あるグループが処理をする経路では、担当者にそのグループを指定すれば良いですが、役割や役職でグループを作成し、ロール機能と同じ振舞い(申請者が所属するグループによって、適当な担当者が自動で割り当たる)をさせたい時、ロールのユーザーにグループを指定することにより実現できます。
例えば、3 人の上司のうち 1 人が承認すれば次の経路に進むようなロール設定をしたい場合、どうしたらいいでしょうか。
全社(グループ)
└A部(グループ)
├AA部長(ユーザー)
├BB部長代理(ユーザー)
├CC秘書(ユーザー)
├ユーザー社員1
└ユーザー社員2
ロール管理の手動での登録では「メンバー」にはグループに所属しているユーザー以外は選択できませんので、スプレッドシート / CSV を使ってロールを作成します。
A部の部長としてロールを割り当てる準備として、グループを下記のような構成に変えてください。
全社(グループ)
└A部(グループ)
├A部部長(グループ)
│ ├AA部長(ユーザー)
│ ├BB部長代理(ユーザー)
│ └CC秘書(ユーザー)
├ユーザー社員1
└ユーザー社員2
Google Workspace の場合は下記のようなスプレッドシートを作成します。
groupId | managerId | role |
---|---|---|
A部のメールアドレス |
A部部長グループのメールアドレス |
部長 |
Microsoft 365 / Gluegent Flow Plus の場合は下記のような CSV ファイルを作成します。
部長,A部のメールアドレス,A部部長グループのメールアドレス
ロール管理の「インポート」を使います。
重要:
スプレッドシート / CSV を利用した場合、ロールはすべて消去され、スプレッドシート / CSV の内容で作成されます。既存のロールも併せてスプレッドシート / CSV に記載してください。