発生している場合もあります。時間をおいて再度確認すると解消します。
必要に応じて下記の対応も行ってください。
→ドライブへのアクセスの委譲設定
31. 自動処理と通知（処理完了・依頼・フォロー）の実行タイミングは決まっていますか
自動処理の実行と通知（処理完了・依頼・フォローメール）の送信処理の実行タイミングは非同期です。そのため、入力フォーム更新自動処理や添付ファイルアップロード自動処理が先に実行されて通知された場合は、自動処理の内容が反映されますが、逆の場合は、反映されません。
32. 次に進む(全) / 終了(全)で担当者にグループを追加した場合、どうなりますか
「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要」のチェック状況により挙動が異なります。
ここでは、「次に進む（全）」を例に紹介しますが、「終了（全）」も同じです。
チェックがオフの時
「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要」のチェックがオフの場合、経路の担当者にユーザーを複数追加すると、すべてのユーザーが処理することで次に進みます。
このように、ユーザーのみ追加されている場合は、神谷町さん、恵比寿さん、広尾さんが処理をすると次の経路に進みます。
グループが追加された場合は、グループメンバーのうちの 1 人が代表して処理することになります。
このように、グループが追加されている場合は、営業1課の誰かが処理をすると次の経路に進みます。
営業1課のメンバーが恵比寿さん、広尾さんだった場合は、恵比寿さんか広尾さんが処理をすると次の経路に進みます。
このように、ユーザーとグループが追加されている場合は、神谷町さんと、営業1課の誰かが処理をすると次の経路に進みます。
営業1課のメンバーが恵比寿さん、広尾さんだった場合は、直接指定された神谷町さんと、グループメンバーの恵比寿さんか広尾さんが処理をすると次の経路に進みます。
このようにグループが複数追加されている場合も同様です。営業1課のメンバー1人と、営業2課のメンバー1人がそれぞれ処理をすると次の経路に進みます。
営業部
├営業1課
└営業2課
メンバーに営業1課、2課が追加されている営業部を経路の担当者にした場合、営業部、営業1課、営業2課のメンバーのうちの誰かが処理をすると次の経路に進みます。
チェックがオンの時
「グループが指定された場合は、グループ全員の決定が必要」のチェックがオンの場合、経路の担当者にユーザー・グループを複数追加すると、すべてのユーザー・グループのすべてのメンバーが処理することで次に進みます。
このように、ユーザーのみ追加されている場合は、神谷町さん、恵比寿さん、広尾さんが処理をすると次の経路に進みます。
グループが追加された場合は、グループメンバー全員処理することになります。
このように、グループが追加されている場合は、承認待ちの経路に到達した時点で、グループメンバー全員が経路の担当者に割り当てられます。
営業1課のメンバーが恵比寿さん、広尾さんだった場合は、恵比寿さんと広尾さんが処理をすると次の経路に進みます。
このように、ユーザーとグループが追加されている場合は、神谷町さんと、営業1課の全員が処理をすると次の経路に進みます。
営業1課のメンバーが恵比寿さん、広尾さんだった場合は、直接指定された神谷町さんと、グループメンバーの恵比寿さんと広尾さんが処理をすると次の経路に進みます。
このようにグループが複数追加されている場合も同様です。営業1課のメンバー、営業2課のメンバー全員が処理をすると次の経路に進みます。
営業部
├営業1課
└営業2課
メンバーに営業1課、2課が追加されている営業部を経路の担当者にした場合、営業部、営業1課、営業2課のメンバー全員が処理をすると次の経路に進みます。
33. 入力フォームの文字色・文字サイズ等は変更できますか
デフォルトレイアウトでは入力フォームの文字色・文字サイズ・文字装飾は変更できません。
Googleドライブの文書を使ったレイアウトの場合は、変更できます。
また、HTMLレイアウトエディタ―の場合も変更できます。
現時点で確認できている内容は以下の通りです。
Googleドライブ
- 文字色
- フォントサイズ
- 太字
フォント種類は変更できません。
HTMLレイアウトエディタ―
- 文字色
<span style="color:#e74c3c;">${入力フォーム名}</span><br/>
- フォントサイズ
<span style="font-size:22px;">${入力フォーム名}</span><br/>
- 太字
<strong>${入力フォーム名}</strong><br/>
フォント種類は変更できません。（強制的にCSSを当てることで変更できます）
34. HTMLレイアウトエディタ―でCSSを使えますか
