Google Workspace で Gluegent Flow をお使いの場合、スプレッドシートにロールの設定を定義し、読み込ませることでロールを設定できます。大量にロールを設定する場合などにご利用ください。スプレッドシートでロールの設定を行う場合、既に存在するロールは一度全削除されます。
ロール設定用のスプレッドシートの定義
スプレッドシートファイルの名前、シート名は任意です。読み込み対象は 1 シート目のみです。1 行目にヘッダーとして必ず「groupId」「managerId」「role」と記入します。
groupId、managerId の I は大文字のアイです。role の l は小文字のエルです。
スプレッドシートは共有ドライブに置かないでください。共有ドライブに置かれたスプレッドシートは参照できません。
設定する内容は以下の通りです。
| No | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
|
1 |
groupId |
ロールに設定するグループのメールアドレスを記述します。 |
|
2 |
managerId |
ロールに設定する対象者のメールアドレスを記述します。 |
|
3 |
role |
ロールの名前を記述します。 |
スプレッドシートの読み込み
作成したスプレッドシートを読み込みます。
ロール一覧で「▼」＞「インポート」をクリックします。
「スプレッドシートからの読み込み」画面で対象のスプレッドシートを選択し「同期」をクリックします。
- 作成したスプレッドシートが正しい書式になっていない場合、リストに表示されません。
- リストに表示されるスプレッドシートは Gluegent Flow にログインしているユーザーが閲覧可能なものに限られます。
- 正しい書式であるにもかかわらずリストに表示されない場合は、Google による検索用インデックスの作成が遅れていますので、しばらくお待ちください。
スプレッドシートの名前に「groupId」「managerId」「role」を入力することで比較的早く表示されます。一度リストに表示されればスプレッドシートの名前を戻しても大丈夫です。 - スプレッドシートを利用した場合、ロールはすべて消去され、スプレッドシートの内容で作成されます。既存のロールも併せてスプレッドシートに記載してください。
「OK」をクリックします。
スプレッドシートの読み込みには時間がかかります。読み込みが完了しましたら、操作を実施したユーザー宛に処理結果のメールが送信されます。ロールの設定に失敗した場合、エラーの通知メールが送信されます。スプレッドシートの設定を見直し、再度実行してください。
ロール一覧画面で、更新アイコンをクリックし、スプレッドシートから読み込んだ内容が反映されていることを確認します。
取り込み後にスプレッドシートを変更しても自動的に同期されません。スプレッドシートを変更した際は毎回「インポート」をクリックしてください。