1. 作成したタスクは誰が閲覧できますか
2. タスク一覧のごみ箱アイコン（一覧から削除する）はどんな機能ですか
3. タスク一覧の「未処理」や「処理済み」には何が表示されますか
4. 代理承認はできますか
5. タスクデータ一覧でタスクの削除ができません
6. 終了していないタスクを削除できますか
7. 代理作成を行うと担当者が正しく指定されません
8. 一括承認はできますか
9. 承認などの処理をしたのに次の経路に行かない
10. 管理者以外のユーザーが代理承認を行えるようにする方法はありませんか
11. フォローするとどうなりますか
12. 処理依頼メールは届きますが、対象のタスクデータにアクセスすると権限がないというメッセージが表示され、タスクデータを参照できません
13. タスクデータの保存期間を教えてください
14.入力した検索キーワードにヒットしません
15. 自分が申請したタスクが一覧に表示されません
16. 代理作成や代理処理で印影の名前が正しく表示されません
17. タスク番号を決裁時に付与することはできますか
18. 「作成済み」に身に覚えのないタスクが表示されています
19. 下書き保存したタスクを開くと表示される「処理方法の選択」で何を選択すれば良いですか
20. ユーザーを削除するとタスクの担当者の表示はどうなりますか
21. デフォルトグループや所属グループの並び順はどういうルールになっていますか
22. タスクの右下に表示されている日時は何ですか
1. 作成したタスクは誰が閲覧できますか
◯作成したユーザー・経路の担当者のみ閲覧できます
作成したタスクは作成したユーザー、経路の担当者に割り当てられたユーザー・グループのメンバーのみ閲覧できます。
上図のように、申請を行った管理一郎さん、承認待ちの神谷町一郎さん、決裁待ちの広尾要さん、恵比寿一義さん、営業部グループに所属するメンバーがこのタスクを閲覧できます。
進んだ経路により「未処理」「処理済み」「予定」「作成済み」に表示されます。
◯参照権限を付与されたユーザー・グループも閲覧できます
この他、タスクデータ一覧の「一括参照権限変更」または「参照権限の追加自動処理」で参照権限を付与されたユーザーはタスクの閲覧のみできます。（承認等の操作はできません）
タスク一覧の「参照可能」に表示されます。
×フォロワーは閲覧できません
経路の担当者以外、参照権限を付与されたユーザー以外はタスクを閲覧できません。フォロワーも閲覧できません。
△経路の担当者から外れても閲覧できます。
一度経路の担当者に設定され、その後担当者から外されたユーザー・グループメンバーはタスク一覧に表示されませんが、タスクの URL がわかっていればタスクを閲覧できます。（操作はできません）
最初は承認待ちに神谷町さんが指定されています。
申請後に「やり直し」をクリックし、広尾さんを指定します。
この場合、神谷町さんは閲覧可能です。
2. タスク一覧のごみ箱アイコン（一覧から削除する）はどんな機能ですか
タスク一覧の「処理済み」「参照可能」「作成済み」「下書き」に表示されているごみ箱アイコン（一覧から削除する）をクリックすると、ログインしているユーザーの「タスク一覧」からタスクが表示されなくなります。
削除対象
「処理済み」「参照可能」「作成済み」で削除が実行できるのは終了したタスクです。
確認経路まで到達したタスクは終了扱いとなりますが、削除の対象にはなりません。
「下書き」で削除が実行できるのは、作成前のタスクです。
「作成」にてタスクを作成し、「申請」などの処理を行わずに「下書き保存」で下書き状態になっているものだけが削除可能です。
自分が経路の担当者の場合は「下書き保存」で下書き状態になっているものは削除できません。
タスクデータは削除されません
ごみ箱アイコンによる削除ではタスクデータ自体は削除されません。他のユーザーのタスク一覧で表示されているものは削除されません。削除はログインしているユーザーの画面上でのみ行われます。
ただし、「下書き」のデータは削除されます。作成前のタスクは「タスクデータ一覧」では削除できませんのでこちらで削除してください。
一覧から削除できないタスク
「処理済み」「参照可能」では削除を実行しても削除されないものがあります。
「処理済み」では、経路の担当者にグループが選択されており、グループのメンバーとして処理を行ったもの (「グループ」で表示されるタスク) は削除できません。
「参照可能」では、参照権限がユーザー個人ではなく、グループに対して付与されたものは削除できません。
