Microsoft 365 でグルージェントフロー（Gluegent Flow）をお使いの場合、SharePoint サイト上にある Excel にロールの設定を定義し、読み込ませることでロールを設定できます。大量にロールを設定する場合にご利用ください。Excel でロールの設定を行う場合、既に存在するロールは一度全削除されます。
ロール設定用の Excel の定義
ロール設定用の Excel を SharePoint 上に作成します。
SharePoint サイトの作成や Excel の作成方法については「Excel 行追加自動処理」と同様の手順となります。詳しくは以下のマニュアルを参照し、ステップ 1 から 4 までを実施してください。
→自動処理 Excel行追加
Excel ファイルの名前、シート名、テーブル名は任意です。
1 行目にヘッダーとして必ず「groupId」「managerId」「role」と記入します。
注意：
groupId、managerId の I は大文字のアイです。role の l は小文字のエルです。
設定する内容は以下の通りです。
- groupId
ロールに設定するグループのメールアドレスを記述します。
- managerId
ロールに設定する対象者のメールアドレスを記述します。
- role
ロールの名前を記述します。
Excel の読み込み
作成した Excel を読み込みます。
ロール一覧で「▼」＞「インポート」をクリックします。
「ロールのインポート」画面で「Excel」を選択し、虫眼鏡アイコンをクリックします。
設定したい Excel が保存されている SharePoint サイトを指定して検索し、対象の Excelを選択します。
重要：
- SharePoint サイト内のファイル数が 5000 件を超える場合、Excel の選択時にエラーが発生します。SharePoint サイトを新規作成するか、ファイル数が 5000 件以下となるように SharePoint サイト内のファイルを別サイトに移動することでエラーを回避可能です。
- Excel を利用した場合、ロールはすべて消去され、Excel の内容で作成されます。既存のロールも併せて Excel に記載してください。
注意：
SharePointの「ドキュメントライブラリ」に作成した Excel は表示されません。
選択した Excel 名が表示されます。Excel ファイルにテーブルが複数存在する場合、対象のテーブルを選択します。
「OK」をクリックします。
「OK」をクリックします。
Excel の読み込みには時間がかかります。読み込みが完了しましたら、操作を実施したユーザー宛に処理結果のメールが送信されます。ロールの設定に失敗した場合、エラーの通知メールが送信されます。Excel の設定を見直し、再度実行してください。
ロール一覧画面で、更新アイコンをクリックし、Excel から読み込んだ内容が反映されていることを確認します。
自動的にリフレッシュする
取り込み後に Excel を変更した場合に自動的に同期を行いたい場合は「自動的にリフレッシュする」のチェックをオンにしてください。「定期的にリフレッシュする」または「指定した時刻にリフレッシュする」を選択してください。
「定期的にリフレッシュする」を選択した場合
毎時 0 分にリフレッシュが実行されます。他のお客様環境での実行状況により前後します。
「指定した時刻にリフレッシュする」を選択した場合
毎日選択した時刻にリフレッシュが実行されます。他のお客様環境での実行状況により前後します。