Gluegent Flow では様々な CSS を使用しているため、HTMLレイアウトエディタ―で CSS を使用しても Gluegent Flow で定義されている CSS により上書きされてしまい、意図した通りに表現できません。
HTMLレイアウトエディタ―で使用している CSS を強制的に適用させることで、実現できる場合があります。
例
<style type="text/css">[class^="custom1"] *,
[class*=" custom1"] * {
font-family: serif !important;
}
</style>
テキスト1<span class="custom1">${テキスト1}</span>
この例では、入力フォーム「テキスト1」のフォント種類を明朝体にしています。
重要：
この例で使用しているスクリプトはサポート対象外です。お客様環境ででの動作は保証しておりませんのでご了承ください。
35. 途中の経路で処理が終了してしまいます
モデルを作成し、申請→承認→決裁→確認の経路を設定しました。タスクを作成して確認したところ、決裁まで処理したところで処理が終了してしまい、確認の経路に進みませんでした。
このような現象が発生した場合、決裁の経路でボタンの種類が「終了」になっていることが考えられます。
決裁経路の「決裁」ボタン
編集アイコンをクリックすると、「終了」が選択されている
ボタンの種類が「終了」になっていた場合、このボタンをクリックされた時点でタスクは終了し、後続の経路には進みません。
ボタンの種類を「次に進む」に変更してください。
36. フォームレイアウトの変更が反映されません
モデル編集画面の入力フォーム＞フォーム全体の設定にて、設定されているGoogle ドキュメントまたは HTMLレイアウトエディタ―を変更・更新したのに、タスクを作成しても変更内容が反映されない場合は、以下の原因が考えられます。
Google ドキュメントの更新を実行していない
フォームレイアウトで Google ドキュメントを使用している場合、Google ドキュメントの変更内容はモデルに即時反映されません。
Google ドキュメントを変更後、モデル側で更新を行う必要があります。
入力フォーム＞フォーム全体の設定＞フォームレイアウトにて更新アイコンをクリックしてください。
経路で独自のフォームレイアウトが設定されている
経路ごとに独自のフォームレイアウトが設定されている場合、そちらが優先され、フォーム全体の設定での変更内容が反映されません。
モデル編集画面の「経路」にて各経路をクリックし「フォームレイアウト設定」に個別の設定が行われているか確認してください。
もし設定されている場合は、こちらも同じように変更してください。
印刷設定で独自のフォームレイアウトが設定されている
タスク作成時や各経路ではレイアウトの変更が反映されているが、印刷時に変更が反映されない場合は、印刷設定で独自のフォームレイアウトが設定されています。
モデル編集画面の「全般」にて印刷設定をクリックし、「基本レイアウト」「終了時レイアウト」で個別の設定が行われているか確認してください。
もし設定されている場合は、こちらも同じように変更してください。
37. スキップした時、自動処理は実行されますか
経路をスキップした場合は、「スキップ時の処理」で選択された処理を実行したことになります。
もし、このボタンに自動処理が設定されていた場合は、自動処理が実行されます。
また、個別の処理依頼通知が設定されていた場合、この処理の設定が反映されます。
例：申請→承認待ち→決裁待ちのモデル
全般の「通知設定」＞「処理依頼通知（メール）」で「送信する」が選択されている
経路の「承認待ち」＞「処理依頼通知（メール）」で「送信しない」が選択されている
この時、申請時に承認待ち経路をスキップし、決裁待ち経路に進んだ場合、決裁者には処理依頼メールが送られません。
38. 「添付ファイル」「ドライブ」でファイルを複数添付したい場合はどうすればいいですか
入力フォームの「添付ファイル」や「ドライブ」は複数のファイルを添付することができます。
ファイルを複数添付したい場合は、あらかじめモデル編集画面で設定が必要です。
入力フォームの個別設定で「複数添付することを許可する」のチェックをオンにします。
◯添付ファイル
◯ドライブ
この設定を行うことで、ユーザーは添付ファイルを複数添付することができるようになります。
注意：
複数ファイルを添付できるようになるのはこのモデルを保存後に作成するタスクです。
ユーザー側の操作は以下の通りです。
◯添付ファイル
クリップアイコンをクリックします。
入力欄が追加されます。
◯ドライブ
「ファイルを追加する」をクリックします。
入力欄が追加されます。
添付するファイルの個数分、クリップアイコンや「ファイルを追加する」をクリックしてください。
→ドライブ
39. 項目表示切替と項目表示制御はどちらを使えばいいですか