3. タスク一覧の「未処理」や「処理済み」には何が表示されますか
ユーザーが利用する「タスク一覧」画面には「未処理」「処理済み」「予定」「参照可能」「作成済み」「下書き」というビューがあります。
それぞれのビューに表示されるタスクは以下の通りです。
未処理
自分が処理すべきタスクが表示されます。
経路の担当者に自分もしくは自分が所属するグループが設定されているタスクが表示されます。
また、自分が作成したものの、先の経路で差し戻しをされたり、やり直しをしたタスクもここに表示されます。
個人
経路の担当者に自分が直接設定されているタスクが表示されます。
グループ
経路の担当者に自分が所属するグループが設定されているタスクが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているタスクが併せて表示されます。
処理済み
自分または自分が所属するグループのメンバーが処理を実行したタスクが表示されます。
自分が処理担当者になっていたが、他のユーザーが処理した場合も、表示されます。
注意：
・自分が作成したタスクはここには表示されません。自分が作成したタスクは「作成済み」に表示されます。
・やり直しや差し戻し後に再申請した場合はここに表示されます。
・自分または自分が所属するグループが担当者になっているものの、経路自体がスキップされた場合は表示されません。
個人
経路の担当者に自分が直接設定されており、自分が処理したタスクが表示されます。
担当者に自分以外のユーザーも設定されており、自分以外のユーザーが処理したタスクもこちらに表示されます。
グループ
経路の担当者に自分が所属するグループが設定されており、自分を含む誰かが処理したタスクが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているタスクが併せて表示されます。
予定
先の経路に自分や自分が所属するグループが担当者となっているタスクで、その経路まで進んでいないタスクが表示されます。
たとえば、申請 → 承認 → 決裁のうち決裁経路に自分が設定されているが、現在は承認経路まで進んだものが表示されます。
承認経路で却下されることもあるのでここに表示されていたとしても必ず来るとは限りません。
個人
経路の担当者に自分が直接設定されているタスクが表示されます。
グループ
経路の担当者に自分が所属するグループが設定されているタスクが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているタスクが併せて表示されます。
参照可能
自動処理やタスクデータ一覧で参照権限が付与されたタスクが表示されます。
自動処理での参照権限の付与は「参照権限の追加自動処理」で行います。タスクデータ一覧での参照権限の付与は「一括参照権限変更」にて行います。
個人
自分が直接参照権限を付与されているタスクが表示されます。
グループ
自分が所属するグループに参照権限を付与されているタスクが表示されます。
すべて
個人とグループに表示されているタスクが併せて表示されます。
作成済み
自分が作成したタスクが表示されます。
処理中
途中の経路で止まっているなどにより、終了扱いになっていないタスクが表示されます。
終了
最後の経路で処理されたり、確認経路まで進んだことにより、終了扱いになっているタスクが表示されます。
すべて
「処理中」「終了」に表示されているタスクが併せて表示されます。
下書き
タスクの画面下部の「下書き保存」をクリックされたタスクが表示されます。
「作成」でタスクを新規作成し、「申請」などの処理を行わず「下書き保存」をクリックしたものはこちらにのみ表示されます。削除する場合はこのビューから削除します。
「未処理」で表示されたタスクで、処理を行わず「下書き保存」をクリックしたものはこちらと「未処理」に表示されます。
4. 代理承認はできますか
Gluegent Flow には代理承認を行える機能は実装されていません。
代理で承認を行う場合は、Gluegent Flow の管理者（Google Workspace / Microsoft 365 の管理者、または g-workflow-admin グループのメンバー）がタスクデータ一覧で「代理処理」を行ってください。
- Gluegent Flow の画面右上のギアアイコンをクリックし「設定」をクリックします。
- 「タスクデータ一覧」をクリックします。
