▼メールをアーカイブする
メールのアーカイブとは、受信トレイとは別の場所にメールを保管するイメージです。受信トレイは最初の入口であり、そこから処理をして最終的に保管 (アーカイブ) するか削除 (ゴミ箱) するかを選択します。
このため、メールをアーカイブすると受信トレイにメールが表示されなくなりますが、メール自体が削除されたわけではありませんので、「すべてのメール」から閲覧できます。
メールのアーカイブ機能を使うと受信トレイを整理できますので、例えば、処理する必要のあるメールのみを受信トレイに残しておき、処理が完了したメール・処理が不要なメールについてはアーカイブしておくという使い方ができます。
このような使い方をすると、受信トレイにメールが残っている間は作業が残っており、受信トレイが空になったら作業は終了と判断できます。処理が必要なメールを「未読 / 既読」で管理している場合は、アーカイブの有無で管理する方法も 1 つの選択肢としてご検討ください。
▼メールを振り分ける
メールを後から探しやすくするために、特定の条件のメールにスターやラベルを付与しておくと便利です。
ラベルやスターは手動で付与することもできますが、フィルタを利用することでメール受信時に自動で付与できます。また、受信トレイに入れておく必要のないメールなど、メール受信時に自動でアーカイブしたいメールがある場合は、「受信トレイをスキップする (アーカイブする)」のフィルタをご活用ください。
▼メールを検索する
Gmail の左メニューより「スター付き」を選択したり、ラベルを選択することで、「受信トレイ」またはアーカイブしたメールの検索ができます。ラベルもスターも付与されていないメールを見つけたい場合や、特定の条件のメールを見つけたい場合は、以下の方法を参考にキーワードや日付などの条件を指定して検索してください。
なお、「すべてのメール」では、「受信トレイ」のメールとアーカイブされたメール全てが確認できますが、「ゴミ箱」や「迷惑メール」に格納されたメールは対象外となっていますので、「ゴミ箱」や「迷惑メール」に格納されたメールも検索したい場合は、以下の方法をご活用ください。
・Gmail での検索 (「迷惑メールやゴミ箱のメールを検索する」をご参照ください)
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