Gluegent Flow では、ロールと呼ばれる設定で、タスク作成者の所属グループによって経路の担当者を自動的に設定する機能があります。
ロールとは予め役割・役職を登録しておける機能です。
「ロール管理」でロールを作成し、「モデル編集画面」の経路＞担当者設定で作成したロールを割り当てることで、経路の担当者の自動設定を実現しています。
ロールの考え方
情報：
ここでは「ロール」を使ったモデルの作成 の内容を一部引用しています。
グループの作成とメンバーの追加
ロールをご利用いただくには、まず、Gluegent Flow をお使いいただいている企業の組織情報を Gluegent Flow に適用する必要があります。
Gluegent Flow では組織構造をグループで表現しています。
例えば、下記の図のような組織構造を表現するためには、「全社」「営業部」「人事部」「営業1課」「営業2課」グループをそれぞれ作成します。
さらに「全社」グループのメンバーに「営業部」「人事部」グループを追加します。また「営業部」グループのメンバーに「営業1課」「営業2課」グループを追加します。
各グループにはユーザーもメンバーに追加します。
「営業1課」「営業2課」「人事部」にそれぞれメンバーとして任意のユーザーを追加します。「営業1課」「営業2課」には「課長」に当たるユーザーを追加します。
情報：
グループの作成方法・メンバーの追加方法は各サービスのヘルプをご参照ください。組織ツリーの考え方については「組織ツリーの作成」をご参照ください。
グループ、メンバーの設定完了後、Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Gate の情報が Gluegent Flow に反映されるのはグループキャッシュ更新処理後です。
→グループキャッシュの更新
ロールの作成
各グループに「課長」という役割のユーザーが割り当てられています。これを「ロール」と呼んでいます。
上の図のように、「営業1課」の課長は Aさんです。同様に、「営業2課」の課長は Cさんです。
このように、各グループの上長は誰かを表すのがロールです。
ロールの情報を Gluegent Flow に登録します。
モデルにロールを設定する
ロールを作成したあとは、モデルの経路に作成したロールを適用します。
モデルにロールを設定することで、タスク作成者が所属するグループによって経路の担当者が自動的に設定されます。
もし、課長が変わった場合は、ロールを変更すればモデルを変更せずに新しい課長が担当者に設定されます。
情報：
課長ロールが作成されていない人事部のユーザーが申請した場合、対象のロールに該当するユーザーがいないため、対象経路には担当者が割り当てられません。
ロールの作成方法
「課長」のロールを作ります。
Gluegent Flowにログインします。画面右上のギアアイコンをクリックし、「設定」をクリックします。
「モデル管理」をクリックし、「ロール管理」をクリックします。
「新規作成」をクリックします。
ロールの設定を入力する画面が表示されます。
まず、営業1課の「課長」を登録します。ロール名を入力、グループ、メンバーを選択後「OK」をクリックします。
作成されたロールが一覧に表示されます。
営業2課の「課長」も同様に登録します。ポイントはどちらも名前を「課長」に設定することです。
経路の設定方法
モデル編集画面の「経路」をクリックし、2番目以降の任意の経路をクリックします。
「担当者設定」をクリックします。担当者はそのままに、ロール設定に先ほど設定したロール「課長」を指定します。「課長」を選択し「＋」をクリックします。
↓
このように、経路にロールを設定することで、タスク作成者の所属グループに対応した担当者を自動的に設定でき、作成者が担当者を設定する操作を省略できます。
タスク作成時の操作方法
経路にロールが設定されたタスクを作成する時は、申請者の所属グループに対応した担当者がロールの設定に従い割り当てられます。
申請者の所属グループが 1 つであれば特に問題はありませんが、複数のグループに所属している場合は、どのグループのメンバーとして申請するかを選択する必要があります。
（ここでの「所属しているグループ」はルートグループ配下のグループです）
複数グループに所属するユーザーがタスクを作成するときは、タスク作成画面の右上に表示されている「所属グループ」で正しいグループを選択します。
初期設定でデフォルトグループを選択する
「所属グループ」の選択肢は名前順（オーダーシート順）となっています。
そのため、場合によっては毎回選択する必要があります。
いつも選択する所属グループが決まっている場合は、デフォルトグループで選択してください。
設定は設定画面の個人設定にて行えます。
注意：
デフォルトグループの設定はユーザー個人で行なってください。管理者による一括設定・代理設定は行えません。
ロールを設定するときのポイント
汎用的な肩書きを使う
この記事ではロールの指定を簡単に「課長」としましたが、実運用ではより複雑なものになることが予想されます。
例えば課長承認→部長承認のように複数の経路でロールがそれぞれ必要になる場合があります。
各経路で承認する上長の肩書きが固定の場合、ロールの名前をそれぞれ「課長」「部長」とします。
例：総務部総務課の課長・営業部営業1課の課長など→「課長」
総務部の部長・人事部の部長など→「部長」
それぞれの経路の担当者設定で「課長」「部長」を選択します。
そうすることで作成者が所属する部署・グループにより作成者の上長に当たる課長・部長が自動的に選択されます。
また、各経路で承認する上長の肩書きが固定でない場合は、ロールの名前を「上長」に統一します。
例：総務部総務課の課長・営業部営業1課の課長・総務部の部長・人事部の部長など→「上長」
モデルの担当者設定＞ロール設定では「直属のロールのみを対象」を選択し、「上長」を選択します。
そうすることで作成者が所属する部署・グループにより作成者の上長に当たるユーザーが自動的に選択されます。
上の例であれば、営業部営業1課に所属するユーザーが作成した時には課長が、人事部に所属するユーザーの場合は部長が自動的に選択されます。
ロールを使うべきではないケース
ある経路では、どの部署のユーザーが申請しても必ず特定のユーザーが担当するという経路の場合は、ロールを使用しない方法を検討してください。
例えば、「総務部長承認待ち」という経路で、経路の担当者は営業部のユーザーが申請しても、開発部のユーザーが申請しても必ず総務部の部長が承認するというケースの場合は、「総務部長」というグループを作り、そのグループを担当者に割り当てる方法が適切です。
特定の部署のユーザーが申請したときだけは総務部長ではなく、総務部のXさんが処理するというようなケースが存在する場合は、ロールの使用が適切です。
ルートグループ直下のユーザー
ルートグループの直下に所属するユーザーをロール管理の画面で設定できません。
全社
├Aさん
└営業部
└Bさん
上記のような所属状況の場合、Aさんに「社長」ロールを割り当てようとしても全社グループが選択できません。
CSV やスプレッドシートでの登録が必須です。
また、ルートグループ直下に所属するユーザーがタスクを作成した際、「所属グループ」でルートグループは表示されません。
Aさんが申請した場合、社長ロールが割り当てられた経路には正しいユーザーが割り当てられませんのでご注意ください。