- 検索条件を設定し、対象のタスクを検索します。
- 一覧から対象タスクの「i」アイコンをクリックします。
- 「代理処理」をクリックします。
代理で処理した場合、タスクの履歴で担当者欄には「代理人（担当者）」と表現されます。
山田太郎さんが田中花子さんの代わりに承認した場合は「山田太郎（田中花子）」となります。
5. タスクデータ一覧でタスクの削除ができません
タスクデータ一覧では終了していないタスクと作成されていない下書きタスクは削除できません。
削除が可能な状態にしてから削除してください。
タスクデータを終了させる方法は以下の通りです。
終了していないタスク
- 最終経路まで処理を進め、「決裁」などの終了の処理を行う
- 途中の経路で「却下」などの中止の処理を行う
- 途中の経路でタスク作成者が「タスクの中止」処理を行う
- 途中の経路で「差し戻し」など前に戻る処理を行い、タスク作成者が「タスクの中止」などの中止の処理を行う
- 途中の経路でタスク作成者が「やり直し」処理を行い、タスク作成者が「タスクの中止」などの中止の処理を行う
作成されていない下書きタスク
- 対象ユーザーのタスク一覧＞下書きで削除を行う
- タスクデータ一覧の代理処理で申請などを行い、最後の経路まで進める、もしくは却下などを行いタスクを終了させる
上記の方法で削除が行えない場合があります。
1. 現在の担当者が不在（削除された）のため処理が進められない
同じメールアドレスのユーザーを再作成することで、処理を進めることがができます。
この場合は、お客様ご自身でご対応ください。
2. タスク一覧で表示されている「状態」と実際のタスクの現在の経路が異なっている
タスク処理時のエラーにより、タスクの状態が不整合になる不具合がまれに発生します。
この場合は、システムエラーとなり、処理が行えなくなりますので、当サポートへタスクの削除をご依頼ください。
3. モデルの設定不備のため、処理が進められない、また中止・やり直し・差し戻し・却下等も行えない
例えば、ボタン表示切替を使い、分岐を試みたものの、設定ミス等によりすべての処理ボタンが非表示になってしまい、さらに、経路の設定で中止ややり直しを行えない状態にしてしまったために処理が行えなくなった場合は、ユーザーによる対応が行なえません。当サポートへタスクの削除をご依頼ください。
サポートへのタスク削除のご依頼時は、意図しないタスクの削除を防ぐため以下の情報をご提供頂ますようお願いいたします。
1. ご契約ドメイン
2. 対象タスクのタスク番号
3. モデル名
4. タスク作成者のメールアドレス
5. タスクの作成日時
6. 終了していないタスクを削除できますか
各タスクの削除は、「タスクデータ一覧」の「一括削除」で実施できますが、こちらで削除できるのは、終了したタスクのみです。
途中の経路で処理待ちの状態になっているタスクは、最後まで処理を進めるか、差し戻しや却下により、終了の状態にしてください。
もし、ユーザーの退職などにより、処理を行うべきユーザーがいない場合は、一覧にて対象タスクの「i」アイコンをクリックし、画面下部の「代理処理」をクリックして、代理で処理を進めて終了とした後、削除を行ってください。
7. 代理作成を行うと担当者が正しく指定されません
経路の担当者がロールにより指定されていた場合、代理作成の操作を行ったユーザーが所属するグループのロールが適用されます。
このため、本来のタスク作成者と代理作成の操作を行ったユーザーの所属グループが異なる場合は、ロールによる担当者が正しく指定されません。
また、経路の担当者を作成者にしている場合、代理作成の操作を行ったユーザーが担当者として割り当てられます。
ロールや経路の担当者に作成者を指定しているモデルについては、代理作成を行わないようにするか、経路の担当者を変更できるよう設定してください。
8. 一括承認はできますか
承認や決裁を行うユーザーにとって、多くのタスクを処理するのは時間がかかるため、承認や決裁処理を一括で行いたいという要望は多くいただいております。しかし、一括承認を行うということは内容を判断せずに、来たものを全て承認するといった行為になると考えられます。このため、Gluegent Flow では、一括承認の機能は実装しておりません。
Gluegent Flow ではスピーディーな処理を実現するために、以下の機能が実装されています。
1. タスクを別のタブ・ウィンドウで開く
