Google Workspace で Gluegent Flow をお使いの場合、スプレッドシートにロールの設定を定義し、読み込ませることでロールを設定できます。大量にロールを設定する場合などにご利用ください。スプレッドシートでロールの設定を行う場合、既に存在するロールは一度全削除されます。
ロール設定用のスプレッドシートの定義
スプレッドシートの読み込み
ロール設定用のスプレッドシートの定義
ロール設定用のスプレッドシートを作成します。
スプレッドシートファイルの名前、シート名は任意です。読み込み対象は 1 シート目のみです。
1 行目にヘッダーとして必ず「groupId」「managerId」「role」と記入します。
注意：
groupId、managerId の I は大文字のアイです。role の l は小文字のエルです。
設定する内容は以下の通りです。
- groupId
- ロールに設定するグループのメールアドレスを記述します。
- managerId
- ロールに設定する対象者のメールアドレスを記述します。
- role
- ロールの名前を記述します。
注意：
Gluegent Flowから共有ドライブをご利用するに当たり、制限事項があります。詳細は下記リンクからご確認ください。
共有ドライブに関する制限事項
スプレッドシートの読み込み
作成したスプレッドシートを読み込みます。
ロール一覧で「▼」＞「インポート」をクリックします。
「スプレッドシートとの同期」画面で対象のスプレッドシートを選択し「同期」をクリックします。
- 作成したスプレッドシートが正しい書式になっていない場合、リストに表示されません。
- リストに表示されるスプレッドシートは Gluegent Flow にログインしているユーザーが閲覧可能なものに限られます。
- スプレッドシートを利用した場合、ロールはすべて消去され、スプレッドシートの内容で作成されます。既存のロールも併せてスプレッドシートに記載してください。
- groupId, managerId, role のデータが不足している行は取り込み時に無視されます。
情報：
正しい書式であるにもかかわらずリストに表示されない場合は、Google による検索用インデックスの作成が遅れていますので、しばらくお待ちください。
スプレッドシートの名前に「groupId」「managerId」「role」を入力することで比較的早く表示されます。一度リストに表示されればスプレッドシートの名前を戻しても大丈夫です。
「OK」をクリックします。
スプレッドシートの読み込みには時間がかかります。読み込みが完了しましたら、操作を実施したユーザー宛に処理結果のメールが送信されます。ロールの設定に失敗した場合、エラーの通知メールが送信されます。スプレッドシートの設定を見直し、再度実行してください。
ロール一覧画面で、更新アイコンをクリックし、スプレッドシートから読み込んだ内容が反映されていることを確認します。
自動的にリフレッシュする
取り込み後にスプレッドシートを変更した場合に自動的に同期を行いたい場合は「自動的にリフレッシュする」のチェックをオンにしてください。「定期的にリフレッシュする」または「指定した時刻にリフレッシュする」を選択してください。
「定期的にリフレッシュする」を選択した場合
毎時 0 分にリフレッシュが実行されます。他のお客様環境での実行状況により前後します。
「指定した時刻にリフレッシュする」を選択した場合
毎日選択した時刻にリフレッシュが実行されます。他のお客様環境での実行状況により前後します。