Gluegent Flow では様々な自動処理が用意されています。自動処理は単独でも使用できますが、組み合わせて使用できます。
ここでは自動処理を組み合わせて使う方法をいくつか紹介します。
添付ファイルを適切な権限を付与してアップロードする(Google Workspace)
自動作成したドキュメントを所定のドライブに格納する(Google Workspace)
タスクの内容によって自動処理の実行を制御する
「次の自動処理を飛ばす」を使うことで、タスクの入力内容によって実行する自動処理を制御することができます。
この自動処理は、特定の条件を満たす場合に、後続の自動処理をスキップします。
例えば、経路の処理は同じボタンで行わせたいけれども、入力内容によってメールを送付したい時、以下のように「次の自動処理を飛ばす」と「メール送信自動処理」を並べて設定します。
この場合、入力フォーム「テキスト1」の値が「123」と同じだった場合は、スキップされますので、後ろの「メール送信自動処理」は実行されません。
「123」と異なる場合は、「メール送信自動処理」が実行されます。
情報:
飛ばしたい自動処理が複数ある場合は、スキップ数を設定します。
タスクの共有をする
タスクを共有する時、どの程度そのタスクに共有したい人を関わらせるか考慮することが大切です。関わる程度の度合い順に挙げてみましょう。
- タスク処理の進捗のみ知れれば良い(フォロー通知機能)
- Gluegent Flow でタスクがいつでも見れる状態であればよい(参照権限の追加自動処理)
- 後続作業の為にGluegent Flow でそのタスクが見れる状態であり処理の進み具合を知る(メールで通知)ことが必要(参照権限の追加自動処理 と メール送信自動処理)
- そのタスクについて確認や処理を行う履歴が必要(タスクの経路に経路担当者として割当)
1については、タスクの内容は知らなくてもよいが、申請があったことや進捗のみ知らせたい時に利用されます。2については、監査時などの時にタスクが見れる状態であることが必要なタスクについて利用されます。3については、タスクが見れるだけでなくどの処理まで行われたのか知ることが大切な時に利用されます。4については処理の履歴が必要な時に利用されます。
特に3について見てみます。「メール送信自動処理」は、指定のメールアドレス宛にタスクの内容などを記載したメールを送付しますが対象のタスクは閲覧できません。
「参照権限の追加自動処理」は指定のメールアドレスに対し、タスクの参照権限を付与します。権限を付与されたタスクは「参照可能」で閲覧できますが、この一覧に追加されたことに気づけません。
そのため、「参照権限の追加自動処理」と「メール送信自動処理」を合わせて使用します。
入力フォームで「メンバー/グループ」を追加します。
経路で「参照権限の追加自動処理」を追加します。
「メンバー」に入力フォームで追加した「メンバー/グループ」の名前を入力します。これにより、画面で選択されたユーザーやグループに対し、このタスクの閲覧権限を付与します。
続いて、「メール送信自動処理」を追加します。
「宛先」にも同じく「メンバー/グループ」の名前を入力します。これにより、権限が付与されたタスクをメールから参照できるようになります。
添付ファイルを適切な権限を付与してアップロードする(Google Workspace)
タスクに添付されたファイルをGoogle ドライブに格納する必要がある場合、同時に適切な権限を付与した状態で格納したいですね。「添付ファイルアップロード自動処理」は、タスクで添付されたファイルを Google ドライブにアップロードします。アップロード対象のファイルにはオーナーの設定はできますが、編集者・閲覧者の権限付与はできません。
例えば、アップロードしたファイルを次の経路以降ではドライブで参照させたい場合があると思います。また、アップロード先のフォルダを指定すれば、フォルダに設定された権限がそのままファイルに適用されます。
ファイルにはフォルダに設定されたユーザーやグループ以外にも参照権限を付与したい場合は、「ドライブ共有設定自動処理」と組み合わせて使用しましょう。
※共有ドライブに格納する場合は、共同編集者や閲覧者の追加はできますが、設定されているユーザーの権限はく奪はできません。
入力フォームでは「添付ファイル」と「ドライブ」を追加します。
経路で、「添付ファイルアップロード自動処理」を追加します。
「オーナー」には「申請者」を設定します。
「添付ファイル項目名」は入力フォームで作成した「添付ファイル」を選択します。
「ドライブ項目名」は同じく入力フォームで作成した「ドライブ」を選択します。「ドライブ項目名」を使用することで、アップロードされたファイルが「ドライブ」に設定されます。
ただ、このままでは、承認者や決裁者にはアップロードされたファイルは閲覧できません。
続いて「ドライブ共有設定自動処理」を追加します。
ドライブ名は「ドライブ」を選択します。つまり、前の自動処理でアップロードされたファイルの権限をこの自動処理で設定します。
オーナーは変更しないので、入力しません。「共同編集者」や「閲覧者」は個人のメールアドレスやグループのメールアドレスが指定できますが、ここで「${承認待ち.担当者}」などのプレースホルダーを入力します。
自動作成したドキュメントを所定のドライブに格納する(Google Workspace)
タスクの内容を反映したドキュメントを自動で作成するだけではなく、所定のドライブに格納されていると管理がしやすいですね。
「ドキュメント作成自動処理」はタスクの内容を含むドキュメントを作成しますが、作成されたドキュメントはオーナーのマイドライブに保存されます。
「ドライブファイルの移動自動処理」と一緒に設定することで、作成されたドキュメントを所定のフォルダに移動(格納)することができます。
入力フォームで「ドライブ」を追加します。
経路で「ドキュメント作成自動処理」を追加します。
「オーナー」には「申請者」を設定します。
「ドライブ項目名」は入力フォームで作成した「ドライブ」を選択します。「ドライブ項目名」を使用することで、作成されたドキュメントが「ドライブ」に設定されます。
ただ、このままでは作成されたドキュメントはオーナーのマイドライブに保存されたままなので、所定のフォルダに移動します。
続いて「ドライブファイルの移動自動処理」を追加します。
「移動するドライブ」は入力フォームで作成した「ドライブ」を選択します。
「移動先のフォルダ」はドキュメントの移動先フォルダを選択します。
このフォルダの閲覧・編集権限を任意のユーザーに付与することで、ここに移動されたドキュメントにも同じく権限が付与されます。