タスク一覧で「Ctrl」（Mac では「Command」）や「Shift」キーを押下しながら、対象のタスクをクリックしてください。
クリックしたタスクデータが別のタブ / ウィンドウで表示されます。
これで一覧のタスクをクリックしてから画面表示されるまでの時間や、処理するボタンをクリックしてから一覧に戻るまでの時間を短縮できます。
2. タスク処理画面から次のタスクを表示する
タスク一覧から任意のタスクを選択し、処理を実行すると、タスク処理画面が表示されます。
この画面は未処理のタスクが古い順に表示されます。この一覧からタスクをクリックすることで、タスク一覧画面に戻らず、連続して処理を実行できます。
また、業務を見直し、対象ユーザーが承認や決裁を必ず行わなければいけないかを検討してみましょう。
例えば、部長が承認したものは社長の承認は不要ということであれば、条件分岐を使い、部長承認でタスクが完了するようにしたり、社長への報告はメールでOKということであれば、メール送信自動処理を使い、対象タスクが処理されたことを表すメールを送付するといった方法をご検討ください。
9. 承認などの処理をしたのに次の経路に行かない
承認や決裁などの経路で担当者に割り当てられ、処理を実行したにも関わらず、次の経路に進まない場合は、モデルの設定を確認してください。
- モデル編集画面の「経路」をクリックします。
- 対象の経路を選択し、「実行可能な処理(ボタン)」にて対象の処理の編集アイコンをクリックします。
- 表示された小画面で「ボタンの種類」をご確認ください。
ここで、「ボタンの種類」が「終了」や「終了（全）」になっていた場合は、「次に進む」「次に進む（全）」を選択してください。
ここでボタンの種類が「次に進む」または「次に進む（全）」が選択されており、「遷移先の経路を選択する」のチェックが オン になっていた場合は、対象の経路が現在選択している経路になっていないかご確認ください。（例：承認待ちの経路で遷移先の経路が承認待ちになっている）
もし、進むべき経路が次の経路であれば、「遷移先の経路を選択する」のチェックを外してください。
10. 管理者以外のユーザーが代理承認を行えるようにする方法はありませんか
Gluegent Flow には代理承認を行える機能は実装されていません。
代理で承認を行う場合は、Gluegent Flow の管理者（Google Workspace / Microsoft 365 の管理者、または g-workflow-admin グループのメンバー）がタスクデータ一覧で「代理処理」を行ってください。
この方法以外で代理承認を行うにはモデルや組織構造の作成方法やを工夫する必要があります。
組織構造の作成
組織構造を作成する際、大半は以下のようになっているでしょう。
全社(ルートグループ)
└◯◯部
├Aさん(部長)
├Bさん(部長代理)
└Cさん(申請者)
代理承認を前提とする場合は以下のように作成してください。
全社(ルートグループ)
└◯◯部
├◯◯部部長(グループ)
│└Aさん(部長)
├Bさん(部長代理)
└Cさん(申請者)
ロールの作成
ロールを作成する際、「新規作成」をクリックし、グループ・メンバー・ロールを手動で設定する方法と、「▼」＞「インポート」をクリックし、ロールの情報を設定したスプレッドシート / CSV を読み込ませる方法があります。
「新規作成」ではメンバーにグループを指定できませんので、「インポート」を使ってください。
スプレッドシート / CSV には以下のように設定します。
| groupId | managerId | role |
| ◯◯部グループ | ◯◯部部長グループ | 部長 |
※◯◯部グループ、◯◯部部長グループはグループのメールアドレスを入力してください。
モデルの担当者の設定
モデルの担当者として「部長」ロールを指定します。
代理承認が必要になったら
上記で設定した組織構造を以下のように変更します。
全社(ルートグループ)
└◯◯部
├◯◯部部長(グループ)
│├Aさん(部長)
│└Bさん(部長代理)
└Cさん(申請者)
グループの設定内容が Gluegent Flow に反映されるのは毎日定時に実行されるグループキャッシュの更新処理後となります。
注意
- 上記の通り、グループの設定内容が Gluegent Flow に反映されるのはグループキャッシュの更新処理後です。そのため、代理承認が必要になって、グループの情報を変更しても即時反映されません。
