新しくタスクを作成する時、過去に申請されたタスクをコピーして新しいタスクを作成することができます。
この機能を使うと、表示中のタスクの経路の担当者や入力フォームの入力内容が新しいタスクに指定・入力されます。ここでは、コピーされる情報とされない情報、タスクのコピーに際して注意が必要な入力フォームについてお伝えします。
コピーされる情報
1. 経路の担当者・入力フォームの入力値
「コピーして作成」では経路の担当者、入力フォームの入力内容がコピーされます。
コピーしたいタスクを開き、「コピーして作成」をクリックします。
新しいタスクが作成されます。コピー元のタスクの各経路の担当者が指定され、入力フォームの内容が入力されます。
2. 名前の変わった経路・入力フォーム
経路名や入力フォーム名が変わってもコピーされます。
3. 経路のスキップ状態
スキップのチェックはコピーされます。
コピー元
↓
コピーして作成時
注意が必要な入力フォームの値
選択肢
タイプが「リスト」「テキストとリスト」「複数チェック」「単一チェック」「親子リスト」「親子テキスト」「親子リスト（他項目連携）」の入力フォームは、モデルやマスターデータの更新により選択肢が削除されたり、変更されてもコピー元で選択された選択肢がコピー先でも選択されます。
コピー元（単一チェックの例）
選択肢「a,b,c」のうち、c を選択
↓
モデルの更新で選択肢 c を削除
↓
コピーして作成時
選択肢に c が表示され、選択状態になる
情報：
この挙動はリスト系入力フォームの仕様となっており、不具合ではありません。選択肢の増減が想定される場合は、「コピーして作成」の利用を控えるか、カスタムバリデーションで削除された選択肢を選択した場合はエラーになるよう調整してください。
→カスタムバリデーション
初期値
初期値が設定されている入力フォームを「コピーして作成」した場合、コピー元の値が入力されます。
初期値をクリアして未入力で作成したタスクの場合も同様です。
ログインユーザーでフィルターする
親子リストなどの選択肢設定で「ログインユーザーでフィルターする」を選択すると、タスク作成者のユーザー情報に合致する選択肢を自動的に選択します。
この設定の入力フォームを「コピーして作成」した場合、コピー元の値が選択されます。
つまり、Aさんの作成したタスクをBさんがコピーした場合、この選択肢は、Aさんが申請した時の値となります。
コピーされない情報
「コピーして作成」でコピーされない情報があります。
1. 新しく追加された経路
新しく追加された経路はコピーの対象外です。
コピー元
↓
コピー先
コピー元タスクには新しく追加された経路に関する情報がありませんので、新規のタスク作成と同じように、モデルの担当者設定にしたがい担当者が設定されます。
2. ロールが設定されている経路
経路の担当者にロールが設定されている場合は、ロールの設定が優先されるため、コピー元の経路の担当者情報はコピーされません。
コピーされたタスクの経路にはロールに該当するユーザーが割り当てられます。
なお、経路の担当者にロールが設定され、担当者が変更可能な場合は、タスク作成時に担当者を追加したり、変更できます。
コピー元のタスクで経路の担当者を、ロールに該当するユーザーから別のユーザーに変更した場合、コピーされたタスクではロールが優先され、変更した担当者は反映されません。
コピーして作成を実行したときに、コピーを中止した旨のメッセージが表示されます。
コピー元
↓
コピー先
ロール設定にしたがって作成されたタスクの場合は、メッセージは表示されません。
3. 所属グループ
タスク作成時の所属グループはコピーされません。
コピー元のタスク作成時
↓
コピーして作成時
複数グループに所属するユーザーは「個人設定」でデフォルトグループを設定できます。デフォルトグループを設定すると、タスク作成時の画面右上の「所属グループ」にはデフォルトグループが選択されます。「所属グループ」をデフォルトグループから変更して作成したタスクをコピーして作成すると、所属グループはデフォルトグループになってしまうため、担当者が反映されません。
4. 担当者の変更が許可されない設定に変更された経路
担当者の変更が許可されない設定に変更された場合はコピーされません。
経路の担当者設定で「ユーザーによる担当者の変更を許可する」から「許可しない」に変更された場合、コピー元の担当者が変更されている・されていないに関わらずコピー中止のメッセージが表示されます。
5. 経路のスキップ
経路のスキップが許可されない設定に変更された場合はコピーされません。
コピー元
↓
コピーして作成時
6. 添付ファイル
タイプが「添付ファイル」の入力フォームはコピーの対象外です。
コピー元で添付したファイルはコピー先のタスクでは添付されません。
7. 掲示板
タイプが「掲示板」の入力フォームはコピーの対象外です。
→掲示板
8. 新しく追加された入力フォーム
新しく追加された入力フォームはコピーの対象外です。
元タスクには新しく追加された入力フォームに関する情報がありませんので、新規のタスク作成と同じように、空もしくは初期値設定にしたがい値が設定されます。
9. タイプが変わった入力フォーム
タイプが変わった入力フォームはコピーの対象外です。
タイプが変わった入力フォームは名前が同じでも別の入力フォームとして扱われます。
10. フォームレイアウト
入力フォーム＞フォーム全体の設定で Google ドキュメント / HTMLレイアウトエディターを選択していた場合、レイアウトの変更はコピーされません。
コピーして作成後は新しいレイアウトで作成されます。
11. 最初の経路で編集可能でない入力フォーム
入力フォームの「経路ごとの表示・編集設定」で最初の経路の設定が「編集可能」でないものはコピーされません。
コピー中止のメッセージと成功のメッセージ
上記の条件に合致した場合、コピーして作成時に「◯◯のコピーを中止しました」の黄色いメッセージと「タスクをコピーして、新しく作成しました」の緑のメッセージが表示されます。
黄色いメッセージはコピーを行わなかった経路や入力フォーム個別のメッセージを表示しています。一部のコピーは行なえませんでしたが、コピーして作成によりタスクを作成できたので、緑のメッセージが表示されます。