入力フォームの入力内容により、他の入力フォームの表示 / 非表示を切り替える方法は、単一チェックの「項目表示切替」と入力チェックの「項目表示制御」の 2 つがあります。
どちらを使うべきかは、表示 / 非表示を切り替える基準となる入力フォームの種類や数により判断します。
1. 1 つの単一チェックの選択内容により表示 / 非表示を切り替える場合
→単一チェックの「項目表示切替」
2. 1 つの単一チェックの選択内容により表示 / 非表示を切り替える場合
（[]を使っている場合）
→入力チェックの「項目表示制御」
3. 2 つ以上の単一チェックの選択内容により表示 / 非表示を切り替える場合
→入力チェックの「項目表示制御」
4. 単一チェック以外の入力フォームの内容により表示 / 非表示を切り替える場合
→入力チェックの「項目表示制御」
このように、単一チェック 1 つのみの場合は、「項目表示切替」を使い、それ以外の場合は入力チェックの「項目表示制御」を使います。
40. 時刻を 1 分刻みにすることはできますか
入力フォームの「時刻」は 5 分刻みで固定となっています。
1 分刻みや 15 分刻みのように個別の設定にすることはできません。
Google ドキュメントや HTMLレイアウトエディタ―をお使いの場合は、時間用のリスト、分用のリストをそれぞれ作成し、選択肢設定で 0 〜 23、0 〜 59 の設定してください。
レイアウトで「${時間} : ${分}」のように入力することで、時刻の入力フォームと同等の入力方式が実現できます。
41. 自動処理の実行回数が 1 回なのに処理が複数回実行されることがあります
自動処理の実行時に何らかのエラーが発生した場合は、最大10回までリトライを行い、それでも解消しない場合は「失敗」となります。
この結果は、自動処理結果にて確認できます。
自動処理によっては、API を使用するものがあります。
API の一時的な不具合と思われるエラーの場合は、1 回の自動処理の実行の中で複数回リトライを行います。
場合によっては、実際には処理が行われているのにエラーという結果が返されることがあります。
そのため、自動処理結果で実行回数 1 回と表示されているにも関わらず、複数回処理が行われることがあります。
42. あるタスクが終了したら、別のモデルで新しいタスクを作成することはできますか
既存機能では実現はできません。
もし、2 つのタスクに連続性がある場合は、モデルを 1 つにまとめてみてはどうでしょう。
例えば、出張の場合、出張前の出張申請と、出張後の精算申請は対になっています。
この 2 つのワークフローを 1 つのモデルにすることで、要望が満たせます。
また、Gluegent Flow では API が使用できます。API にはタスクを作成するものがあります。
API を使うためには API を実行する仕組みを作る必要があります。
API のご利用をご検討の際は、当サポートへご相談ください。
43. スマートフォン用のレイアウトを設定できませんか
HTMLレイアウトエディタ―や Google ドキュメントでレイアウトを作成する際、PC 向けのレイアウトとスマートフォン向けのレイアウトを設定する機能はありません。
Gluegent Flow ではこれまでの紙や Excel のレイアウトをそのまま使うこともできますが、申請する人、承認する人が日常的に使う端末に合わせてレイアウトを作成してみてください。
例えば、スマートフォンで申請する人が多い申請書のレイアウトを、これまでの紙のレイアウトで再現しようとすると、ユーザーから不満の声が上がるかもしれません。
これまでのレイアウトにとらわれず、ユーザーが使いやすいレイアウト作成を検討してみてください。
44. フォローメールにタスクの URL を表示できませんか
フォローメールの文面は、固定となっており、変更はできません。
フォローメールにタスクの URL を表示するために、自動処理を使う方法があります。
モデル編集画面の「全般」にて通知設定をクリックします。
フォロー通知の設定のうち、「メールの内容」のチェックをオンにします。
「入力フォーム」をクリックします。
「＋」をクリックし、単行テキストを追加します。
以下の設定を行います。
名前：任意
経路ごとの表示・編集設定：すべて「表示」を選択
「経路」をクリックします。
任意の経路(*)にて自動処理設定をクリックします。
「入力フォーム更新自動処理」を追加します。
以下の設定を行います。
更新対象項目名：上記で作成した単行テキストを選択
更新内容：${タスクへのリンク}
*：処理ごとに通知されるフォローメールを対象とする場合は最初の経路で自動処理を追加します。
完了時のみ通知されるフォローメールを対象とする場合は最後の経路で自動処理を追加します。
特に指定はないので、わかりやすい場所で自動処理を追加してください。