- 処理の実施内容が「次に進む(全)」「終了(全)」で「グループ場指定された場合は、グループ全員の決定が必要」のチェックが ON の場合、対象の経路に到達した時点で、グループのメンバーが個別に担当者として割り当てられます。この時点で、グループの情報を変更しても代理承認は行えません。
11. フォローするとどうなりますか
「フォローする」に追加されたユーザーには特定のタイミングでメールによる通知が行われます。
すべて
タスクが処理される都度、フォロワーに通知されます。
タスク完了時のみ
タスクが終了した際、もしくは、確認経路に進んだ際に、フォロワーに通知されます。
メールの内容には、各経路の担当者、処理内容、処理日時が記載されています。
モデルの設定により入力項目の内容を表示できます。
12. 処理依頼メールは届きますが、対象のタスクデータにアクセスすると権限がないというメッセージが表示され、タスクデータを参照できません
以下の原因が考えられます。
1. 経路の担当者がエイリアスになっている
グループ選択パネルで検索したときに誤ってエイリアスのメールアドレスで指定している可能性があります。
経路の担当者名にカーソルを当て、表示されるメールアドレスをご確認ください。
特に、Google Workspace の管理コンソール上でグループのメンバーを表示したときはプライマリのメールアドレスが設定されているように見えますが、実際はエイリアスが登録されている場合があります。
その場合、API ではエイリアスのメールアドレスを取得し、担当者として設定します。
担当者のメールアドレスがログインしているユーザーと異なるため「権限がない」と言われます。
グループのメンバーから一度削除し、再度正しいメールアドレスで登録し直してください。
2. ロールの担当者メールアドレスが正しくない
担当者をロールで設定している場合、ロール管理でインポートしたスプレッドシートのメールアドレス欄に半角スペースなどが含まれている可能性があります。不要な文字列を削除し、再度インポートを行ってください。
3.ロールの担当者メールアドレスが大文字になっている
担当者をロールで設定している場合、対象ユーザーのメールアドレスが大文字で登録されている可能性があります。
※既に作成されたタスクデータには上記の修正は反映されませんので再申請してください。
4. Gluegent Flowにログインしているユーザーが異なる
Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Gate にログインしているユーザーと、Gluegent Flow にログインしているユーザーが異なる可能性があります。
Google Workspace / Microsoft 365 / Gluegent Gate からログアウトしても Gluegent Flow から自動的にログアウトされません。共用端末などで、他の人が使用する場合は、Gluegent Flow にログインしているユーザーをご確認ください。
13. タスクデータの保存期間を教えてください
タスクデータやその他 Gluegent Flow でお客様が作成されたデータの保存期間は特に設けておりません。また、件数や容量制限もありません。
ご契約いただいている間は、お客様のデータを弊社にて削除・変更を行うことはありませんのでご安心ください。
14. 入力した検索キーワードにヒットしません
タスク一覧やタスクデータ一覧では、キーワードによる検索が行なえます。
→Gluegent Flow の操作方法 - タスク一覧の操作
ここで入力した検索キーワードに該当するタスクがあるにも関わらず、検索にヒットしないことがあります。これは、不具合ではありません。
例1
入力フォームに「サイオステクノロジー株式会社」という値を入力したタスクを検索する時、検索キーワードに「サイオステクノロジー株式会社」や「サイオス」と入力した場合はヒットしますが、「サイオステク」と入力した場合はヒットしません。
Google API の検索機能を使用していますが、この検索機能はキーワードによる検索を行っています。
辞書登録されているような一般的な単語での検索は行なえますが、単語の一部だとヒットしないことがあります。
例2
入力フォームに「20220101」という値を入力したタスクを検索する時、検索キーワードに「2022」「0101」と入力した場合はヒットしません。
こういった値は、「20220101」が一つのキーワードとして扱われます。このため、その一部だとヒットしません。
例3
