スプレッドシートを利用したロールの作成

Google Workspace で Gluegent Flow をお使いの場合、スプレッドシートにロールの設定を定義し、読み込ませることでロールを設定できます。大量にロールを設定する場合などにご利用ください。スプレッドシートでロールの設定を行う場合、既に存在するロールは一度全削除されます。

ロール設定用のスプレッドシートの定義

ロール設定用のスプレッドシートを作成します。

スプレッドシートファイルの名前、シート名は任意です。読み込み対象は 1 シート目のみです。

1 行目にヘッダーとして必ず「groupId」「managerId」「role」と記入します。

注意：
groupId、managerId の I は大文字のアイです。role の l は小文字のエルです。

設定する内容は以下の通りです。

groupId

ロールに設定するグループのメールアドレスを記述します。

managerId

ロールに設定する対象者のメールアドレスを記述します。

role

ロールの名前を記述します。

注意：
Gluegent Flowから共有ドライブをご利用するに当たり、制限事項があります。詳細は下記リンクからご確認ください。
共有ドライブに関する制限事項

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スプレッドシートの読み込み

作成したスプレッドシートを読み込みます。

ロール一覧で「▼」＞「インポート」をクリックします。

「スプレッドシートとの同期」画面で対象のスプレッドシートを選択し「同期」をクリックします。

情報：
正しい書式であるにもかかわらずリストに表示されない場合は、Google による検索用インデックスの作成が遅れていますので、しばらくお待ちください。
スプレッドシートの名前に「groupId」「managerId」「role」を入力することで比較的早く表示されます。一度リストに表示されればスプレッドシートの名前を戻しても大丈夫です。

「OK」をクリックします。

スプレッドシートの読み込みには時間がかかります。読み込みが完了しましたら、操作を実施したユーザー宛に処理結果のメールが送信されます。ロールの設定に失敗した場合、エラーの通知メールが送信されます。スプレッドシートの設定を見直し、再度実行してください。

ロール一覧画面で、更新アイコンをクリックし、スプレッドシートから読み込んだ内容が反映されていることを確認します。

自動的にリフレッシュする

取り込み後にスプレッドシートを変更した場合に自動的に同期を行いたい場合は「自動的にリフレッシュする」のチェックをオンにしてください。「定期的にリフレッシュする」または「指定した時刻にリフレッシュする」を選択してください。

「定期的にリフレッシュする」を選択した場合

毎時 0 分にリフレッシュが実行されます。他のお客様環境での実行状況により前後します。

「指定した時刻にリフレッシュする」を選択した場合

毎日選択した時刻にリフレッシュが実行されます。他のお客様環境での実行状況により前後します。

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