入力フォームに「2022-0101」という値を入力したタスクを検索する時、検索キーワードに「2022」「0101」と入力した場合はヒットします。
例2 とは異なり、ハイフンやスペースなどで区切ることで、「2022」と「0101」は別のキーワードとして扱われます。
15. 自分が申請したタスクが一覧に表示されません
「自分が申請したタスクが「処理済み」に表示されません」「自分が申請したタスクが「処理済み」に表示されたりされなかったりします。」というご質問をよくいただきます。
「処理済み」には自分が申請したタスクは表示されません。
自分が申請したタスクは「作成済み」に表示されます。
基本的に、自分が作成したタスクは「作成済み」に表示されますので、自分が申請したタスクを探すときは「作成済み」で検索してください。
「処理済み」は自分が経路の担当者として登録され、処理を実施したタスクが表示されます。
ただし、差し戻しややり直しで申請経路に戻り、再度申請などの処理を実施した場合のみ「処理済み」に表示されます。
→3. タスク一覧の「未処理」や「処理済み」には何が表示されますか
16. 代理作成や代理処理で印影の名前が正しく表示されません
印影に表示される名前は申請や処理を行ったユーザーです。
そのため、代理作成で代わりにタスクを作成した場合や、タスクデータ一覧の代理処理で代わりにタスクを処理した場合、印影には代わりに処理を行ったユーザーの名前が表示されます。
17. タスク番号を決裁時に付与することはできますか
タスク番号はタスクの作成時に自動的に割り振られます。
そのため、決裁時など任意のタイミングで番号を付与することはできません。
18. 「作成済み」に身に覚えのないタスクが表示されています
新規作成したユーザーなのに、タスク一覧の「作成済み」や「処理済み」に身に覚えのないタスクが表示される場合、過去に同じメールアドレスのユーザーが存在した可能性があります。
Gluegent Flow のユーザーはメールアドレスをキーにしています。
そのため、過去に同じメールアドレスのユーザーが作成・処理したタスクが、新しく作成したユーザーのタスク一覧に表示されることがあります。
19. 下書き保存したタスクを開くと表示される「処理方法の選択」で何を選択すれば良いですか
下書き保存したタスクのモデルが更新された、またはモデルのバージョン切替があった場合、下書きタスクを開くと「処理方法の選択」ダイアログが表示されます。
使用するモデルのバージョンと、下書き保存した内容の処理方法を選択します。
下書きを新しいモデルにコピーする
新しいモデルを参照してタスクを開き、下書き保存時の入力内容を反映します。
以下に該当する場合、下書き保存時の内容はコピーされません。
- ファイルまたは掲示板タイプの入力フォーム
- 編集可能・表示設定で「表示」または「非表示」の入力フォーム
- 入力フォームタイプが変更された入力フォーム
- スキップを許可しない経路の担当者
- ユーザーによる担当者の変更を許可しない、または指定可能な担当者を制限している経路の担当者
- ロールが設定された経路の担当者
- 下書きタスクを開くときのロールを反映します。
下書きを捨てて、新しいモデルを開く
下書き保存時に入力した内容を破棄し、新しいモデルから未入力のタスク画面を開きます。
下書きのモデルをそのまま利用する
古いモデルをそのまま使用して、下書き保存時のタスクを開きます。
20. ユーザーを削除するとタスクの担当者の表示はどうなりますか
ユーザーを削除しても、過去に作成されたタスクの各経路や履歴欄などに表示される氏名はそのまま表示されます。
21. デフォルトグループや所属グループの並び順はどういうルールになっていますか
ギアアイコン＞設定＞個人設定の「デフォルトグループ」や、タスク作成時に画面右上に表示される「所属グループ」の並び順は、オーダーシート順です。
オーダーシートの「Group」シートに記載された順に表示されます。
オーダーシートに記載されていない場合は、名前順に並びます。文字コード（unicode）順に並ぶので、読みの順ではありません。
同じ名前のグループの場合は、メールアドレス（またはID）順に並びます。
22. タスクの右下に表示されている日時は何ですか
作成したタスクには画面右下に日付・時刻が表示されます。
これは、このタスクが作成された時のモデルの作成・更新日時です。
タスクで何か問題が発生した時、この日付を参照し、最新版のモデルかどうかの比較にご利用ください。